从内审角度浅谈医院零星维修工程的管理

2020-01-19周晓遵义市妇幼保健院

环球市场 2020年24期

周晓遵义市妇幼保健院

医院作为现代医疗实践的主要场所，不仅要履行公共服务职能，更承担着让病人得到及时和优质照料的职责。为此，医院必须保证其基础设施和医疗设备的完善，这期间，零星维修工程就显得经常且不可缺少。零星维修工程主要是对建筑物、设备进行日常的保养、检修及为排除运行故障而进行的局部修理。它有着种类繁杂、分布零散、工程期短、管理简单、金额小、项目规模大小不一致等特点。现结合目前审计情况，谈谈我在零星维修工程管理中发现的一些问题：

一、零星维修工程的范畴及分类

项目全生命周期内，用现代管理技术指挥和协调人力和物资以实现范围、成本、工期、质量和分享成就等预定目标。合理运用与整合多个项目管理过程，通常包括启动、规划、执行、监控和收尾五大过程。范畴包括整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。医院零星维修项目工程按照不同的分类标准可分为不同类别。按项目阶段划分可分为项目前期、设计管理、采购管理、施工管理、开办交付等；按投入资源划分可分为资金管理、人力资源管理、物资管理、社会资源协调等；按管理目标划分可分为费用管理、进度管理、质量管理、安全管理、组织和协调管理、社会效益等。

二、针对上述存在的问题，审计建议从以下几个方面加强医院内部零星维修工程管理

（一）建立医院内部零星维修工程预算管理制度

财务部门对以前年度支出的零星维修工程费用进行分类汇总，制定出下一年度的零星维修工程项目支出预算，并将预算逐级分解，落实到具体的责任部门和责任人。责任部门应在执行过程中采取一定的措施，保证预算整体目标的顺利完成。

（二）严把最后的工程决算关口，再次审核

维修工程结束后，施工方会与医院进行工程结算，此时，内审部门一定要把好审计关，保证医院资产的完整性。可以从以下几点入手：①再次审核施工前签订的协议书或合同，这次内审人员应核实施工方在施工过程中是否严格按照协议书或合同执行，若有与合同不相符的是否签订补充合同或条款。②认真审核维修材料明细单，审查是否有多计、重复计算等问题，各个签证手续是否齐全，有无相关部门、人员签字，施工中产生变更时是否有相关讨论并决定的手续。③重点审核施工方所开具的结算发票，必须是建筑业专用发票，不能以材料发票代替，把材料金额和维修金额混为一谈。

（三）加强签证管理

根据医院实情，制定有针对性的模版用以明确签证必述的内容。模版应侧重在明确施工责任归属、描述全面详细的用工用料情况、维修时间、验收情况等方面。以用料情况为例，施工方需对所用材料的厂家、规格、型号、数量等进行详细描述，并为院方监督部门留有签字确认的空间。如此做法既方便派工部门或用工部门有针对性的验收，又为后期审计询价提供佐证与便利。另外，为严防结算审计过程中补签情况的发生，工程送审前，应强调并贯彻“一次性接收工程审计有关文件，不在审核中接收补充资料”的规定，以此避免结算时各方自行补办的现象。

（四）构建信息化管理系统，完善施工全过程信息化管理

目前，管理信息化在医院各个领域已广泛应用，医院零星维修工程管理走向信息化阶段已是必然趋势。依照“统一规划、资源互利、平台分享”的理念，主管部门在运用后勤信息化管理系统的同时，可将零星工程管理也纳入信息化管理模式中，将其作为一个专项模块，构成以其为核心的多用途管理体系，利用信息技术提升零星工程管理效率，逐级申报审批，分层落实管理，统筹电子档案，科学分配项目中的人力和物力，减少资金投入，充分体现信息化带来施工全过程的实时性和准确性。同时，不断优化和完善信息化管理系统，建立信息通信互联共享网络系统，将办公智能化、经管信息化、运用集成机制化。也适用于加强施工人员安全教育，完善工程风险评估等方面，做到医院基建零星维修工程的信息化。

（五）加强零星维修工程审计管理

为了进一步发挥审计的监管作用，明确资金的流向，医院要不断完善审计制度，可以考虑采用三级审计结算制度。若零星维修工程规模较小、金额较少，则可以实施医院内部审计。在内部审计过程中，要求由专业知识扎实、熟知工程审计的审计人员负责，使其可以对工程的材料费用、预算、工期等客观、准确评估，发挥内部监管的作用。与此同时，在内部审计过程中，医院还需要不断完善相关审计制度与管理制度，使内部审计有理有据。在审计过程中，审计人员需要重点关注医院招标采购办公室是否按照相应标准与规范进行招投标，是否出现了虚假招标的行为；对医院零星维修工程中的隐蔽工程现场是否仔细核查，项目建筑材料等是否符合规范；等等。这些都是审计人员在工作中必须重点关注的内容，以高度的责任心与职业操守开展审计工作，要做到全程跟踪审计到位。

（六）建立医院内部零星维修工程决算审计制度

零星维修工程项目繁杂，变数多，在实际施工过程中经常会出现设计变更，最终都要以实际发生的工作量为依据编制工程决算。根据分级管理制度，5 万元（含5 万元）以上实行招投标程序的工程，委托具有资质的社会中介机构或医院内部审计部门进行决算审计。5 万元（不含5 万元）以下的工程，由现场管理人员按照施工合同要求，对工作量和施工过程中使用的材料进行初步审核后，送医院内部审计部门进行决算审计。所有零星维修工程未经审计，财务不得付款。通过审计保证零星维修工程建设资金合理、合法的使用，使医院零星维修工程管理逐渐步入制度化，规范化轨道，提高管理水平，维护医院的合法权益。

（七）较大的维修工程施工前应进行项目可行性研究，并做好相关预算工作

年初应对医院这一年的维修工程做一个相对准确的预算，做到心中有数。医院的装修是为了给患者提供更好的医疗环境，提升医院的档次，吸引更多的患者进而提高医院的经济效益。零星的较小的维修工程，一般来说，总务科通过各医疗科室或职能科室上报的需维修方面的材料，并根据对医院整体情况的把握，对所需要进行维修的地方进行汇总整理并上报医院办公室进行申请并经院领导班子审批。较大的装修工程，比如花10 万元对某病房进行装修，医院领导班子及其相关人员应进行一些相关基本数字的统计及分析，讨论装修后这10 万元成本对提高医院显性以及将来隐性的经济效益所达到的效果，进行这个装修项目的可行性研究。若可行，则应相应的制定一个明确的目标以及可行的方案、相应的预算定额，进而达到强化维修工作计划与决策的严肃性的目的，减少维修过程中出现的盲目性。