合同档案规范化管理的探索与思考

石姣连 中广核工程有限公司

国家社会经济体制以及法制的不断完善，进一步推动了企业的经营活动与经济等互动交流，即不同企业之间的经济交流大多数是借助其合同形式来促进其良好沟通，从侧面呈现出企业合同管理的重要性。具体的合同档案管理主要为企业自身的管理行为。众所周知，企业自我生产经营的关键组成部分就是合同档案管理，合同档案管理的基础工作管理质量代表着一个企业管理水平的高低。因此，企业的合同档案管理是促进企业可持续发展的重要因素。

一、合同档案的概念

合同档案“是指合同从签订至终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料”。从法律角度讲在《合同法》中，合同档案具有相应的法律效力，这一点具体体现为合同签订、合同变更、合同终止等相适应的法律性特征。

二、合同档案管理规范化的重要性

（一）促进市场竞争，增强企业实力

随着市场经济体制的愈加完善，国内市场各行业间的交流愈加频繁，我国当前的企业发展呈现一种更加开放的姿态，欢迎各方资本涌入，如此一来，企业不仅受到国内市场中原有企业的竞争，同时也受到了新进企业的挑战。企业想要在不断开放的浪潮当中保全自身，发展自身，壮大自身，必须要努力适应竞争激烈的市场，加强对自身的合同档案的管理，夯实自身实力，维护自身信誉，从而提高自身的核心竞争力，在激烈的竞争中，立于不败之地。因此，通过加强对企业的合同档案管理，规范企业的运营发展，提高企业工作的科学性和规范性，积极努力提高企业的核心竞争力，使其更加适应国内外竞争，增强我国企业的综合实力。

（二）加强合同档案管理是市场经济的客观要求

当前，我国社会主义市场经济体制逐步完善，竞争性是市场经济最为突出的特征，这种竞争性使得各个企业在发展的过程中，需从自身的实际情况着手，逐步实现创新发展，有效提升了企业的发展活力。良好的市场竞争环境需要有制度保障，各个参与竞争的主体都能够有序参与竞争，开展良好的生产与经营活动。各个市场主体的经营活动中，必须要严格遵守市场规律，法律法规，保障各项业务的规范化进行。合同档案管理是市场经济下保持健康发展的重要途径，市场经济下各个市场主体积极做好合同档案管理工作，才能树立良好的企业形象，与合作伙伴保持良好的关系。

三、合同档案管理工作中的问题

（一）合同档案管理思路缺乏全局性

传统的合同档案管理没有充分认识到合同档案的全局性这个特点，因此不能适应时代发展的需要。合同签订之后归档并不能代表合同档案已经完整，还需要随时关注合同是否涉及修订、补充、变更等情况。此外，合同执行周期长短并不一样，需要根据合同有效期的时间长短定期做好合同整理检查工作。完整的合同档案必须是能够反映合同履行全过程的详细资料，企业应当用长远的眼光和思路管理合同档案，才能有效提高合同档案的管理水平。

（二）对于合同管理的重要性认知度太低

大部分的企业没有深刻意识到合同档案管理对于自身企业发展的推动作用，导致内部的管理人员在企业合同档案管理工作中不积极重视合同档案管理工作，没有充分意识到市场经济就是法治经济，对合同档案管理的认识不够，没有充分的风险意识，认为合同档案管理是合同管理部门的工作，与自身部门的管理工作没有相关性。而且在合同档案管理中并没有深度意识到合同大多数都是制式性的，在具体的合同签订前，没能充分了解具体的合同条款所隐含的意思，所以很难进行相关合同的履行。这一问题严重限制了企业管理工作的良好开展，同时很容易导致其管理混乱现象的发生，非常不利于整个企业的经济活动以及经济的可持续性发展。

（三）合同档案管理缺乏标准和规范

标准化和规范化是我国合同档案管理信息化、现代化发展的有机组成部分，是社会各领域实现现代化的基本要素及制度保障。能够使社会各行业部门在现代化建设的过程中，有章可循、有理可依，规避合同档案管理管理混乱、责任不清，制度模糊等问题。然而根据相关调查显示，我国部分企业及部门在合同档案管理层面，存在着明显的不规范、不标准等问题，导致存储不合理、分工不明确，随意使用、随意整理等问题。进而给企业其他工作及活动带来不便，进而使企业蒙受损失。虽然我国相关政府部门对档案标准化、规范化提出了严格的要求，部门及企业领导也深刻认识到问题的严重性，但在实际的现代化建设与工作中，该类问题依旧难以得到有效地解决。

四、合同档案管理规范化的探索与思考

（一）制定合同档案数字化管理制度

在合同档案数字化建设初步完成阶段，必须要完善其必备的数字化管理制度，只有从相关制度的落实上，才能保证合同档案管理人员的工作不犯错误，保证合同档案数字化建设的准确度，提高网络化档案资源的使用效率，可以说标准的档案管理体系是保证档案数字化管理有效实施的保障。在制度制定中，首先要将合同档案管理人员按照其自身特点分配到具体的管理环节，并将责任意识落实到个人身上，以环节负责制进行档案数字化管理。其次，要对网络档案平台的管理进行专业人才的聘请，由专业人士定期对网络信息化合同档案资料库进行维护和更新，保证合同档案数字化资源使用的稳定性。

（二）增强合同档案管理的规范性

合同对于企业具有重要的意义，因此要提升合同档案的收集归档要求，以保证及时完成合同档案归档工作。针对合同档案归档难的问题，我们采取了相应的办法。第一种办法，首先加强档案宣传工作，由合同档案专职管理人员到各个部门进行合同法律知识的宣传，介绍合同的法律实效性，并宣贯合同初期整理规范。其次反复强调合同归档的必要性，合同档案归档的准确完整，可以在需要利用合同时有据可依，充分发挥合同档案的价值；也可以在合同签订时签订多份合同，正本归档，副本留在手边作参考；第二种办法，规定必须保留合同的尾款。我所法务部门将合同归档后，再出具书面通知给财务部门，方可履行尾款支付，以此保障合同档案能够及时完整地归档。

（三）提高企业档案管理人员的素质和专业能力

对企业合同档案管理的质量有直接影响的就是合同档案管理人员的专业水平以及专业素养，所以在企业发展的过程中对企业合同档案管理人员的整体水平有了更高的要求，随着信息时代的到来，合同档案管理工作也逐渐趋向于现代化，只有具备现代化能力，熟练的掌握现代化技术设备，才能够确保的合同档案管理工作的质量。合同档案管理人员需要具备相应的专业能力。所以，一方面要通过招聘等方式，引进高素质的档案管理人才，提升合同档案管理团队的专业能力；另一方面对在职的合同档案管理人员，务必要做好定期培训，积极参加各种合同档案管理交流活动，从而提升合同档案管理队伍的综合能力。

（四）重视合同档案业务培训，加强合同归档业务指导

一是档案管理人员要加强业务学习。打铁需要自身硬，档案管理人员要学习合同档案专业知识，熟悉合同签订的流程，只有具备了较高的专业素质和技能，才能更好地完成合同档案管理工作。二是组织对合同承办人员进行档案培训，提高他们的业务水平和工作能力，确保签订的合同符合规范要求。三是档案管理人员加强与业务部门承办人员的沟通，了解合同的签订情况，并对合同承办人员进行合同归档业务指导，督促并协助做好合同的签订、收集、整理及归档工作。

五、结束语

在经济社会发展如此迅速的今天，合同档案管理工作在现代社会中占有十分重要的位置，无论任何企业还是国家想要获得长期发展，那么都需要做好合同档案管理工作，合理规划企业、国家的未来发展路径，才能够有效促进企业、国家发展，增强我国综合国力。