精益化管理理念在现代企业会议接待工作中的应用

2020-01-18陶杨国网安徽省蚌埠供电公司

环球市场 2020年29期

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如今，随着企业的创新发展，社会中各个行业的发展也在不断进步，对于企业而言，会务接待活动是企业日常工作中不可或缺的组成部分，起到宣贯各类方针、工作计划、推进工作的作用，因此，在企业发展工作落实中，需要重视企业会务接待工作，应用精益化管理理念，坚持精简、节约、实效的原则，深度强化服务制度体系，提升会议效率和企业会务接待工作质量。

一、精益化管理理念概述

精益化管理理念就是要求企业科学地以最小资源的投入，尽可能创造出更多的价值。“精”就是少投入、少消耗资源、少花时间，尤其对于不可再生资源的投入和消耗要尽量降低。“益”就是多创造企业经济效益，帮助企业提升，更加精益求精。

二、企业会议接待工作的内容

会议接待工作在企业的发展过程中，发挥着极大的作用，在会议接待工作中，相关工作人员需要做到精简且实效，能够完善的将会议记录落实到到位，闭环管理。企业会议接待工作包括出席会议、工作布置、各类专业检查、调查研究、外部交流等活动，以及公议活动开展过程中的会务安排、统筹和后勤保障等。在企业各类会议接待工作中实施精益化管理理念能够有效的提升会议的效率和质量，进而推进企业的整体发展[1]。

三、企业会务工作的开展现状以及需要注意的问题

（一）会务接待工作发展现状

会务接待工作在企业中是关键的环节，但是也存在很多的问题，一是对于会务开展准备工作不充足，没有完善制定方案，会导致有些重要的点和目标会被疏漏，使会务工作不会及时得到更好的落实效果；二是相关工作人员对于管理方面没有良好控制，如果管理工作没有落实好，再加上参会人员比较多的情况，极容易导致会场秩序混乱，人心浮动的现象出现，对会务工作造成质量和效率的影响；三是在会议结束后参会人员没有及时针对会议内容进行研究讨论，不利于更好的确立工作方针。

（二）会务接待工作中需要注意的问题

（1）服务态度要持之以恒，相信精益化管理的效果是要靠一点一滴建立起来的，不能急于求成，因此在前期需要做好调研和分析，制定有效的方针落实到工作中，才会将精益管理理念更好的应用在企业会务工作中[2]。

（2）对于员工的管理需要人性化，在工作中适当对员工进行鼓励和支持，充分调动员工的积极性和主观能动性，而不是一味的向员工下发任务，无休止的工作会使人产生疲惫，影响工作效率和质量。

四、精益化管理理念在现代企业会议工作中的应用

（一）强化沟通，做到筹备会议细致化

企业会务接待工作是一项重要工作，在会议接待工作中每个环节都有一定的联系，因此每一个环节都不可以疏忽，并且需要提前筹备制定方案，强化会前、会中日程管理及会前会议现场检查工作、会场确认工作。

在当下信息化的时代，对于企业会务接待工作的开展可以完美结合信息化进行落实工作方针，建立健全会议管理的各类应用体系，在确定会议室时就可以通过软件快速预定，在软件上可以看到会议室的使用情况以及会议室的容量、设施等，在人员管理上实现扫码签到入场，一键查看自己的坐席位置、材料共享等，提升参会人员体验感，同时也提高了会议开展的质量。会以服务人员应与主办方提前进行会议议程的沟通，仔细拟定接待方案，对于访问目的、来宾人员名单、对接人员名单、日程安排、及近期天气变化等工作都要细致筹划[3]。

（二）加强学习，提高会议接待水平

在会议接待过程中，做到勤俭节俭，务实高效，合理规划企业的会议资源。随着科技创新发展，企业也应该在管理工作中运用创新技术，对于会议活动中的登记入场、过程中离开、参会人员提出的问题等，都可以不用传统的方式登记，可以使用会议管理应用系统进行记录存档，对于服务人员要求行为举止规范，讲话文明礼貌。会务接待中应该严格遵循保密原则，针对参会人员个人信息、行程安排等信息，要严格保密；涉及国家或公司需要保密的信息，必须严格遵守保密相关规章制度。同时，应把会议接待费用纳入企业的预算管理中，年度预算编制应根据上年度使用情况，编制预算应满足企业实际工作和经营需求，在预算审批后再具体执行实施。

（三）加强精细化管理

会议接待工作应坚持节俭、务实、高效的原则，与其他部门密切配合，确保会议进行的及时且高效，会议接待的主要负责部门是公司办公室，其主要工作是为企业各主办部门的公务接待工作监督指导，确保会议流程合理规范、正常进行，并加强对会议接待费用、会议接待物品的管理，并组织会议接待主办部门协商制定会议接待方案，方案内容包括会议议程、住宿安排、就餐安排、车辆安排、迎送活动安排、新闻报道、后勤保障等，合理地将企业中的各种资源运用到会务接待中，在接待过程中遇到问题时，需要及时处理，向上级人员汇报情况，快速解决问题，不影响会议接待，在会议结束后，接待主办方应当按照实际情况填写接待明细单，包含来宾人员的姓名、公司、职务和消费明细等内容，然后需要由相关领导者进行会议总结和分析，对工作中的不足点及时指出，并提出改进的方案和完善的措施，将会议内容有效落实到企业会务接待工作中。各主办部门还应该根据实际工作进行分工，加强合作，建立通畅的联动协调机制，加强个人的团队荣誉感，责任分工、细化措施，有利于提高公司会议接待能力和水平。