人事档案管理在事业单位中存在的问题及建议核心要点构架

2020-01-19李红蕾云南省广播电视局事业发展中心

环球市场 2020年24期

李红蕾云南省广播电视局事业发展中心

事业单位的承担着公益性职能，其人事档案管理对单位运行管理活动的开展具有重要影响，也对单位的组织关系和员工晋升、待遇、社会保障等有着紧密关系，因此，为了保障单位正常运行管理活动的开展，事业单位必须积极运用现代化技术，不断提升人事档案管理水平，促进单位整体运行管理管理水平不断提升，为单位的稳定健康发展提供支持。

一、做好事业单位内部人事档案管理工作的重要作用

事业单位内部所保存的人事档案属于一种具有社会价值的资源，这意味着做好本单位人事档案管理工作具有社会价值。从基本内容来看，事业单位内部人事档案记录着人才的教育背景、工作经历、社会关系、工作能力等各方面内容，是单位了解员工成长和发展的重要途径，也是单位安排工作部署的依据之一，对单位运行管理活动的规划安排有着重要影响。同时，单位还可以通过分析人事档案信息，了解单位的人才空缺和人才需求，并根据具体信息，开展人才招聘、人事补给等活动，促使单位的人力资源结构不断完善，为单位各项工作的开展提供支持，也有利于推动单位不断深化人力资源改革。

二、事业单位人事档案管理中存在的基本问题

（一）对人事档案管理工作缺乏应有的重视

据调查了解，当前国内有部分事业单位要履行各种公共职能，其工作任务本身就比较重，工作内容繁杂，很多事业单位都将主要精力和资源投入到单位的主要工作活动中，对档案管理重视不足，导致档案管理工作的开展无法获得基本支持。同时，部分事业单位以及内部工作人员对人事档案管理工作缺乏正确认知，不重视内部人事档案管理改革工作，也没有在实际工作中积极落实人事档案管理措施，这也不利于提高人事档案管理工作水平。当前，我国很多事业单位都在根据实际情况的发展变化，进行体制改革，档案管理改革也包含在其中，但是，部分事业单位的人事档案管理部门忽视了人事档案管理的迫切性，无法紧跟事业单位的改革步伐，不利于推动人事档案管理工作的持续发展，不能为事业单位总体管理提供参考与支持。

（二）缺乏健全的人事档案管理体系

随着社会经济发展水平的快速提升和社会问题的多样化、复杂化不断加剧，人才不断向着多样化、复合型的趋势发展，事业单位传统的人事档案管理方式已经无法适应实际需求。因此，事业单位应重视完善人事档案管理制度、构建健全的管理体系，加强人事档案规范化、合理化管理，并积极利用先进技术，促进管理效率不断提升。但是，当前很多事业单位还没有认识到这一点，人事档案管理机构尚且存在欠缺、制度建设须待完善，工作人员的工作职责不清，未针对档案管理工作制定合理的规划方案，这一系列问题均会影响人事档案管理工作效率与进度。

（三）人事档案信息化建设管理水平偏低

在信息化时代，不断提升信息化管理水平，成为很多事业单位日常工作中的主要内容之一，人事档案管理的主要管理内容就是人事信息，因此，此项工作内容具有较强的信息化管理优势，事业单位在提升信息化管理水平的过程中，应将提升人事档案信息化管理建设水平放在重要位置。然而，当前很多事业单位都将信息化建设投入到单位的主要活动中，不重视人事档案信息化管理建设，很多单位缺乏完善的信息管理系统，无法对人事档案管理信息进行全面管理。还有一些单位虽然建立了档案管理信息系统，但是，档案管理信息系统与其他信息系统之间无法实现有效衔接，各信息系统之间的信息无法实现高效地传递与共享，导致各部门成为信息孤岛，信息化管理工作也就无法顺利开展。

三、如何加强事业单位人事档案管理工作

（一）提升人事档案管理地位

我国事业单位的发展需要随着社会经济的发展变化和国家的发展战略而不断改革、完善，因此，事业单位的运行管理体制并非一直不变，而是要根据内外部实际情况的发展变化和实际管理需求而不断优化，人事档案管理作为事业单位的重要管理内容也不例外。因而，事业单位的领导和管理者应对单位的运行管理内容进行详细分析，了解人事档案管理在单位运行发展中的重要作用，重视提高人事档案管理工作地位，加大资金、人才、设备等方面的投入，为人事档案管理水平的提升提供支持。其次，事业单位还需要加大宣传教育力度，引导工作人员正确认知本单位人事档案管理工作的价值和意义，明确人事档案管理与每一个员工自身的联系，增强全体工作人员的人事档案管理意识，按照标准要求依法做好本职工作，不断促进人事档案管理工作增值，为单位的运行发展提供支持。

（二）健全人事档案管理体系

事业单位应重视健全人事档案管理体系，规范档案管理制度，细化档案管理流程，采取科学合理的策略，紧抓重点，确保人事档案管理措施在实际工作中得到有效落实。一方面，事业单位需要进一步完善人事档案管理机构，根据当前的实际管理需求，建立健全的管理组织，科学划分管理工作岗位，并在管理制度中明确各岗位的工作内容和权限，明确工作人员的职责，确保档案管理工作顺利开展。另一方面，事业单位需要将人事档案管理和其他档案管理以及单位的其他运行管理工作内容联系在一起，不断健全整个运行管理体系，使各环节的运行管理工作顺利开展。

（三）加强人事档案管理信息化建设

随着互联网信息技术的快速发展，社会的发展形势发生了重要变化，很多组织的运行管理模式必须根据实际情况的发展变化而不断变革，因此，加强信息化建设，提升信息化管理水平成为当前很多组织机构的重要发展目标，事业单位也不例外。事业单位不断加大信息化建设投入，购置先进的信息技术设备，构建档案管理信息库与存储系统，设置安全密码与检索功能，从而有效提升档案信息化管理水平，为事业单位紧随时代发展步伐实现长远发展具有重要意义。人事档案管理是事业单位的重要管理内容，人事档案信息也与单位其他工作的开展具有重要联系，因此，事业单位在信息化建设过程中，应将人事档案管理信息系统建设和其他部门的信息系统建设工作综合在一起，在具体目标的指导下，进行统筹规划部署，明确各部门的分工，构建完善的信息管理系统，实现各信息系统之间的有效衔接，确保各部门的信息可以实现高效传递与共享，为各项具体工作的开展提供支持，促使单位整体的运行管理水平不断提升。此外，事业单位须着重加强档案管理人才队伍建设，培养高素质专业人才，引导全体工作人员认知本职工作的价值、定义和基本要求，不断提高他们的职业技能与道德素养。在专业培训工作中，必须引导档案工作人员灵活运用理论知识，熟练采用信息技术设备提取有价值的档案信息，做好档案整理与存储工作，检测档案资料完整与否，准确辨析信息的真伪，为本单位档案管理工作提供最完善的依据。