谈如何有效提升基层单位档案管理利用水平

李明秋 吉林省高速公路管理局

一、基层单位档案管理水平的提升策略

（一）固本强基，抓好基础管理

档案管理过程包括收集、整理、归档和存放四个部分，是档案管理最基本的工作，要合理提升档案管理的水平，首先应该将这几个部分的工作做好、做扎实。

（1）实现档案收集、整理过程的流程化。首先，在档案资料的收集之始，须根据档案的袋卷与分类编号等做好前期的同步整理，以确保档案资料的收集、分类与档案整理保持同步。其次，对档案文件进行归档时，相关档案资料通过网络系统归口至单位档案管理部门，然后再由档案管理人员对归档数据予以分类与整编，以促使电子档案与纸质档案均能按要求上网与上架，以促使档案资料均能按照编号进行有效检索，在需要时能及时找到。通过对档案进行流程化管理，能够使档案管理的每个环节所需要的临时决策事件减少，整体性和有序性更强，在这个模式施行后，既能使档案资料更加正确、完整、精确，同时，也能让整个档案管理过程效率得到提升，并为单位提供更高水平的服务。

（2）严格遵守行业标准，加强归档质量把控。首先，档案资料的内容必须符合国家档案管理的相关规范及标准要求，内容应做到真实、准确；其次，纸质档案所使用的纸张应满足防水、防涂抹、抗折等相关要求，并做到字迹清楚、图表整洁、印章完备；最后，相应文件的签章必须完备，如对于高速公路的竣工图而言，应盖有设计、施工等各方的专用图章后方可归档。

（3）适时升级更新设备，完善档案室条件。档案室基本设施应适时检修更新，并按要求配备消防设备如灭火器、消防栓，消毒设备如紫外灯、臭氧灭菌器，稳态控制设备如加湿器、除湿器、空调，保养设备如吸尘器等，设备应适时使用，如灭菌设备要定期开机灭菌，根据空气湿度选择除湿机或加湿机进行调节，避免档案应环境因素发霉、老化等。另外，配备现代化档案管理设备如档案密集柜，以实现对档案的有序存放，提高空间利用率同时提高查阅档案效率。此外，对于电子档案务须要进行防擦写处理，避开强磁场和热源，避免震荡，摩擦、撞击和阳光直射。

（二）与时俱进，加快信息化建设

档案信息化管理就是将纸质档案转变成数字文件，再上传至计算机、网络等媒介，以提高档案的整理、查阅效率，便于管理，有效保存，使档案管理工作更具有现实意义。在实际操作过程中，应注意以下三方面内容：

（1）构建完整统一的档案管理信息化平台，建立单位内部的局域专网，实现与国内门户网站以及与国际网络的互联，实现不同层次的档案管理与查询系统，提高档案管理和开发效率。其中，局域专网能实现单位统一管理，国内门户网站可以使不同的使用者都能使用平台的管理系统，实现档案信息传递的自动化、网络化。

（2）建立专门的档案资料数据库，通过动画、模块等形式将资料进行拼接，提高检索效率，同时可以将纸质档案难以记录的图片、视频、音频等文件上传至数据库，丰富档案内容，使档案更加完整，同时也利于对过往资料的研究。

（3）严格遵守相关标准和规范，对档案管理过程的收集、整理、归档和存放各个步骤进行把控，确保纸质文件和电子档案管理的同步进行。

（三）完善制度，实现规范化管理

（1）建立完整的管理条例，例如制定借阅规则、保密协议、管理办法、工作人员任职管理条例等，对收集、整理、归档和存放等各个步骤都做出相关规定，使档案资料更加正确、完整、精确、组织化。

（2）使用档案借阅记录手册，每次检索或查阅档案时都应做好相应记录，并建立专门的借阅手册，使档案的每次被接触均有据可查。

（3）加强业务处理程序化，档案的整理储存和转移销毁等业务应制定标准流程，避免出错，进而有效保证工作过程的质量。

二、基层单位档案利用水平的提升策略

（一）整合信息资源，激发资源活力

档案信息资源中的碎片化信息现象非常广泛，对这些碎片化信息进行整合是档案管理工作必不可少的一部分。

（1）强化档案信息挖掘水平。在进行档案整理时，对接触到的档案文件所包含的信息，要进行深层次挖掘，避免漏看、浅看等错过相关信息，导致文件包含碎片化信息，未能整编入整体档案信息中；对信息较少但文件较大的档案，要提炼精华信息，减少因冗余信息造成的管理或检阅困难。

（2）强化档案信息管理水平。借助电子信息管理媒介，对档案进行整理合编，利用数据库等工具，将碎片信息归类整合，再链接到索引，使得碎片信息也能被轻松查阅，进而实现档案信息的全面共享与利用。

（二）创新服务机制，提升服务效能

档案管理机构的工作本质上属于服务共组，这就要求档案管理应由传统的“重保管”向“服务好”进行转变，并通过不断提升自身服务意识，创新档案服务机制，才能切实发挥档案资源的作用，实现档案资源的有效利用。

（1）长期以来因为检索工具多种多样，使用复杂，导致检索困难，对此，应充分利用现代电子信息设备，对检索工具进行规范统一，降低操作的学习成本，提升用户服务体验。

（2）传统的档案管理服务是由相关工作人员在馆门前守库式管理，这种被动服务的效果要远低于主动提供服务需求，因此，档案管理人员应摒弃守旧观念，换被动为主动，积极做好与基层人员的沟通协调，保证档案资源的随时、随机提供服务。

（3）扩展数据库层次，加强保密工作，将以往仅通过身份认证的验证方式或是密码验证方式进行结合，加强档案的密保等级。在数据化信息平台，同样应加强安全防护等级，防止利用病毒等盗取档案信息的恶劣情况发生。

三、结语

档案资料作为基层单位工作开展过程的真实记录，是单位的重要资源与“宝贵财富”。为切实提升基层单位的档案管理、利用水平，务须要立足档案管理实际，勇于探索，积极改进，切实采取一系列有效可靠举措，全面强化档案管理，进而充分发挥基层单位档案管理的价值意义。