大数据时代高校资产管理信息化建设探析

2020-01-19邱筠

湖北师范大学学报(哲学社会科学版) 2020年5期

邱筠

(上海理工大学资产设备与实验室管理处，上海 200093)

随着高校办学规模的扩大，资产的规模也不断增长。高校国有资产逐渐呈现出数量大、价值高、种类多、使用人数多、分布校区多的特点[1]。传统的资产管理模式已经无法满足新形势下资产管理的需要。在信息技术飞速发展的情况下，如何利用大数据推动高校资产管理信息化建设，进一步提高资产管理水平，是现阶段高校资产管理人员应该认真思索的问题。

一、大数据概述

“大数据”指的是数据规模庞大、种类繁多、处理速度快、价值密度低的数据库[2]。在大数据背景下，可以借助数据捕捉技术对海量数据进行捕捉，并利用分析软件对捕捉到的信息进行有效分析，得出其发展趋势，从而为管理者提供科学的决策依据。因此，许多信息专家也提出，只要掌握了某个领域的大数据，就能够真正掌握该领域的有效价值信息，从而制定出针对性的政策，提高相应的管理水平[3]。

二、大数据对高校资产管理的意义

(一)有利于加强资产管理规范性

高校资产管理是一项复杂的系统工程，需要各个部门的协同工作。从资产申请购置到报废处置的整个过程中，涉及多个环节的审批。不同的审批环节上，二级管理部门和学校资产管理部门、资产管理部门的不同管理人员，对于资产管理的认识不尽相同，不按流程办事或者操作不规范的情况时有发生。在大数据背景下，依托资产管理信息系统，各部门的职权划分明晰，管理层级设置合理，管理范围有效界定，减少了资产管理过程中理解与操作的偏差，提高了资产管理的严谨性和规范性[4]。

(二)有利于提升资产管理精确度

传统高校资产管理模式无法对资产进行动态监管[5]，资产数据的统计也缺乏精准度和高效性。在大数据背景下，资产管理部门不但可以全面地收集、记录高校现存资产的相关信息，实时掌握资产数据的动态变化情况，而且能够基于数据系统对各类数据进行整理和分析，并以此为依据，对其未来可能的发展趋势做出科学判断，为校级决策提供依据。此外，依托大数据建立起统一的资产信息数据库，有助于主管机关充分了解高校的资产配置和使用情况，从而对高校的资产管理绩效进行有效的评价[6]。

(三)有利于提高高校资产利用率

在大数据背景下，将高校内部资产信息进行整合，形成大数据平台后，可以清晰地反映学校现存的资产有哪些，资产的新旧程度、使用频率等信息。通过对以上数据的对比分析，资产管理部门能够及时了解校内哪些资产是紧缺的，需要及时采购进行补充；哪些资产已经闲置了，需要避免重复购置；哪些资产已经被淘汰了，需要进行更新或处置。这样一来，高校能够根据自身的实际情况，对资产进行合理配置，进一步提高了资产的利用率。

(四)有利于适应高校信息化建设需求

随着高校的不断发展壮大，学校资产总量不断增加，高校自身对于资产管理的要求也在不断提高。以上海理工大学为例，截至2018年底，学校在账固定资产十万余件，合计金额二十余亿元。显然，传统的资产管理模式已经无法满足新形势下高校资产管理的需要，必须借助更先进的信息化手段进行资产日常管理。另一方面，财政部、教育部都已经建立了各自的资产管理信息系统，在数据的汇总上报方面，也对高校的资产管理信息化程度提出了更高、更细致的要求，使得高校资产管理信息系统的优化建设迫在眉睫。

三、高校资产管理信息化建设存在的问题

(一)信息化管理意识淡薄

从高校管理者的角度来说，受到传统管理思维模式的影响，许多高校的管理者对于收集、利用资产信息数据的意识比较缺乏。即便学校建立了资产管理信息系统，也只是用于日常的资产管理业务，没有认识到资产信息数据库对高校建设和发展的深远影响，未能建立起有效的数据库资源。导致各高校尽管现有资产数据存量大、种类多，但在处理和利用方面却处于落后水平，无法为管理者提供相应的决策依据。

从资产部门管理人员的角度来说，由于信息化管理意识淡薄，往往只注重资产数据的录入和储存，而忽视了其动态管理的功能。各类单据的审核、打印及盖章等工作，往往耗费了基层资产管理人员大量的时间和精力。他们没有思考如何利用信息化来优化资产管理流程，提高管理的精准度和效率。在已经建立起资产管理信息系统的情况下，高校资产账账不符、账实不符的情况仍然时有发生，重复购置、长期闲置的现象仍然较为普遍。

(二)信息系统一体化程度低

高校的各部门都在加强信息化建设，但由于缺乏事先的统一规划，各部门各自为政，建立起了相互独立的信息系统。由于开发公司、数据结构和接入端口的不同，各部门的信息系统之间不能完全对接，造成了“信息孤岛”的存在。高校无法利用各部门信息系统中的数据进行交叉分析和智能管理[7]，极大地制约了校内资源的有效配置。举例来说，资产系统与财务系统不能互联互通，就导致资产管理与财务管理缺乏有效的联动机制[8]。在采购过程中，由于资产预算与财务预算不互通，导致设备购置的预算管理存在漏洞[9]；在记账过程中，由于数据都是通过人工在资产系统和财务系统之间导出和导入，难免会发生错记漏记的情况，导致账账不符；资产管理处与财务处之间依然采取人工对账的方式，导致工作效率低下；资产办理入账后，财务处无法获取资产的后续使用情况，导致资产的效益分析无法进行。

(三)信息化管理水平有待提高

在技术方面，由于高校对资产管理信息化的重视程度不够，导致学校信息化建设投入不足，相应的软硬件设施未能及时购置[1]，信息化水平不高。例如在管理过程中，由于缺乏信息共享平台，各二级管理部门只知道本部门的资产情况，而对学校整体资产情况无法了解，导致资产重复购置或长期闲置，使用效率低下。

在人员方面，专业人员配备不足，影响了资产信息化管理水平的提高。目前，我国高校资产管理大多实行“统一领导、归口管理”的方式。在大数据背景下，作为校级资产管理人员，需要同时具备资产管理专业知识和信息技术专业知识的复合型人才[10]。高校对于资产管理人员培养的忽视，导致了专业人才的匮乏。而作为归口管理部门的资产管理员，很多都是由兼职人员担任。由于管理人员缺乏必备的责任心和专业性，使得资产管理信息系统难以发挥其应有的作用。

四、大数据背景下高校资产管理信息化建设的对策

(一)加强信息化管理意识

高校管理者应树立资产管理的大数据思维和意识[11]，充分认识到资产管理信息化建设对于学校建设和发展的重要性，在人力、物力和财力方面加大投入，在校内政策上给予一定的倾斜，为资产管理信息化建设的顺利进行提供坚实的基础，引领学校的教职工做好资产管理信息化工作。同时，要用发展的眼光看待信息化建设，在购买专业设备如服务器时，不能仅仅满足眼前的需求，也要考虑到未来的系统扩展、性能稳定等因素，保障信息化建设的可持续发展[12]。

高校资产管理人员应该认识到，所谓资产管理信息化建设，并不仅仅是把现有的管理模式和操作流程直接照搬到网络上来，而是要利用信息化手段，优化管理流程，提高管理效率，形成大数据背景下全新的资产信息化管理模式[13]。具体包括利用信息化优化资产管理流程，提高资产管理的规范性和严谨性；利用信息化实现资产的动态管理，提高资产管理的精准度；利用信息化优化资源配置，提高资产的利用率；利用信息化对资产数据进行整理和分析，为高校未来的发展规划提供决策依据。

(二)建立资产管理信息集成系统

一方面，充分利用大数据，进一步完善高校现有资产管理系统，形成对资产采购阶段、使用阶段和处置阶段的全生命周期信息化管理，完成对资产从静态局部管理向动态全面管理的转化[14]。此外，为了进一步盘活闲置资产，提高仪器设备的使用率，建立基于大数据的大型仪器设备共享管理平台。此平台包含了高校所有大型仪器设备的基础信息查询、存放位置监管、网上预约使用、使用效益统计等功能。大型仪器设备的使用效益数据将通过共享平台统计汇总后反馈给校级管理者，为高校之后的建设和发展提供决策依据。

另一方面，高校内部各信息系统之间要做好对接工作。目前，许多高校已经建立了资产管理信息系统。但由于资产系统与其他系统不能对接，导致系统间的数据无法互联互通，有效利用。在大数据背景下，打通资产系统与财务系统、科研系统、教务系统等系统之间的壁垒，就能够提取到财务处、科技处、教务处等部门的相关数据，了解资产在教学、科研、行政管理、后勤保障等活动中的使用情况，从而为高校资产管理与决策提供前期预测、数据支撑和效果反馈[11]。

(三)构建大数据分析系统

通过上述资产管理信息集成系统的建立，高校可以广泛的收集到资产管理的各类数据，包括资产的基本数据，如资产台件数、资产总金额等；资产的动态数据，如资产的安置地点及保管人、大型仪器设备的使用率等。借助这些数据构建起大数据分析系统，可以为高校的资产管理提供强有力的大数据支持，主要体现在：第一，通过大数据分析系统，资产管理部门可以较为准确地掌握各学院及部门各类资产的使用率，通过资产的合理配置，避免资产长期闲置，提高资产的利用效率；第二，通过大数据分析系统，资产管理部门可以较为清晰地了解各学院及部门在资产采购、使用到处置的整个生命周期流程中，有哪些在操作过程中费时又费力的地方，以便进一步优化管理流程，提高服务质量和服务效率；第三，通过大数据分析系统，资产管理部门可以及时掌握资产情况和实时变化信息，并分析其变化的趋势，以便更好地采取应对措施，提高管理的精准性；第四，通过大数据分析系统，可以结合学校资产管理的相关因素，根据学校资产的供求关系和运作模式，通过一系列模型搭建，构建出一个简洁而有效的决策系统，为决策层提供决策优化策略。

(四)重视人才队伍建设

高校资产管理信息化建设对高校资产管理人员提出了更高的要求。在大数据背景下，亟须培养一批能够适应大数据时代高校资产管理发展要求的人才队伍[11]。新时期的高校资产管理人员，不但需要具备专业的财会知识、丰富的资产管理经验，还需要有较高的信息化技术水平，才能够达到利用资产管理系统进行大数据统计和分析的目的[15]。在人才队伍建设方面，首先要选拔责任心强，能够将信息技术与资产管理相结合的复合型人才。其次，要加强对资产管理人员的培训。不但要学习国家和高校关于资产管理的各项法律法规和规章制度，还要进行资产系统操作培训，使他们能够熟练地运用信息系统进行资产管理工作。在培训方式上，可以采取“请进来”和“走出去”相结合的办法。一方面，可以邀请专业知识强、管理经验丰富的专家来学校传经送宝；另一方面，也要积极到其他院校进行交流学习，吸取经验，弥补不足[7]。第三，要建立资产管理绩效考评机制，充分调动各级资产管理人员工作的积极性、主动性，提高工作效率。