高校档案管理体制与发展研究

江佩琼

（梧州学院，广西 梧州 543002）

对于高校档案管理工作而言，高校档案既是高校日常管理的重要组成，同时也是档案工作开展的重要平台，高校档案管理工作开展的好坏直接影响了高校教学科研、教学创新、人才培养的水平。当前国家正在积极推进档案管理体制改革，高校档案管理应该主动投入到档案管理体制改革之中，形成集中统一的档案管理体制模式，构建和完善高校档案管理制度，进一步提升高校档案管理效果。当前，高校档案管理体制出现一些问题，档案管理机制不能完全适应大数据时代的信息化需求，同时也对高校发展产生了影响。因此有必要从现代高校建设角度出发，对高校档案管理体制进行改革创新，进一步提升高校档案服务能力和水平。

一、高校档案管理体制现状

（一）高校档案管理体制的总体情况

从整体上看，高校档案管理体制并不相同，对于部分教育部直属高校而言，由于其综合实力较强，历史悠久，有足够的资金和实力建设相应的档案管理机构，而且档案管理机构级别较高，对于档案管理的积极性和主动性也较高。而部分地方院校在档案机构设置上虽然会参考教育部直属高校档案管理部门设置，但由于其资金和资源有限，在档案管理机构级别和档案管理范围设置上存在诸多不同。从机构设置看，高校档案管理机构大致可分为独立设置的档案馆，挂靠在学校党政办下设的档案馆和学校党政办二级单位下设的档案综合管理室。甚至部分高校对档案工作非常不重视，并没有设立相应机构，只是在党政办下设置档案专门人员对相关档案进行管理[1]。当前多数高校一般都会设置独立的档案机构，但也有部分高校由于资金和资源限制，档案机构设置非常不合理，一旦档案管理部门被纳入到党政管理部门，这些档案管理部门除了相应的档案管理职能之外，可能还会承担其他工作，这也在一定程度上影响了档案管理部门的业务开展。因此有必要从高校档案对高校重要意义的角度出发，对高校档案管理体制进行改革创新，进一步提升和完善高校档案管理机构的级别和职能。

（二）高校教学档案管理体制

高校教学档案管理是高校档案管理体制的重要组成，当前还存在一些问题，高校教学档案管理与高校的学科建设、教师发展和专业进步都具有重要联系，高校教学档案的全面性、科学性直接决定了高校教学发展和学科建设未来方向，可以说每一份教学档案都是教师在教学实践中总结出来的经验，都是高校发展的重要基础材料。当前部分高校对于教学档案管理还缺少系统规划，教师档案存档和备份缺少相应的档案管理规定。部分高校档案管理者对教学档案重视程度不足，在保存一定期限之后就会置之不理，教学档案管理制度不健全，导致当前高校学科建设和专业课程设置相应的基础资料不足，影响了高校教学水平的提升。同时，教师要想从档案中查询过往的教学内容和学生成绩也会受到一定影响。由于档案管理制度的不完善，致使高校教学工作开展受到影响。

（三）高校干部职工档案管理体制

高校干部职工档案管理体制是高校档案管理体制的重要组成，高校干部职工档案管理体制虽然符合相应的工作条例，但由于没有建立相应的组织关系，对于业务工作和宏观管理开展也存在一些不足和漏洞。这种管理体制虽然是在人民政府档案行政机关的监督和指导下开展工作，但由于高校干部职工档案管理体制没有具体落实部门，这也就造成了在实际工作上高校干部职工档案与本校档案工作和国家档案工作结合得不够紧密。高校职工干部档案作为高校组织人事工作的重要组成，是学校档案工作的重要内容，但在实际工作中高校干部职工档案并没有纳入到学校档案总体规划之中，由于相应档案管理体制的缺失，严重影响了高校干部职工档案的管理效果。因此高校应该从干部职工管理档案实际角度出发，对干部职工档案管理体制进行完善，并结合学校的相关制度明确干部职工管理档案的业务部门，并增设相关人员从事相应工作，进一步完善高校档案管理体制。

（四）高校学生档案管理体制

高校学生档案是高校档案管理的重要组成，高校学生档案虽然只在学校保存数年，但在学生毕业之后就会转移到学生的就业单位或学生档案的接收单位，成为学生未来职工档案、干部档案的重要组成，是学生档案的基础材料。对于学生而言，高校学生档案对其未来发展影响非常巨大，高校应该注重学生档案管理工作[2]。但是，当前国家并没有针对高校学生档案出台相应的法规，只能参照干部档案进行管理。由于干部档案与高校学生档案的管理范围、管理方式上存在一些区别，因此在落实过程中也会出现一些问题和矛盾。为此国家修订了《高等学校档案实体分类法》，将学生个人档案管理作为单独的管理门类分离出来，对高校学生档案管理机制完善和创新，并按照高校学生档案管理办法提升高校学生档案管理的科学化规范化水平。

二、高校档案管理体制发展思路与发展取向

我国部分高校在档案管理体制机制上还沿用传统方式，由于传统的档案机制体制过于滞后，已经严重影响了高校发展，因此，要从管理体制机制入手提升高校档案管理水平。在管理体制机制改革过程中，要对落后的机制制度予以剔除，对于人员老化、人才引进相关问题予以完善和创新，创新人才引进方式，优化薪资奖励机制，通过制度完善进一步激发档案工作人员的工作热情。

（一）以创新驱动档案管理体制的发展

档案管理体制是档案管理生态环境的基础，只有好的档案管理体制才能生成好的档案管理生态环境。当前我国经济发展已经进入新常态，在经济转型升级过程中创新驱动已经成为国家发展的重要战略，高校档案管理工作也需要创新驱动。特别是面对当前档案管理体制机制僵化落后的问题，只有通过改革创新才能够促进档案体制机制的变革升级。创新要针对管理体制中存在的问题有针对性地进行，分别从内容、机制和管理方式上进行体系化的创新，让管理体制的每一个环节都在创新的驱动下有效衔接。特别是要敢于利用问题倒逼管理机制，对当前的薪酬奖励机制和人才引进机制进行创新和完善，进一步提升档案工作的服务能力和服务水平，为高校科研教学人才培养提供更为充足的动力。

（二）以思维变革驱动档案管理机制建设

当前部分高校档案管理机制僵化落后，关键在于领导决策对于档案管理机制创新重视程度不足，认为传统的档案管理机制仍然能够发挥作用，这使得档案管理工作已经与信息化时代需求出现了脱节，制约了高校创新发展。面对日趋激烈的创新竞争，高校要成为世界一流大学就必须对档案管理理念进行创新，进一步提升高校的自我价值。首先要树立服务型管理理念，特别是档案工作的领导者和决策者要对档案管理理念进行转变，将服务学校、服务师生、服务教育作为高校档案的核心理念。同时，还应该营造良好的校园文化，档案工作是学校独特的文化资源，通过档案工作的文化建设和文化宣传，能够进一步提升学校的文化层次。还要将服务学生作为当前档案工作的重点，进一步提升档案管理服务意识，解决就业过程中遇到的问题和难题，帮助学生顺利实现就业。

（三）以信息技术推动档案管理机制创新

当今时代是数字化时代、信息共享时代，高校传统的档案管理理念已经与数字化时代和信息共享时代相脱节，特别是传统档案管理办法还依托于纸质材料。当前高校网络信息化建设需要高校档案管理机制进行创新，随着科技革命的不断发展，档案数字化已经成为档案工作未来的发展主要趋势，面对档案数字化改革，档案管理工作主要领导应该抓住这一机遇，进一步推进高校档案信息化建设，对原有的纸质档案进行整理分类，利用大数据、云计算等技术将纸质档案转化为电子档案，进一步提升档案管理信息化水平。纸质档案与电子档案相比，不仅占用了更大空间，同时纸质档案也更不容易保存，还需要消耗大量资源对其进行定期维护。而电子档案既节省了空间，也节省了资源投入，同时还能够延长保护期限。在信息技术推动方面，要注重两方面的的建设：一是对软硬件设备的投入，如网络基础设施、计算机硬件设备、线下终端机、管理信息系统等，这是档案信息化建设的基础；二是对管理人员信息素养的培育，包括计算机操作水平、互联网思维、档案利用意识等等，这是影响信息化建设成效的关键因素。当前很多高校都已经推进了电子档案建设，但还有部分高校对电子档案认识不足。因此有必要转变高校档案管理理念，推动档案管理机制创新，更好的促进学校发展。

三、高校档案管理体制发展的支持和保障措施

（一）完善档案管理的组织机制

要从当前档案管理实际角度出发，完善档案管理的组织机制，同时要按照大档案管理的相关要求，对全部档案资源实施统一归口管理，将人事档案、学生档案和相应的实物资料都纳入高校档案管理范畴之中。同时要构建和完善档案领导体制，学校主要领导要对档案工作重视起来，学校主要领导应该作为学校档案工作委员会主任，对全校档案工作进行领导和协调，档案工作委员会应该下设办公室，进一步提升日常档案管理能力。同时要提升档案管理机构规格，将档案管理机构作为学校管理部门的序列，并将档案管理机构与其他部门之间的组织关系理顺，进一步提升档案管理部门的作用。当前部分高校的档案行政部门和业务部门二者之间还相互独立，在具体工作开展上还存在一些衔接问题，因此有必要从全校层面角度出发，成立档案工作处作为学校档案行政管理部门，并与学校档案工作委员会办公室合署办公，实行“两块牌子、一套人马”。有条件的高校还应该成立学校档案馆作为档案管理部门的业务部门。在具体工作开展过程中，按照管理和业务工作需求，高校应该给予档案馆建设一定的政策和资金支持，让高校档案馆充分发挥育人作用。

（二）完善档案管理的人员保障

要想进一步提升高校档案工作水平，就必须促进高校档案体制发展，进一步提升高校档案服务能力。当前高校档案在管理过程中还缺少专门人才，这也在很大程度上影响了高校档案正常工作的开展。因此，应该严把档案管理者进门关，面向社会和广大应届生选拔一批具有高水平档案管理能力和技术能力的专业人才，确保档案管理人员具备过硬的档案管理专业技能和专业知识，确保档案工作真正的发挥作用。新形势下，高校发展需要档案部门发挥自身作用，而作用的发挥需要档案工作人员来具体体现。因此，应该从档案工作管理实际角度出发，让档案管理工作者获得更多的学习培训机会，进一步提升档案管理者的工作能力和水平。同时还应该对高校档案体制进行创新和完善。高校档案在规章制度方面还存在着诸多漏洞和不足，应该对这些规章制度进行调整和完善，对于已经不适应高校发展的档案制度予以废止，完善相应的档案机制和制度。

总之，当前国家非常注重档案工作，高校档案管理作为国家档案工作的重要组成部分，应该按照国家档案工作的要求，进一步提升高校档案的管理水平，对高校档案管理体制机制进行创新，从高校实际出发，进一步提升高校档案服务能力和服务水平，推动高校档案工作不断向前发展。