探索新形势下做好企业职工人事档案管理工作的对策

2020-01-18王梦甜黑龙江省鹤岗市萝北县名山农场

环球市场 2020年30期

王梦甜黑龙江省鹤岗市萝北县名山农场

对职工档案进行管理的主要目的是对本企业的员工进行静态的跟踪分析，了解员工的基本资料以便后续的归档使用和调阅，对员工进行全面的考察。随着时代的改变和科技的进步，在进行档案管理工作时，档案管理工作也面临着许多需要思考的问题和工作，因此，应加强对档案管理工作的重视，全面提高档案管理水平。

一、企业职工档案管理中面临的问题

（一）对档案管理缺乏正确认识

企业的职工档案中含有工作人员的详细信息，其中不仅包括职工的真实经历，如学历和工作经历以及家庭状况等信息，同时，对于职工的政治理念等也要进行记录，如员工的思想变化或者员工的社会成分等。将有关于员工的信息进行整理，最后进行归档存储。在对员工信息进行管理时，不同的人对于档案管理的认识不同，其理解中会存在不合理想法，影响整体的管理水平。

（二）管理制度不健全

目前，企业中对于档案管理重视度不高，在实际的管理过程中，不能够及时的提供档案信息，可能会导致职工错失重要的机会。如企业想要在内部选择一人升职，在平时的表现较为相似的情况下，领导可能会根据档案中的信息对员工进行深入的了解，进而对比分析谁能够更加的适应岗位。但在实际的企业档案管理中，由于缺乏完整健全的制度，经常无法及时提供员工的档案。管理人员没有对员工档案查阅的权限，使得管理人员对于内部是否缺少档案内容不够了解，影响查阅和对档案的分析，降低了档案管理的实用性。

（三）档案管理人员的工作水平有待提升

新形势下，网络和信息技术的发展，也为档案管理工作带来较大的变化，企业对于档案管理人员的要求不仅是细心和严谨，同时要求工作人员对现代化的档案管理技术和变化等熟练地掌握。目前，大部分企业的档案管理人员对于专业的知识理解较少，导致实际的工作水平较差。

二、新形势下提高档案管理水平的措施

（一）调整对档案管理的认识和理解

一方面，部分人认为管理工作没有实际作用，导致在上交档案表格或新增信息时，态度不够认真，使档案的准确性不够。在此情况下，应加强对公司职工的宣传教育，提高员工对档案管理工作的认识。职工在工作的过程中，会使用档案对自身的经历和变化进行记录，档案不仅对自身的经历是一种证明，同时在签订合同、履行合同内容、办理保险、调整工作以及职称、学历的申报等事项中，都会使用到个人的档案。因此，需要保证档案信息的完整和准确。在新形势下，人们对于档案应更加的重视，应不断的升级调整自身观念，加强对档案信息的管理和档案功能的开发，提高档案的实际价值[1]。另外，在员工更改和新增档案时，管理人员应对新的信息有一定的了解，需要员工提供相关的证据材料后对档案中重要信息进行更改。

另一方面，部分人员认为档案工作只能由政府部门和职工单位有权了解，不能进行随意使用，这使得档案具有一定的神秘感。在此思想下，档案管理部门更应对员工实际经历的重视。对员工的性格和素质等方面没有详细的分析理解，这使得企业对员工的了解不够全面，影响对职工的整体判断。

在新形势下，应新增对企业人员政治思想和工作能力与素质等的了解。利用网络信息技术，对个人的性格和个人能力等进行测试，以便能够为其推荐较为适合的工作，不断提高员工的实际工作效率。通过对职工的个人思想水平和品德作风等的了解，能够使企业、组织和国家对人员进行重新评估，提供更加适合的工作和机会。

（二）建立健全的档案管理制度

只有在为档案管理制定详细、标准的规则制度后，才能够加强企业的工作人员和管理人员对档案管理的重视程度。应根据档案执行相关的政策，积极的提高对档案的使用效果和管理效果。

一方面，企业应建立健全的档案管理制度，管理人员根据该制度对企业职工档案进行管理，避免出现混乱状态导致档案不能正常使用。在职工上交档案后，应将其上传计算机，由管理人员对其进行审核与批示，确定其准确性和资料的完整性后，将档案入库到指定的员工方案信息库中的目录或者文件夹中。并且将职工的档案分为电子版和纸质档案，想要对员工的档案进行借阅时，需要向管理人员提供申请借阅的表单，通过审核后，使用人员能直接查看或者在网络上下载员工的详细情况来进行了解。

另一方面，在档案管理中，应对档案进行鉴定管理。在企业的发展过程中，可能会存在档案过期失效的状况。档案发生失效情况时，管理人员应根据制度的规定，将其进行重新的认证处理，同时，在发现存在需要销毁的档案时，应按照制度要求进行档案的销毁工作。

（三）提高档案管理人员的工作水平

企业的档案管理人员很少是由专业的人员担任，因此，其对于专业性的知识知之甚少。企业应定期为其安排专业的档案管理培训或讲座，提高其对专业知识的了解和掌握[2]。同时随着科技水平的提升，目前使用更多的是电子档案，员工需要学习电子档案的上传与制作方法，同时，学会使用现代化的档案管理程序和设备，掌握更多先进的技术手段，不断的提升自身的档案管理能力。