火力发电厂工程合同档案的管理

2020-01-18程大彦山东电力工程咨询院有限公司

环球市场 2020年36期

程大彦山东电力工程咨询院有限公司

就目前来看，火力发电厂工程建设规模日渐扩大，工程合同档案内容愈加复杂，需要在原有基础上加强合同档案管控力度。严格遵照国家及相关部门颁布的法律法规，依法签订工程合同，设立工程全过程施工档案，为工程后期审核与校验提供重要理论依据。

一、火力发电厂工程合同档案管理重要意义

在火力发电厂工程实施期间，合同档案管理工作贯穿于工程管理全过程，可直接影响到火力发电厂工程实施期间的质量与效率。具体来说，火力发电厂合同档案管理工作的重要意义主要体现在以下几方面：

第一，明确工程各参与单位的权力与职责。火力发电厂工程施工合同在签订后便具有法律效益，能够切实明确工程发包人、承包人、权利及义务，促进工程有序高效开展[1]。由于工程参与各单位随意变更或解除合同的行为会受到法律制裁，因此也在原有基础上约束了单位履职行为；

第二，便于工程全过程管理。火力发电厂工程合同与档案内容标明了工程实际施工任务与施工流程，管理部门借助合同与档案内容，可以制定出更加专项施工全过程管理方案，从根本上提升工程管理工作的质量效率；

第三，加强市场培育及发展力。有效的火力发电厂工程合同档案管理工作也能够增强建设市场培育力及发展力。在当前社会主义市场经济新常态发展背景下，行政手段依然是维持建设市场正常运转的重要基础，而合同及档案则是行政管理重要内容，对规范整体建设市场意义重大。

二、火力发电厂工程合同档案管理不足之处

（一）对合同档案管理工作重视度不高

与其他建设工程相比，火力发电厂工程主要分为直管、代建与委托三种建设方式，参与工程的单位数量众多，施工管理合同多达700余项，合同及档案管理工作的任务量重大[2]。但就目前来看，部分工程管理人员对合同档案管理重要性的认知度不足，将大量的人以及物料投放在工程施工管理、成本管理等方面，导致合同及档案内容经常会出现缺失或误差问题。

（二）合同档案管理机制有待健全

在火力发电厂工程实施期间，工程各项目部门仅重视合同在工程中的实施作用，没有做好后期合同资料管理与后期归档工作。同时，由于缺乏完善细致的合同档案管理机制，相关工作人员的资料收集与归档行为无法受到直接约束，导致档案管理质量及效率始终处于有待提升阶段。

（三）合同档案文件资料经常缺失

火力发电厂工程合同档案管理过程中，相关工作人员只关注合同档案收集、保存与归档工作，没有全面管控合同档案资料本身质量，合同资料内容缺失、真实度不高等问题无法被及时发现，致使合同档案内容无法在加强火力发电厂管控中发挥出重要作用。

三、提升火力发电厂工程合同档案管理有效性的具体措施

（一）增强合同档案管理力度

为充分发挥出合同档案管理工作在增强火力发电厂工程实施有序性等方面的积极作用，需要增强合同档案管理力度。要求在合同签署前，参与单位对招标文件及合同文本进行细致审查与风险评估，提出合理的合同谈判与签订建议。在合同签订后，需要对合同履行情况进行跟踪监管，收集合同实施期间的各类信息，制定出更加规范可行的合同实施保障措施。

建立起火力发电厂工程合同档案外包管理平台，要求工程参与单位的合同档案应当派遣专职人员录入、审查及管理，使合同档案内部信息真实有效。

积极应用先进的网络技术，构建起工程合同档案网络审核体系，使签订的合同能够严格遵从国家及有关部门颁布的合同类法律法规，降低合同纠纷问题发生概率。

（二）要求合同档案内容真实完整

火力发电厂工程合同档案内容可直接展现出工程实施全过程中的各类信息，是工程最后竣工验收的重要依据[3]。为确保工程合同档案内容真实完整，需要建立起专项可行的合同管理机制，明确合同基本信息，合同多方职责对象、合同属性以及合同履行情况，使工程各类档案归档及时。

对火力发电厂工程内部发包单位与承包单位进行分级管理，不仅需要各单位做好工程档案收集、整理及归纳工作，还应当构建起与企业内部组织结构相适应的合同管理人员网络体系，确保合同档案管理行为能够受到根本管控。

（三）做好合同档案管理人员专业技能培养工作

在火力发电厂工程合同档案管理期间，为保障管理工作规范可行，还应当构建起一支高素质合同档案管理团队，培养各管理人员专业技能及职业素养。要求合同档案管理人员能够熟练操作计算机设备，利用计算机程序对施工合同内容及实际变更情况进行全面的信息录入，使合同档案信息始终保持完整。要求合同档案管理人员应当增强自身的风险意识，做好火力发电厂工程合同的内容保密工作，切实维护工程各参与单位核心利益，增强工程建设期间的安全效益与经济效益。