信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用

2020-01-19中铁十七局集团物资有限公司

环球市场 2020年25期

中铁十七局集团物资有限公司

随着工程施工精细化管理的加强，如何利用大数据、云平台远程管控施工企业项目物资管理，从施工现场材料源头抓起，从材料计划、采购、进场验收、收支存管理和材料成本节超分析等进行全过程管理控制材料成本，综合利用网络化、信息化平台共享大数据，为企业和项目管理层决策提供准确的依据。

一、企业物资采购管理信息化的重要性

首先，有利于实现物资采购管理的全面监督。物资采购管理需要重点关注两个要点，其一是确保物资的质量、品类、规格等符合要求；其二是控制采购成本，杜绝资金浪费或挪用等不合理的情况。信息技术的运用，让整个采购过程变得更加透明，企业的管理人员能够做到全面监督。在采购管理中将质量管理应用到物资采购的各个环节之中，对采购计划质量标准与要求进行审查，对入库管理、合同管理、验收管理及出库管理等方面，均应制定相应的管理要求，使采购过程实现全方位和全过程的管理，从源头上杜绝了各类不规范行为。其次，有利于提升物资采购管理的工作效率。以往企业的物资采购，从前期编制采购方案、采购各类物资，再到财务结算，整个过程需要花费较长的时间，物资采购周期越长，管理工作的压力越大，企业方面需要投入的人力成本、时间成本就越多，损害了企业的利益。而信息化的应用，则精简了物资采购的流程，让时间成本大幅度缩减。

二、信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用

（一）物资需求计划信息化

企业物资采购的产品规格型号、产品数量、产品技术指标主要是由公司的经管部门规定，由经营单位提出物资需求计划，进而按照物资需求计划进行购买。在应用信息化技术后，即企业物资管理ERP，ERP主要包括项目需求模块和物资需求模块，项目需求模块主要是由经管部门进行控制，物资需求模块主要由经营单位进行控制。

（二）物资采购信息化

在ERP系统中，各类物资报表、表单格式实现了统一，物资表单在企业的物资管理中占据非常重要的地位。传统形式下的物资报表格式还没有实现统一，各部门的表单存在着明显的差异性，在物资的采购、统计等工作中，报表数据的计算还存在比较大的差值，同时手工计算容易造成数值不准确，计算过程较慢，缺乏有力依据。但是运用ERP系统后，有效的解决了这些问题，企业各部门的表单格式实现了统一，更具规范性，在采购、库存统计等方面的工作实现了灵活准确的计算，为物资采购员和物资管理员提供了准确有效的数据支持，更有利于实现企业物资的科学化、统一化管理。一旦表单的格式被统一下来，一般情况下无须进行更改，规范和统一了物资管理工作内容。将采购数量与库存管理数量用更直观的电子报表体现出来，最终实现了物资管理的信息化管理。

（三）企业计划管理

物资采购还会受到企业各部门生产效率、销售能力的影响。例如引进新的生产线后，生产效率大幅度提升，对物资的需求量也会增加，这种情况下就需要调整物资采购计划。利用信息技术，在网上对物资采购计划进行接收，还可以直接将书面物资需求计划进行录入，实现企业库存物资状况、代用物资状况和期货资源等信息的有效汇总。在以上基础上构建相应的采购计划，并随时跟踪和了解物资的需求计划和采购计划的实施状况，从而开展物资储备定额的制定工作。

（四）材料出入库信息化

通过大数据技术可以把历史招标项目数据进行提取，并进行对比分析，了解材料中标供应厂家或供应商和供应单价，每次招标同种材料单价浮动情况，是否与市场单价浮动相吻合，有没有因投标厂家少而被围标导致材料单价居高不下。也可以通过大数据库信息化软件自动辨识每次集中招标有无新供应商或厂家参与，出现比例是多少。可以应用大数据技术提取相同区域项目同品种物资中标单价作为参考，作为同区域相邻项目应急采购指导价，增加可比性。施工现场数据直接通过网络化、信息化能与项目物资管理系统软件数据对接，及时提取上传到物资管理系统平台，通过物资软件系统实时传输和读取功能可以避免因人为原因造成统计错误的发生。数据自动生成，也可以直接输入工程量完成产值直接从信息化软件自动生成需要的数据，及时发现施工现场材料节约还是超耗，保证数据的准确。

（五）现会计部门监察信息化

在完成物资的验收工作之后，为了实现物资的进一步有效审核，并且有效的确保物资审核工作的开展的全面性和效率性，可以应用信息技术进行物资的在线审核，同时进行签证和票据的信息化办理，业务部门凭审核后的票据记入“物资采购登记台账”入库栏。过程管理通过公开透明的操作程序，进而有效的提升物资审核工作的整体开展水平。

（六）加快企业一体化物资采购管理

企业还要加快一体化物资采购管理的进程，从而实现内部物资管理工作的信息化。传统的物资采购供应由各部门安排人员去物资管理部门领取所需物资，物资管理较为分散，领取也不够方便，因此许多部门会大量的囤积物资，导致重复领用和物资浪费现象的出现。对此，企业要于各部门设置供应物资领取点，将发放材料的人员和定点的领取点记录到物资采购管理平台中，实现一体化的物资采购管理，既方便各部门的物资领取工作，又能快速录入物资领用信息，避免物资囤积而导致物资浪费，节约企业物资采购成本，严格管控企业物资的使用，有效提高企业物资利用率，提升企业的竞争力。