浅谈做好企业办公室工作的几点思考

常云 红塔烟草（集团）有限责任公司

一、对企业办公室职能职责的认识

企业办公室作为企业的综合管理部门，主要职责为对外服务客户、联系主管部门，对内组织管理，建立良好的企业文化。这些工作都会对企业的稳定发展起到积极的作用。办公室应当明确基本的职能定位，在“协调、服务、管控、参谋”的基础上参与政务，做好事务。在日常办公室的工作中，涉及的工作比较繁杂，接触内容和领域也较多，但工作之间有必然的联系，可按照一定的章程，遵循其自身的工作原则，首先，企业办公室要有清晰的职能定位，它的基本职能是要听从领导安排，为企业服务，做企业的坚强支柱。其次，坚持党的领导，听党指挥，所贯彻执行的任务都具有强烈的政治性。最后，企业办公室的工作大多比较烦琐、细致入微，接打电话、收发文件、安排会议、组织出行等等事宜，并且这些事情都具有临时性，需要比较强的应变能力，才可保证企业工作的稳定运行。

二、做好企业办公室的几项关键工作

（一）办文要简实

按照中央“八项规定”要求，办理的文件、提供的文稿内容一定要简洁、朴实、管用，少一些空话、套话。讲话材料、工作报告一定要干净利落，不拖泥带水，要看起来清清爽爽，一句废话、一个多余的字也没有。同时企业要建立公文运转流程、质量控制体系，加大公文审核把关力度，严格落实精简公文要求，运用办公自动化系统提高公文处理效率。日常工作中，办公室要优质高效起草各种公文材料，及时准确做好公文处理。

（二）办会要规范

严格遵守物尽其用、简明高效的原则，明确会议主旨思想，减小会议规模，提高会议时效性，尽其所能的使会议准确无误的进行，确保遵守会议程序，梳理企业重大事项决策的议事规则，高质量组织企业党委会、办公会、董事会的召开。规范召开各类会议，做好会议资料、会议现场、会议食宿管理，规范会议纪要管理。

（三）参谋要到位

作为企业的“中枢”的办公室，也可称为企业的“参谋部”。办公室的员工要提高思想境界，做到“身在兵位，胸为帅谋”。办公室要坚持企业领导的核心地位，贴近领导思路，加强基层调查研究，形成有效的、持续性的开展基层调查研究的方式方法及有效配合领导调查研究的工作机制，把问题抓得更准，把情况摸得更透，把措施提得更加切实有效，为领导决策提供有益参考。实际工作中首先要与领导站在一条战线上，与领导思想产生共鸣，平日里多观察，多站到领导的角度考虑问题，为领导排忧解难；其次行动要迅速，将危害企业发展的因素消灭在萌芽状态，利用以往经验教训，避免一些危险事情再次发生；最后是要多给领导献计献策，多提宝贵思路，辅助领导做出正确决定，为企业发展作贡献。

（四）管理要规范精细化

近几年，在企业职能监督、规范监督、审计监督、纪检监督问责、巡视巡察监督的大背景下，要求企业办公室业务不断规范化、精细化。在国家、行业近几年的专项治理中，对办公室业务规范做出了一系列的要求。企业应在完善制度建设的基础上，完善企业法人治理体系建设，规范企业重大事项决策程序，实现企业治理体系和治理能力现代化。日常工作中，需要完善办公室规范化、精细化管理工作体系，及时制定会议、接待、保密、印章、信访、外事、车辆、政务督察、请示、报告、通讯、办公区域现场管理等管理制度，规范行政管理工作。完善企业“四会管理”（董事会、党委会、办公会、办公扩大会）议事规则并强化执行，使企业会议决策更加高效规范。及时开展办公室业务的自纠自查，开展岗位隐患流程梳理及风险点识别，深入查找各项管理存在不足，规范行政管理流程，在过程管控中不断驱动办公室各项业务自我纠偏能力的提升。同时推进企业行政管理“精细化”建设，制定“精细化”管理方案，优化工作流程，对岗位的工作标准加以明确，不断提升工作的满意度，将“精细化”管理模式的运作经验加以总结提升，让工作落细、小，提升效率，夯实基础管理。

三、办公室人员应具备的几点素质建议

（一）应提高学习能力

随着社会生活不断发展变化，办公室日常工作所涉及的内容很宽很广，工作的难度也较大，这就需要企业办公室人员不断提高学习能力，用知识武装自己头脑，紧跟时代潮流，不断创新，勇于面对新事物，时刻保持清醒的头脑，树立终生学习的目标。要学习党的大政方针、政治理论、企业管理知识、公文写作、心理学、接待礼仪等知识。通过学习，不仅对企业的主要生产经营流程、工艺流程要了然于胸，还要对企业内外部门的协作关系，工作联系对接、工作流程、办事流程熟悉了解。通过学习，对单位的基本情况了如指掌、耳熟能详，才能较好地胜任办公室工作。

（二）应提高文字功夫

撰写文字能力是企业办公室人员的一项基本技能。言简意赅的发言总结，生动形象的人物描写，准确无误的事件陈述，这些都是办公室人员必须要锤炼的能力。凝练的文字可以提高办事效率，激昂的文字可以激发员工们的斗志，深刻的文字可以展示深层次的思想，领导通过文字材料来获得信息、安排工作、组织交流和发布决定。文字撰写和其他工作不同，需要提升内在修为，需要不断吸取知识，丰富自己的思路，并且经过深入思考，最后准确无误的表达。要在企业办公室中提高工作能力，就应该平日里多在文字功夫上努力提高，归纳总结，使得文字功夫更上一层楼。

（三）应提高创新能力

一是意识创新。工作创新的先决条件是意识创新，意识是思维方式的改变，对新鲜事物有一种敏感的思维，工作中不能总是循规蹈矩，应该与时俱进，随着工作环境和工作特点的变化，及时调整工作思路。工作创新好比发明创作，对于一闪而过的观点想法，要及时进行捕捉并进行深入思考，理清逻辑关系，对于新方法能够做到快速引进、快速应用。二是思路创新，思路创新就是对于工作中碰到的类似问题能够做到触类旁通，想出一条快速解决问题的途径，理解清楚领导的工作意图，竭尽所能的通过自己的方法干净利索的完成领导交代的任务。

（四）应加强沟通协调

企业办公室对外沟通协调，对内组织管理，在保证企业能够平稳高效运转方面起到重要的作用，同时也担负着较大的责任。协调能力也是办公室人员不可或缺的能力，对下级工作协调在于做好任务布置、定期检查和任务完成情况的考核，同时也要讲原则、讲分寸；对于同级的工作协调，要做到说话谦虚谨慎，考虑周全，获得理解和支持，保证工作顺利开展；对于上级的沟通，要遵守一定规则，遇事应当逐级向上级汇报，力求工作一次性完成，避免领导间的误会而反复修改。凡事多向领导汇报，获得领导批准后，方可行动，避免越权做出决定，对遇到重大事件，要敢于承担责任，敢于协调，让事件影响降低到最小，公司损失减小到最低；对于经常需要协调的事情，要制定相应的制度，按照制度执行即可；对于领导交代的事情要考虑细致、全面，多从领导角度考虑问题，为领导排忧解难。

（五）应善于表达

在企业中，办公室是企业的“协调润滑剂”，需要注重工作的方式方法，为各部门的沟通做好基础。平日工作里，语言搭建人与人沟通的桥梁，清晰的表达能够提高工作效率，也是一个人逻辑思维的具体反映。面对的环境不同，面对的人群不同，就要有不同的说话方式，达到最好的说话效果。汇报工作时，要准确说明事件情况，把握好说话关键点。什么情况下说什么话，无论是对上领导、还是对下的群众，说话时都要实在，不要花言巧语；要简明，不要模糊不清；要谦虚，不要“摆架子”，这样才能达到说话的目的，把你要表达的事情表述清楚，让听的人感到舒服，这样才能使工作顺利的开展。

（六）应增强服务意识

办公室人员要从思想层面建立服务意识，对上服务好领导，做到尽善尽美，对下服务好员工，做好后勤保障工作。服务意识是做好其他工作的前提，工作尽可能做到高标准、严要求，做到有求必应；第一时间处理好手上的工作，在正常情况下做到今日事，今日毕。服务过程中，保持一种良好的服务态度；服务意识的加强，还体现在由被动的接受领导安排工作到主动承担一些事物，工作要提前准备，留足富余量，做到全方位的提高服务意识。

四、结束语

企业办公室在新形势下面临更多的压力，同时也迎来改革创新的新契机，在这样的时代背景下，办公室工作应使用新技术、新方法，提高办公效率。办公室工作人员应迎难而上，努力提高自身文字能力、语言表达能力和协调能力，在实践中不断锻炼和提升。保持终身学习的习惯，开拓创新，增强服务意识；多思考，勤动手，努力奋发工作，切实提高企业办公室工作效率，为企业的发展奉献一份力量。