航天企业外事管理工作转型探索与实践

2020-01-17孙翠云焦璐婷

黑龙江科学 2020年12期

宋娟，孙翠云，周楠，焦璐婷

(北京航天长征飞行器研究所，北京 100076)

0 引言

外事管理工作具有鲜明的政治性、高度的政策性、复杂的综合性、协调的双向性、工作的时效性、严格的纪律性。随着中国航天从跟随发展向比肩发展的转变，航天企业的外事管理工作也随之发生转变，呈现出三大特征：一是“全”。国际交流、技术合作、商务洽谈等多业务全面开展。二是“多”。因公出访和外事接待工作的数量逐渐增多。三是“严”。因公出国事项的审查更为严格，对遵守外事纪律的要求更高。围绕外事工作呈现出的新特点，从规章制度、工作流程以及知识管理三个方面积极探索，主动实践，以期为航天企业建立行之有效的外事管理体系提供参考。

1 规章制度指向清晰化

规章制度的建立可以降低管理成本，形成规范化和标准化的管理制度，确保管理和执行标准一致，使员工形成规范的管理和执行行为，同时还可降低管理风险和决策失误率。

航天企业十分重视管理运行的规范化和标准化。但以往在规章制度的指向性清晰方面尚存在不足，弱化了被管理者的需求。规章制度在确立后，只有在得到大多数员工的认同时制度才可以被自我强化。而自我强化的规章制度将会充分释放组织管理效能，能够达到平衡管理的目的，也能够满足被管理者的需求。

航天企业外事管理制度的建立既要准确把握政策尺度，严格守住纪律底线，又要重视外事管理业务中各个环节工作的指向性，即满足外事工作中被管理者的需求，引导被管理者接受管理，主要做法体现在以下两个方面：

第一，为加强外事工作各层级的管理、监督及主体责任的落实，在制度中要明确规定企业外事第一责任人、外事归口管理部门、外事业务主管部门、因公出访团组团长和人员、外事接待部门和人员的责任，并指出相关职能机关的监管监督职责，进一步明确和细化审核审批原则、权限、程序、要求，制度规定要保证责权清晰，保障因公出国和外事接待工作的有序推进。第二，为进一步推进外事工作办理的规范性，要对因公出访团组和外事接待事项进行分级分类管理，明晰各类各级的关键管控节点。在制度中不仅要指出各级审查要点，而且要固化外事工作报批的材料清单和流程，将所需报批材料表格化，统一证明材料标准。为确保外事申报所需材料可对标对表，需一次性做对、做全，防止反复审批，以促进因公出访团组执行率的持续提升。

2 工作流程操作精细化

航天企业内部在梳理清楚业务流程的基础上引入了一套现代化的管理软件，可通过信息化管理来实现业务的综合管控，从而提升企业的运营效率。

随着企业对流程优化与再造理论认识的逐步深入，管理者更加注重对重要工作流程的精细化管理。“十三五”期间，航天企业也在积极推进核心业务流程体系建设工作，流程优化的“增值”成效凸显。

航天企业可结合自身特点，并借鉴华为等公司推行的管理流程来深耕细作外事管理流程，可以外事管理系统建设为契机量身订做航天企业外事管理工作流程的精细化落地方式。外事管理信息化可将制度规定的因公出访和外事接待的全流程节点设计至电子审批流程中，既增强了时效性，又提高了规范性。尤其是在因公出访团组的管理上，要实现统筹制定和审批全年因公出访计划，做到计划项目出访国家、出访目的、行程安排与经费预算相互匹配，确保因公出访信息的公开性、监督性、及时性，主要实践归纳如下：

第一，推行线上因公出访流程申报。打通三级机构的管理链路，覆盖外事审批所有节点，避免因个体能力及特点的差异导致外事管理的波动。可将线下原有的串联式审批流程调整为线上并行式审批流程，使审批层级缩减一半，进一步提升工作效率。为严格控制因公出访团组的上报时间，可采取“倒排计划”的管理方式，将节点计划精准到天，严控计划内“人为急件”，有效促进团组执行率的持续提升。第二，通过外事业务流程重组实现因公出访团组的全周期管理。将因公出访团组计划的管理延伸到计划执行全过程，注重各责任主体的审查节点，不断强化计划编制的规范性。积极推进外事审批流程的简化与规范工作，缩短审批流程。从团组申报资料到团组回国总结的上报全过程要跟踪到位，外事管理专员可通过外事管理信息化系统查看并归档相关资料，实现航空企业外事审批的无纸化办公。大数据统计为组织层面决策出访的必要性及合理性提供了依据。第三，监督透明化，加大源头控制。将因公出访计划与经费“捆绑”审批，使任务与预算相匹配，把控住经费源头。在计划执行过程中，严格按照出访人员及时填报资料---外事业务主管机关初审---出访部门领导审核---项目经理审查---财务部门审批预算---企业第一责任人审批---归口管理部门监督的新流程落实计划，着重加强因公出访团组的审核审批工作，明确出访团组任务，确认出访团组的必要性及合理性，掌握真实行程和出访时间，杜绝“搭车”现象和一般性参访。

3 知识管理分享普及化

航天企业更加重视对知识资源全生命周期的管理，基于企业发展战略、知识管理现状及需求紧密融合业务流程与知识流程，“十三五”期间建立了与知识管理相关的企业标准。航天企业知识管理信息化系统的建立推广应用促进了知识管理的常态化与规范化。

针对航天企业外事管理工作频度大幅增加和外事手续办理周期短的新动态，外事管理工作相关隐性知识显性化的需求也愈加急迫。按照机关业务岗位知识管理标准的要求，组织外事专员和因公出访团组人员对外事管理的相关知识进行分类、采集、利用、分享和清理，并通过实践总结出适合航天企业外事知识管理分享的特色方法：

第一，量化、固化外事管理知识，形成因公出国知识管理手册。梳理包含办理因公护照、因公出访、接待境外人员来访、邀请境外来宾来华、签证时间等八类资料的注意事项及相应表格，制作各类填报样表22个。利用企业知识管理平台将因公出国知识管理手册嵌入其中，方便因公出访人员参考，有助于外事业务管理人员全面掌握因公出国任务的审核审批权限、程序、报批材料及过程监督等方面的工作，进一步提高外事管理和业务审核水平。第二，全过程关注外事管理的信息采集工作，及时梳理提炼有效知识，定期编撰并发布《外事工作Q与A》系列问答。针对因公出访团组和外事接待事项的差异性，应采取多种形式进行定向培训和指导。为保证执行任务全过程的顺畅，外事专员要做到出访期间全程跟踪，对出访人员在国外遇到的突发事项进行及时、准确的指导，帮助因公出访人员处理紧急情况，保障其安全回国。第三，多途径培训宣传知识普及化。积极开展因公出国总结，并有针对性地进行研究探讨，做到信息资源共享最大化。可以年度培训计划、刊物连载、定向培训等形式对外事知识进行宣传，工作方式要从以往的“等着问”向“主动讲”转变。由员工内部到航天企业间的知识共享提升了航天企业外事管理队伍的整体能力。