建筑工作中的资料归档和管理探讨

白钰琢 岳阳市城市建设档案馆

不得不承认，我国现在建筑工作中的资料归档和管理工作进行得还不够完善，不够具体和细化，阻滞了我国建筑工作良性发展的进程，使得有关人士在具体施工时一旦遇到棘手难题，缺乏有效的案例和素材作参考，工程设计的思路堵塞单一，工程开展时质量问题也会频繁发生。本文研究了建筑工作中的档案资料的主要包含内容，明确解析了这些资料的显著特点，简明扼要的点出了当前建筑工作中资料归档和管理过程的重要性和存在的弊病，希望有关专业人士能够提高对此类问题的关注。

一、浅析建筑工作所涉及的资料档案

（一）资料档案的主要内容

通过对我国近几十年来所开展的大大小小规模不一的一些建筑工程进行归纳分析总结，可以看到在几乎每一个建筑工程在施工的全环节中所应用涉及的档案资料都非常丰富。从整体上把握，要有一个极具综合性的、对各方主体利益责任作出明确规定的文件合同。具体到施工上，还要针对施工用水用电、材料和设备的选用、各种工艺规范等作出相应整理，还应该整理与施工图纸的原始最初设计、后期变更与审核等一系列过程相关的记录文档。此外为了方便对工程进度和质量作出严格监控，还应该定期对工程完工进度、细节处理、验收情况派专人进行记录，出现安全事故对其发生原因以及后期处理措施也应该及时进行报告反馈。整体上把握的综合性文件也牵涉到很多方面，比如要涵盖一些政府部门的审批文件和土地使用许可证明等来对工程的合法性和规范性作出保障。

（二）资料档案的显著特点

资料档案综合来看主要有三大特点：①单一性。这种单一性可以理解为一种独立性、忠一性，即一项工程一套资料，资料内容和工程保持高度的统一一致。②长期的实用性。这些资料档案能够用于招标、建工、验收等工程进行的多个环节，并且还对于其他同类工程的展开具备极高的参考价值。③真实性。资料严格忠于现实情况，不容许有一丝偏差，更不容许虚假谎报的现象存在。

二、建筑工作资料归档和管理的现实意义

建筑工作资料归档和管理的科学有效，不仅能够使得工程更加让人安心，更加经得起实践的检验，还有助于加快地方经济发展前进的脚步。建筑工作中的资料归档和管理看似只是对文字图纸信息材料作出简单整理，实则能反映出很多问题，比如，它能够看出一个企业内部的管理机制是否高效完善合理，是否做到了专职专人负责，是否在整体施工中注重对细节的把控，是否对工程秉持着高标准严要求，是否追求不断反思、精益求精，力求每一次工程完工后都能收获更多的效益，积攒更有益的经验。根据我国建筑部门的有关规定，如果我们在开展建筑工程时对相关资料整理的质量不过关，不能够达到相应的检查标准和规定，则我们的工程就会被判定为不合格工程，无法投入使用。这一规定高度肯定了建筑工程资料归档管理的崇高地位。建筑工作资料归档管理的现实意义还体现在可以使得整体工程的计划性增强，有助于把控工程成本，将预算控制在合理范围，实现对所购置的各种材料资源的利用最大化。还有利于工程结束后的修葺维护工作，使得工程完工后也能够实现性能的不断强化升级，适应新形势的变化，延长其内部各种设备的使用寿命。并且当后期出现质量问题时也能够从所归纳的资料中得到有益指导，轻松突破。

三、建筑工作中资料归档和管理时的常见弊病

根据对现实情况的综合考察把握和近年来资料归档管理不合格的一些案例进行剖析，可以看到很多问题的出现其根源还是应该从管理人员身上入手挖掘，一方面管理人员对自身工作重视程度不足，很多管理人员看不到自身所从事的工作的重要性，在思想上就没有打好资料归档工作要高度严谨、认真负责的根基，常常出现随意敷衍、只求速度不管质量的情况，实在令人忧心。另一方面还发现很多管理人员是临时雇佣，也有一些尚处在实习阶段，对业务流程相当陌生，不够熟练，专业素质不足，资料归档管理的水平较差，常常出现以下两种状况：一是所整理的资料杂乱无序，在工程技术人员遇到难题想要找出相关资料以供参考时面对茫茫的资料库不知从何找起，降低施工效率，迟滞施工进程。二是所归档资料的完整性、准确性欠佳，不能够达到专业法律政策的要求，使得施工人员缺乏有力的信息指引或者得到的是有所偏差的甚至是错误的信息指引，如此无疑会造成更加严重的难以预估和控制的不良后果，为工程埋下诸多随时可能爆发的安全隐患，潜伏下巨大威胁。

四、资料高效规范归档和管理的现实手段探析

（一）加快档案资料管理制度化、规范化的步伐

对于资料归档管理工作进行的是否合格的一个重要检验标准就是是否能够保证所整理资料的完整性、准确性和真实性，这就需要我们相关的管理人员提高自身意识和对信息完整程度、真实度的敏感性和警觉性，随时警惕可能出现的信息漏洞和差错。同时施工方所涉及的各大单位首先应该对国家相关的法律政策深入研究，经过共同商议制定一套严格的档案资料管理规章制度，对工作流程作出具体规定，对工作成果如何考核验收作出明确要求，引入施工单位、监工单位、验收单位等多个主体，协力攻关，密切配合，使得资料归档管理工作有条不紊的完美开展，不会在资料采集归纳、整理归类、分析反馈的任何一个环节掉链子。

（二）加强档案管理人员团队建设

近年来城市化的步伐进一步加快，建筑行业发展欣欣向荣，呈现着蓬勃向上的积极状态，各种建筑工程不断实现着质量和速度的双向提升，建筑物的规模和数量越来越大。人才是保证建筑产业之树长青的重要因素，具体到资料归档和管理工作也不例外，要强化团队建设，从内外两方面入手，对外尽量引入选用从专业院校毕业的高学历知识分子，保证所选用人才首先有着优秀的从业道德品质，清楚自己所从事的工作的特殊地位和神圣意义，工作扎实勤恳，认真负责，一丝不苟。其次具备着雄厚的知识理论基础，清晰相关的标准规范和法规政策，能够实现业务快速上手，完美对接工作流程，使得最终所拿出的工作成果真正符合现实需要。内部来说加强对现有在职在岗员工的培训，引导他们关注国家相关的法规政策变化动态，对自身知识及时更新拓展，比如学习数据库、云端信息共享的相关知识，学会对各种新兴的科学技术手段进行灵活运用，充分以高科技之长弥补自身技能短板，还应该加强职员相互之间的学习交流切磋讨论，互相扶持，取长补短，优势互补，在提升团队整体专业实力的同时还有助于增强团队凝聚力，向心力，形成职员之间亲如家人的良好企业文化氛围。另外，还应该建立奖惩制度，对工作优异的杰出管理人员在物质和精神上作出奖励，对工作懈怠者作出惩罚批评，起到必要的监督警戒作用。

（三）发挥信息技术的强大优势

当今的网络技术早就相当的成熟完善，使用越发方便快捷，使用成本也越发低廉，这一切使得我们能够实现对施工过程的全面监控覆盖。普遍采用的方式就是在施工现场选取合适位置安装一定数量的摄像设备，这些摄像设备又与网络系统相对接，将施工现场情况直接通过影像资料画面反映在电脑屏幕上，监工人员能够做到“不出监控室，便知天下事”，实现对施工现场多个位置的同时监察。相较于传统的书面文字资料保存形式，影像资料还存在着不易损坏、高度直观生动真实等突出特点，使得施工的每一操作步骤都有据可循，现实情况中为了工作进行的更加万无一失，我们通常将文字资料和影像资料同时保存，两者也通常具备着高度的一致性和同步性，相当于为资料保存管理工作上了双层保险。

五、结束语

对于发展前景良好的建筑行业来说，做好资料归档和管理工作有助于让工程的质量更上一层楼，增强国内建筑业的核心竞争力，在国际上也敢于和发达国家一较高下。要做好相关工作，还是应该发挥建筑企业的主导作用和中坚力量，同时积极响应国家的相关号召，保持创新意识，吸收各种先进观念和新颖科学高效的新思路，新观点，提高资料归档管理的技术含量，发展出一套理论和实际两结合的新型资料归档和管理模式，为建筑行业插上腾飞的翅膀。