档案管理信息化视角下的档案管理研究

张秀花 巨野县凤凰社区卫生服务中心

众所周知，企业档案是一个企业在其科研、生产、经营和管理活动过程中逐渐形成的具有保存价值的各种文件资料的总和，档案管理作为企业的一项基础性工作，服务于企业管理和发展的全过程，为其提供强有力的支撑。企业作为国民经济的重要支柱，在企业自身发展历程中形成的档案对企业的战略发展、经营生产决策等方面有着重要的影响。

一、档案信息化建设的内容

档案信息化建设包括信息化硬件设施、信息化服务意识和信息化管理水平三个大的方面，具体内容如下：其一，硬件设施建设。硬件设施是信息化建设的基础，是档案信息化管理的支撑平台，主要由计算机、存储空间、数据库和局域网等组成。硬件设施建设不能盲目追求高配置，而是要与本单位档案管理实现科学配置，使两者之间达到最佳的匹配效果。一般来讲，硬件设施是档案信息化管理的技术标志，要想达到什么样的信息化管理水平，必须首先配置相应等级的硬件设施。其二，服务意识建设。档案管理人员的服务意识属于思想层面的内容，也是信息化建设的重要内容之一。实施档案信息化建设，档案管理人员必须首先树立信息化背景下的服务意识：一是要改变传统的工作理念，变单一、狭隘的管理服务模式为即时、快速、全方位的管理服务模式。二是要拓宽档案信息采集的渠道和手段，提高档案信息采集的准确度，并对档案信息资源进行深度和广度上的深加工，为客户提供更好的档案信息服务。三是要加强专业学习，围绕信息化管理的需求不断提高自己的理论水平和专业技能，做一名合格的复合型人才。其三，管理水平建设。档案管理水平是信息化建设的关键，当硬件配置和人的服务意识到位之后，信息化建设能否发挥应有的作用，管理水平就是决定性的因素。一是要深入总结信息化建设的经验与教训，不断总结改进，提高档案信息化管理的水平。二是要注意学习和借鉴国内外的先进经验，推动信息化管理与时代同行。三是要建立健全档案管理与服务体系，完善制度，优化流程，切实提高管理服务的质量和效率。

二、档案管理信息化视角下的档案管理措施

（一）坚持“一个目标”

档案管理信息化视角下的档案管理措施之一是坚持“一个目标”。随着市场经济环境的不断变化与国企改革发展的不断推进，现代企业管理工作必须转变传统的管理方式。一方面，要从传统手工整理、粗放型管理方式向现代电子信息化、精细化管理方式转变；另一方面，要以档案收集整理为主向以开发档案价值利用为主的目标转变。企业要以改革为契机，充分发挥档案在企业经营管理中的积极作用和应有的价值。不仅要积极创新档案资料的收集和保管机制，提高档案管理基础业务工作的规范化水平，更重要的是准确把握企业改革对档案的利用需求，改进服务方式，主动开发档案信息服务企业发展，利用现代信息化手段，推行企业档案利用“一站式”服务，更好地服务企业改革发展。

（二）统一数字档案资源，实现产品借用件的高效复用

档案管理信息化视角下的档案管理措施之二是统一数字档案资源，实现产品借用件的高效复用。在传统纸质底图管理模式中，当某个借用件需要被多个产品同时借用时，只能顺延借用，由此产生大量的重复性工作。因此有必要推动产品档案数字化转型，依托产品档案管理系统为企业建立统一的产品档案数字资源库，实现对工程设计中零部件的高效复用。在底图数字化工作顺序上，应率先开展主图所属图册的数字化加工工作，在档案管理系统中以图号为单位挂接，同一个图号的图纸只需挂接一次，从而为后期借用件的自动关联奠定基础。期间应重点核查挂接的电子文件与图号信息是否一致，尤其是设计阶段标识和版本号，反复巩固档案数字化质量。在系统中，已挂接电子文件的图号用区别于未挂接的电子文件的背景颜色突出显示，防止在批量挂接过程中出现图纸漏扫现象。在统一的产品数字档案资源库中，不同产品库对应节点下的信息及电子文件全文应支持数据共享。在数字资源共享的前提下，如果主图发生更改，不在同一库节点上的借用图则同步更新至更改后的技术状态。以上工作模式中，产品图样信息全部来源于系统，省去了以往的纸质底图抽调环节，为档案人员减轻了工作负担，而且在一定程度上规避了找不到图样、抽错图样的风险。

（三）创建树形模型，实现产品借用件动态管控

档案管理信息化视角下的档案管理措施之三是创建树形模型，实现产品借用件动态管控。若要精确定位某借用件，必须赋予它唯一的ID 号，而从目前实践来看，决定其唯一性的主要有产品代号、图号、阶段标识和版本号等要素，围绕以上要素即可实现对借用件的准确追踪和动态管控。产品档案管理系统首先要建立产品数据的树形模型，通过系统的不同界面展示产品整件、不同部件及零件的层层隶属关系，并分别以产品代号、图样目录编号、图号来表示。其中，图样目录指产品整件下某一部件包含零件的目录清单，图号是产品隶属下的最小单元，是构成上级部件的零件编号。另外，图纸设计阶段和版本号应与图号绑定一起作为必填属性予以明确，这样就在逻辑上控制了借用件的唯一性。

三、结语

总而言之，伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，企业档案管理工作也需要持续发展创新。在今后，需要进一步探讨企业档案管理工作的开展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使企业档案管理工作实效性持续提高，从而提高企业档案管理的意义和社会价值。