试论基层单位档案管理工作的数字化需求和实现策略

2020-01-18张贞吉莱阳市古柳街道办事处

环球市场 2020年29期

张贞吉莱阳市古柳街道办事处

我国现如今在各方面都在飞速发展，传统的档案管理模式已经无法满足大众对于档案利用以及管理的要求，怎样将传统的档案管理模式向数字化管理模式转型如今已经是人们未来对于档案管理主要的研究方向。数字化档案管理将会有效提升工作效率，为大众带来便捷。

一、现阶段基层单位对于数字化档案管理不足

基层单位在数字化档案管理建设过程中，不光需要在一定的基础之上进行建立，同时还需要充足的资金以及时间来支持。就目前基层单位档案管理工作来说，需要用大量的纸张对档案进行记录与收集并且运用人工对档案进行分类，最后进行档案信息的存储与输入，传统的档案管理给该项工作带来海量的工作量。并且以上工作需要依靠大量的人力物力进行，还需要依靠先进的设备进行工作，特别是对于数字化档案管理的建设不仅需要引进先进的设备，还需要经常对设备进行维护保养，这同样需要大量的资金支持。

基层单位对于数字化档案管理没有起到足够的重视程度，并且没有对数字化档案管理明确最终的目标，任何工作只有明确了目标才能有未来工作的方向。一切工作的内容都需要紧紧围绕着最终设定的目标来进行，否则将会事倍功半。所以，基层单位需要足够重视数字化档案管理这项工作，对数字化档案建设所需要的软件设施以及硬件设施进行更新与引进，这样才可以有效促进数字化档案管理的建设工作，才可以让档案管理人员的工作效率提升，更好的为人民大众进行更为优质的服务。

二、基层单位档案管理利用数字化技术研究

（一）加强电子档案资源建设以及管理

各基层单位档案管理部门需要依据社会未来发展的大体需求，对电子档案信息资源未来建设与发展进行不断加强，并且需要将电子档案的作用与价值进行充分发挥。首先需要我国国家级别的档案建设具备整体观念以及全局意识，需要着眼于我国社会或者国家在各个方面对于电子档案信息系统的优化以及合理配置。在这样的基础之上，需要建立大量具有自身特色的数据库，进一步将档案信息资源以及服务质量进行提升。同时还需要将档案管理工作逐渐归纳进社会信息的管理系统当中，和其他类型的信息服务部门进行业务上的合作，逐渐创设一个较为完整的社会信息管理系统，充分发挥其巨大优势，从而充分满足目前时代人民群众对于信息利用的各项要求[1]。

对于加强电子档案管理可以创建与每一个工作步骤相对的办法、程序、规范以及措施等来提升电子档案的管理，并且在日常工作中要严格遵循、有效监督，在档案管理过程当中，需要对档案查看权限的审核进行进一步的加强，对档案在回收或者运用过程中的安全措施进行加强，争取做到第一时间发现问题所在，可以及时对问题所在部分进行改进与改善，这样不仅可以让档案资源具有安全以及可靠的性质，还可以起到档案保护的作用。

（二）让档案数字化建设形成管理体系

各单位如若想提升档案管理工作效率便需要将档案管理工作进行数字化系统建设。各单位基层档案管理部门的工作便是给人民群众提供便捷、质量较高的档案查询服务，想做好档案管理工作的标准便是便捷性、全面性以及精准性。在档案管理日常工作中，需要把所有档案的各项信息做好分类准确、内容详细、描述清晰以及全面细致等特征，对于所有档案信息采集以及管理等方面同样需要做到科学合理且精确。面对档案保管也需要做到高质量、安全以及信息完整。因此各单位基层档案管理部门需要依据自身的工作经验，运用数字化的系统以及设备对档案进行分类以及整理，可以让档案中的信息时刻具备准确性以及完整性，这种形式便可以有效促进档案的价值提高。单位基层档案管理数字化建设可以有效把海量的档案信息进行快速处理以及存储，让档案归类条理清晰并且具备极高的针对性以及指向性，对于档案信息的采集以及输出做到对称平衡。并且让档案可以更加科学合理的运用与设置。例如将档案信息逐渐数字化，便可以对海量的档案进行精准的分类处理，各单位基层人员还可以运用关键词找到相关的档案进行工作，通过简单的词汇便可以精准找到所需要用到的档案信息，这样将会对档案管理工作的效率大幅度提升。另外，各单位基层档案管理人员还可以对档案进行加密处理，将部分极为重要的档案与相关文件进行权限访问的设置，这样便可以极大程度提升档案的保密性以及安全性。

（三）加强人员培训与资金投入

档案工作人员不光是档案保存管理人员，尤其是档案数字化工作的特殊需求还要让档案工作人员具有档案方面的专业知识还需要具备较为熟练的计算机使用技能，单位基层可以定期组织与鼓励档案工作人员进行岗位职业教育或者在职培训学习等，档案工作人员同样需要积极学习我国相关的法律法规以及专业知识，不断将自身的业务水平进行提升，对保密意识进行加强，争取做到干一行爱一行，在档案工作过程当中发现问题并解决问题，进而将档案工作人员的整体素质进行提升[2]。

加大对于数字化档案管理的资金投入，完善硬件以及软件设施的建设。领导需要逐渐将档案工作进行重视，将档案进行完整的保存确实很重要，但是对于档案的管理才是整个工作的核心，需要加强对档案管理的资金投入，对于档案管理缺少的硬件以及软件设施及时补齐，对即将淘汰以及已经淘汰的设施进行更新，为未来档案管理的有效性以及安全性奠定基础。