探讨新时期行政办公事务管理改进的重要意义

陈骥 福建省漳州市芗城区人力资源和社会保障局

通过局域网或广域网，运用各种媒体形式、管理及传输信息，可以优化传统办公形式，进而实现无纸化办公，这样不仅能提高办公室管理效率，而且可以优化整体办公环境。对行政机关单位而言，为了提高政府服务管理能力，必须要及时、全面掌控信息，并在实践工作中充分利用信息。因此，在新时代背景下，面对越来越高的办公需求，行政机关单位在探索办公室管理工作的同时，还要合理运用办公室自动化进行创新，只有这样才能更好更快地提高政府服务工作效率。下面对办公自动化在办公室管理中的创新工作进行研究。

一、办公行政事务的性质

什么是行政办公事务?没有人单独下过定义，也没有人对行政办公事务的内容作出过规定。也许有人会说：行政办公事务，就是文秘工作以及收发文件之类的勤杂工作，行政办公人员的工作场所，就是“办公室”。但我们知道，随着时代的发展，社会的进步，这种理解已经离现实社会越来越远，尤其信息技术的发展及信息时代的到来，行政办公事务的性质发生了根本性变化，行政事务办公室也成了信息管理机构或部门。一个单位是一个整体，整体内部又有不同工作性质，不同工作性质决定了有一个部门从中进行协调，使之整个系统能科学规范运行，这就是当前行政办公事务的工作性质。信息技术的发展，以及计算机与现代通讯手段的应用，强化了行政事务办公室的信息管理能力与性质，使行政机关单位内部各业务部门，更加依赖办公室人员，更加依赖行政办公事务的有效性；相应的，行政办公事务的任何失误或低效，都可能招来非议与抱怨。有效地对事务性信息进行管理，是行政事务办公室最基础也是最核心的工作与职责。

二、浅谈新时期行政办公事务管理改进的重要意义

（一）不断强化自身能力，高效处理事务

新时期的行政机关单位行政事务管理人员，要转变传统的工作思维，灵活应对繁杂的工作，不能呆板固执己见，要有敢于创新的精神，从而不断加强自我的专业能力。这就要求行政事务管理人员对管理工作中所应承担的各种职责、工作的具体流程方法等方面都做到了熟于心，要熟练分析工作内容的轻重缓急，这样才能在做事的时候不会毫无头绪，无法展开工作。同时还要提高自身的工作协调能力，努力和上级领导、部门同事做好所涉及工作任务的衔接与沟通。在每天工作时，要给自己制定相应的工作标准，并用心去完善自己的工作，认真做好工作报告总结，总结积累工作中出现的问题，从而提高自身工作效率。

（二）制定完善的管理制度

定岗定责制度是提高办公室管理工作质量与效率的前提。由于办公室管理部门是行政机关单位工作的运转中心，所以，只有将各项工作紧密联系起来，才能推动整体工作的进展。可见，在开展办公室管理工作的过程中，行政机关单位必须认清办公室管理工作的规律，不断借鉴现代化管理方法，根据办公室设置要求，制定定岗定责制度，让办公室员工根据相关制度开展工作。要想实现各部门的工作目标，并做好连接办公室内外的纽带工作，行政机关单位还必须制定完善的管理制度，为保证办公室各项工作有章可循提供有效依据，这样办公室员工才能各司其职、团结共事，提高办公室管理工作的质量与效率。

（三）转变传统观念，提高员工综合素养

现阶段，虽然办公自动化这一理念已经融入各行各业管理中，但从本质上讲，大部分工作人员依旧将其看作处理基础业务的主要依据，并没有从多角度入手研究办公自动化。由于办公自动化中涉及社会学、系统工程及行为科学等学科，所以在现代化行政机关单位办公室管理中创新应用是发展的必然选择。此时，要想实现高效办公管理，在应用办公自动化的同时，还要提高办公人员的综合素养。如果没有按照全新办公要求严格要求员工素质与技能，将无法适应现代化行政机关单位的发展步伐。尤其是在新时代背景下，随着无纸化办公理念的提出，OA 系统的全面落实，现代化行政机关单位对办公人员提出了更高的要求。虽然部分行政机关单位已经进入无纸化办公，不管是文件收发还是传递都运用计算机操控，但因为没有优质的工作素养和专业技能，致使办公室工作出现了大量问题。因此，在未来建设发展中，现代化行政机关单位在应用办公自动化的同时，要从两点入手，一方面，突破员工传统工作思维，向他们传递全新技术内容，并提高他们的信息素养，以此在明确办公自动化应用价值的基础上，在实际工作中熟练应用；另一方面，定期组织员工参加办公室业务培训活动，在他们奠定扎实基础知识的同时，引导他们理解和应用相关法律规定，以此为实现真正意义上的办公自动化提供基础保障。

（四）创新管理方式

创新管理方式也是优化与完善现代行政机关单位办公室管理工作的具体对策。如今，为构建服务型政府，更好地提高行政机关单位服务管理能力，就必须不断创新管理方式。一方面，现代行政机关单位应当紧跟时代潮流，积极借鉴先进的管理经验，从而转变自身传统的管理观念。另一方面，现代行政机关单位还应当根据当今社会的发展需求，不断创新原有的管理方式，使改革的管理方式能够切实落到具体的办公室管理工作中去。

（五）确保行政事务管理定位的精准性

在行政机关单位行政事务管理工作中，会出现对相关工作没有全局的把握，从而出现定位不准确的问题，导致行政管理人员的工作内容杂乱无章，对自身的职责没有清晰的概念，办公效率低下，这就影响了行政管理工作的顺利开展，难以满足当下社会对行政事务管理工作的要求。所以行政管理人员要时刻谨记自身的工作责任，转变原本松懈和不思进取的工作态度，建立全面的思想体系，充分做好自己工作的基础部分，认真分析工作中每个环节出现的相关问题，基于实际情况出发，进行精准定位。

三、办公室办公自动化的发展趋势

通过了解行政机关单位传统管理模式可知，工作人员之间的联系主要涉及沟通、控制及协调，而部门之间的关系主要依靠人力或传统传输工具，这样不仅会影响整体工作效率，而且会在业务管理中出现大量由人为因素引起的安全问题。因此，从提出办公自动化理念开始，各行各业就已认识到这一内容的重要性。通过运用计算机交流和处理各类文件信息，促使员工从烦琐、单调且重复的工作中解脱出来，并让部门内容形成一个庞大的办公室，既能共享部门资源，又可以明确部门员工的职责。因此，针对现代化行政机关单位发展需求，持续推广办公自动化必须要从以下几点入手：第一，帮助工作人员形成良好的工作习惯，并提升其工作素养；第二，规范工作流程，强化内部沟通，并提高整体管理水平；第三，推广无纸化办公理念，在减少资源消耗的同时，控制行政机关单位管理成本支出；第四，在普及办公自动化计算机应用技术的同时，逐渐向着先进化和数字化的方向革新，如开展视频会议、电话会议等；第五，加强互联网安全管理工作的关注度，尤其是对传递与发布信息而言，现代化行政机关单位管理人员要构建完善的安全系统。

四、结语

通过概述办公室管理工作的基本内涵，分别从办公室管理工作的职责和办公室管理工作的作用两方面入手，明确办公室管理工作在现代行政机关单位发展中的重要性。同时找到现代行政机关单位办公室管理工作存在的问题，如缺少先进的管理理念、缺乏完善的管理制度等。并提出优化与完善现代办公室管理工作的具体对策，如制定完善的管理制度、融入现代化管理理念、创新管理方式、坚持以人文本、优化管理环境、提高办公室员工素质。这样才能有效提高办公室管理工作的有效性，从而提高行政机关单位工作效率和政府服务水平。