行政事业单位档案管理创新思路

徐建凤 聊城市东昌府区广播电视中心

一、引言

由于我国经济的飞速发展，事业单位也随之迎来了快速发展，快速发展的事业单位使得其档案资料增加的速度加快，从而使得事业单位的档案管理成为阻碍事业单位快速发展的难题。这需要事业单位从实际情况着手，就事业单位传统的档案管理硬件进行升级改造，提高档案管理相关人员的综合能力，确保改造以后的硬件环境能够满足事业单位的需要。

二、事业单位档案管理现状

（一）管理制度不完善，管理过程混乱

要让档案管理有序化，科学化，提升档案管理的工作效率。就不能盲目的进行档案管理。要具备大局观，在具体的档案管理手段实施前，应该对整体管理过程有所规划。这就需要出台相应的管理制度，管理制度缺位，造成管理人员管理意识不强，管理过程随意化，不能有效的进行配合，缺乏团队的合作机制。从而造成了档案管理过程中工作的混乱与无序。

（二）档案管理过程中信息化技术融合程度不够

早期，传统的档案管理是依靠人工完成，使用纸质文件为主，进行珍贵资料的物理保存。这样的保存方式在一定时期内，发挥了重要的作用。但是伴随社会的进步，信息量几何倍数一般的增长，传统的人工管理物理文件保存，已经无法满足信息的快速增长。而信息技术的出现，解决了这个问题。于是，信息化档案管理观念出现在档案管理工作者的视野当中，档案工作者开始使用计算机进行档案信息的储存和检索。这简化了档案管理的工作流程，实现了数据的大量便捷存储。

但这并不是信息化档案管理的全部内容，只是信息化档案管理的一小部分，是静态的信息化档案管理。其实，使用信息化技术，可以进行兄弟单位信息网络互连，实现多部门档案信息检索从而实现多部门异地联网办公。可以让档案信息动态的展现应用价值。

（三）部分事业单位对档案管理工作不够重视

档案管理工作对事业单位发展起到重要作用，但它并不直接体现在单位效益或者短期成果当中，相反的，它主要是通过长期的潜移默化的作用，帮助事业单位得到良性的发展。

三、行政事业单位档案管理创新思路

（一）加强领导对档案工作的重视

各事业单位领导对待档案工作的态度，决定了档案管理工作的水平，因此优化事业单位档案管理工作，首先是领导必须予以重视，要加大对档案管理工作软硬件方面的投入，配齐档案管理设施设备，做好档案库房防火、防虫等措施，使档案库房满足档案“九防”要求。同时要提高对档案管理工作的要求，认真做好对档案管理工作的督促检查，做好奖惩，确保档案管理人员严肃认真对待档案工作，以积极的工作热情投入到档案工作之中，保障档案工作顺利开展。

（二）制定完善的档案管理制度与工作机制

档案管理工作机制的完善性需要各个部门的共同参与，对此笔者认为机关事业单位需要加强综合档案室的建设，并要根据实际的工作需要配备专业的人员，做好档案收集与整理，形成完整的机构。另外，还需要针对实际的发展情况构建完善的档案管理制度，在档案管理工作的不断推进下，因为制度不完善而导致各类问题的发生，所以需要结合相关的法律法规，构建切实有效的档案管理制度，其中应包括档案归档立卷制度、档案利用制度、档案保密制度、档案销毁制度、档案管理人员工作职责等等，如此才能让每一位档案管理人员明确自己的岗位职责，在日常档案管理中严格按照要求与制度进行工作，实现档案管理的完善性。

（三）实行新型档案数字化管理模式

档案管理数字化是新的档案管理方法，主要是电脑存储为主要，把纸质档案利用扫描仪、照相机等设备数字化转变，再存储到电脑当中，通过扫描仪、分类、整合、修正的零星数字化文档转变为完整完善的数字化档案资料库，还需要在电脑上录入名称、年月日、卷宗编号等，方便以后的搜索和查找[2]。这种新型的档案数字化管理方法的推进，在传统纸质档案管理上更好的实现整合优化，建立健全庞大的档案资料库，用便捷的方式大大减少了档案管理人员找寻档案的时间，提升事业单位的工作实效。

（四）完善软硬件配置

因为资金投入不足，所以部分单位档案管理的软硬件配置存在缺陷，需要对其加以重视，且各机关事业单位需要严格按照档案室建设的要求与标准，加大资金投入，配备硬件与软件设施，其中在档案室内需要配备打印机、计算机、扫描仪等等，并且还要做好防火、防盗、防潮等工作。如果有条件，还需要配备安全温湿度消毒净化一体智能控制系统以及烟雾感应检测系统等，这样才能为档案的存放创造良好的环境。

（五）提高事业单位档案管理人员综合能力

档案管理工作对于事业单位而言非常重要，事业单位人员需要确保档案管理工作岗位上人员的综合能力满足实际档案管理的需要。首先，档案管理岗位的工作人员单单需要具备扎实的专业基础知识，还需要具备丰富的档案管理工作经验。掌握档案管理过程中的新技能，不断提高档案管理的能力。由于档案管理工作相对烦琐，事业单位需要结合实际的情况，对从档案管理工作人员予以一定的奖励，使得档案管理工作人员的积极性大大提高。

四、结语

档案管理工作对事业单位发展的影响越来越明显，因此相关单位必须提高对档案工作的重视程度，从加大在对档案管理工作的投入力度、完善档案管理工作制度、提高管理人员素质等方面优化档案管理工作，使档案工作真正为各单位的发展发挥更大的作用。