基于办公室文书档案收集与管理途径的探究

张媛媛 北京东方石油化工有限公司

办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为烦琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。

一、文书档案收集和归档中存在的问题

（一）重视力度较低，管理意识差

档案管理人员对于文书档案收集和归档重视力度普遍偏低，工作积极性堪忧，使得管理工作落实存在较大问题。加之很多管理人员自身管理意识的缺失，在档案管理中只注重重要文件，忽略了其他文件资料的作用，导致档案收集和归档存在不全面、不完善性，影响了文书档案管理的效率和质量，降低了档案的真实性和有效性，并致使文书档案的实际作用得不到充分发挥和体现，对工作的开展带来了一定影响。

（二）对文书档案管理工作的重视程度不够

部分企业的管理者对文书档案管理工作的重视程度不够，导致档案没有发挥应有的价值和作用。不少企业对办公室文书档案管理工作投入的资金和人力资源远远落后于企业发展的需要，导致很多信息没有被合理运用。在信息技术高速发展的今天，企业之间的竞争也是合理利用信息的竞争。公司管理层没有给予档案管理工作足够的重视，底层的工作人员难以将档案信息的价值发挥出来。很多企业文书管理工作只是重视单位的红头文件，而对一般的文件缺乏系统管理的意识，这导致文档管理的效率很低，质量不高。很多文件资料时间上不连贯，文件缺页，给资料的查阅和管理带来很大的麻烦。

（三）监管体系缺陷

监管体系要能够分析当前所有工作部门和档案收集与归纳系统之间的连接方式，并且切实落实档案管理系统中各类人员的素养考核工作，让最终建立的综合性管理制度具有可利用价值。目前的机关、企业工作中，管理系统主要针对某些特定部门，档案存储和收集系统监管不到位，同时也不注重各部门和档案管理系统的关联，自然无法提高收集和存储档案的精度。

二、办公室文书档案收集与管理策略

（一）人员主观能动性提高

人员的主观能动性提高过程，主要通过奖惩机制的建立，让所有人员都可以更好地完成工作任务。比如针对档案管理系统中的人员，对其惩罚措施是，当发现获得的某文书档案无法存储，或者数据的本身精度不足时，则需要对该档案备注或者将该问题提交给相关档案发出部门的领导者，完成该工作时，即使后续档案处理和应用中发现问题也依然对其惩罚，当出现档案明显存在问题或者存在工作不对接的问题时，要研究其个人素质是否能够胜任岗位要求，当发现能够达到工作目的，但是未能将存在的问题处理或者反馈时，则依然要对其处罚，采用该方法可以让人员的责任感逐渐提升。对于奖励机制，包括档案的后续审查工作完成、个人工作素质的明确等，可通过建立的考核机制、内部检查机制、后续分析机制等，研究所有的数据类型，当发现现有的实际工作质量和工作素养，已经通过了当前制定的综合性考核，可通过让其晋升的方法，让人员更为主动高效地提高个人素养，达到大幅提高工作人员主观能动性的目的。

（二）完善相应管理制度

管理制度的建立对于保证文书档案收集和归档工作的质量有着重要意义。企业需要结合自身实际情况建立符合自身需求的文书档案收集和归档管理制度，并在不断学习和借鉴中完善管理制度的相关内容。同时，文书档案管理人员还需要明确各档案资料的收集和归档范围，以保证文书档案能够及时归档。文书档案单位还可以成立监督管理小组，以便对文书档案收集与归档工作进行定期监督与检查，以此来提升文书档案工作人员的积极性与主动性。

（三）明晰收集与归档主体

企业文书档案资料来源广泛，内容庞杂，要进一步明确企业文书档案收集归档的参与者主体责任，要从传统的重整理、保管向参与、质量管控并重，变传统的被动接收向主动上门收集为主，由等待归档向前端控制转变，从而明晰各个参与主体的责任和范围。坚持以档案管理部门收集归档为主的基础上，充分调动各部门兼职档案管理人员的职责范围。

（四）关键：“以我为主”立卷

办公室文件管理者进行立卷时，应确保文件资料的完整规范，坚持“以我为主”立卷原则，从文书内容及时间等方面，保持文件前后历史联系。因此，要确保办公室文件资料的完整、齐全。要从文书档案后期的利用为视角，既要做好案卷题名编写的规范、简练，也要求档案管理部门及人员增强工作主动性，加强文书资料收集、鉴定等工作指导、培训，提升文书工作者的档案意识和档案水平。文书档案规范化管理的目的和要求，就是要加强文书工作的规范化，最大限度地实现文书档案检索便利化、案卷完整性及价值最大化。因此，要始终坚持“以我为主”立卷归档原则，即，办公室文件资料形成的归档文件应以单位形成文件为主，这也是文书档案规范化管理所要遵守的一项重要原则。具体来说，既要把握文书档案立卷归档工作的时效性，及时完成阶段性文书档案归档、立卷工作；也要明确文书档案立卷归档重点和要求，坚持“以我为主”原则下，从内容、形式、功能等方面区分文件资料的差异，减少文书档案重复归档，提升文书档案管理质效。此外，还要严格保障文书档案全宗完整性。采取“一事一档”做好单位文件资料的整理立卷工作。

（五）利用办公自动化系统进行资料收集，提高档案管理水平

在信息化背景下，办公自动化系统已经成为企业运营中不可或缺的组成部分，通过办公自动化系统的应用，能够更好的提升文书档案管理效率，削减档案收集和归档的复杂性。鉴于此，档案管理人员要对办公自动化系统熟练操作和掌握，设置办公自动化系统的账户权限，以便在系统中对上级要求和批示的文件进行查看。文书档案管理人员如果完成相关办理事项，一定要及时向相关部门进行材料收集，不可存在拖后或者延误，以避免文书档案资料信息出现缺失或者不全，影响收集和归档效果。另外，工作人员还应做好文书档案的编研工作，加强编制专题的应用效率，帮助管理人员更好地进行工作开展，促使部门及其相关工作人员明确文书档案收集和归档的重要性，保证文书档案管理工作的有序开展，促进企业的进一步发展。

三、结语

综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题的解决方法包括奖惩机制的合理建设、专业化工作管理模式的健全、针对个人素质的定期或不定期考核等，让所有人员都能够通过对于个人素质的提高了解当前存在的工作问题和缺陷，并制定相应的改革方案。