人力资源开发视角下医院人事档案管理研究

2020-01-17赵梅玲

黑龙江科学 2020年11期

赵梅玲

(泰安市妇幼保健院，山东泰安 271000)

1 医院人事档案管理的重要意义

在医院人力资源开发中，加强人事档案管理能够为管理层提供决策参考。人事档案在个人的学历、特长、从业经历、职务职称等方面有着详实的记录，而随着医院运营规模的不断扩大，必然会产生人力资源开发的需求，而人事档案不仅能够从个人基本信息上为管理者的人事组织工作提供依据，还能够从宏观角度调整、优化人力资源结构。

有利于推动医院资源的优化配置。人力资源是医院资源储备的重要内容，人力资源的调整带动着相应资源的配置，因此，在内部控制建设中，医院可以依托人事档案对不同岗位人员的信息进行精准分析，并结合诊疗服务要求作出科学调整，以完善各岗位的任务分配结构，提高人力资源利用效率。

能够有效提升人力资源的整体素养。基于我国医疗卫生资源紧缺的现实，建立一支专业素质较高的医护人员队伍则成为医院提高医疗卫生服务水平、落实医改政策的必然选择，而完整、可靠的人事档案则能够成为医院甄别、选择人才的参考依据，并有针对性地落实医院人力资源培养方案，调整资源开发思路，提高医护人员队伍以及管理人员队伍的职业素养[1]。

2 医院人事档案管理的相关策略

目前医院人事档案管理的困境主要表现为：领导者缺乏宏观管理规划，基层管理人员对于人事档案的管理意识不强，“重医疗、轻人事”的管理状况依然比较普遍；档案管理模式相对滞后，片面注重人事档案信息的收集及保管，忽视了对档案资源价值的开发与利用，导致信息化档案管理进程迟缓；档案管理文化缺失，对于档案管理难以形成统一化、规范化的管理环境；管理人员的专业素养有待提升，目前从事人事档案管理的工作人员更多的是多数由医院的办公室及医务科等后勤人员兼任，在专业性上难以保证档案管理质量，且无法适应信息化档案管理趋势。针对上述问题，医院可以从以下几点优化与完善人事档案管理。

2.1 引入人力资源开发，革新档案管理理念

在医疗卫生体制改革的过程中，人事管理体制变革也逐渐引入了人力资源管理理念，从人才培养与挖掘的角度出发，对医院的内部建设提出新的思路。在人力资源管理过程中，人事档案管理需要给予管理者信息方面的支持，因此，要想保证档案信息的真实、完整、优质，则需要管理者从思想认识层面打破管理局限，重视人力资源的价值。基于人力资源开发视角，医院人事档案管理理念的转变主要体现在：第一，领导者应该具备大局意识。从人力资源开发的要求出发，对人事档案的管理作出全面规划，切实落实人事档案管理规范，形成良好的档案管理氛围。第二，医院员工应树立全员参与的管理意识。即结合医院要求自觉归档，将个人档案主动交由人事部门管理。第三，档案管理人员应具备服务意识。从基本信息、道德品质、精神面貌、技术水平等层面对员工档案资料进行全面管理，并主动挖掘其中的数据资源，为管理者提供可参考信息，推进医院人力资源的有效开发。

2.2 完善信息管理系统，实现档案动态管理

在信息化档案管理背景下，医院应增加投入，积极搭建信息系统平台，针对人力资源开发，形成动态化管理模式。例如，通过引入专业化人力资源管理软件，系统能够对人事档案、人员招聘、人事流程、绩效考评、考勤统计、工资单发放、员工培训等人事工作进行集中化管理；通过应用软件对员工进行考勤签到，自动生成工作出勤轨迹，快速掌握员工上下班出勤情况，以及各科室医护人员的工作过程，并自动形成每日、每周、每月、每个员工的考勤数据的动态化统计；形成考勤报表；人事部门负责人利用系统自动完成对员工绩效的审核；员工档案信息与办公平台紧密融合，不但记录所有员工的工作痕迹，还能将员工在公司的生命周期过程中的信息完整的管理起来；相关人员可以利用系统平台随时随地方便查看医院人力资源档案信息，同时系统利用访问权限确保员工重要信息的安全性；将员工合同同步进行电子化管理，并上传云平台，形成人力资源管理记录，而这些都能够成为人事档案更新的重要依据[2]。

2.3 加强档案资源利用，促进人力资源开发

在大数据、云计算的技术支持下，医院的档案信息获得了开发与利用的机遇。因此，医院应根据人事档案信息构建人力资源管理模型，制定人力资源开发策略。在大数据背景下，医院应提高档案信息的真实性与完整性，确保数据来源的质量，结合人力资源开发要求，对档案数据库中的个人信息进行提取和分析，并通过建立统计模型，简单明了地判断分析出个人履历的真实情况，同时利用数据的关联性，实现对个人相关信息的串联，从而建立更加立体、可信的数据模型，以有效控制人力资源的质量，提高档案利用效率；对档案信息进行简单化、智能化处理，利用医院现有的软硬件条件，将人事档案进行分级、分类管理，将传统机械化的档案资料收集转变为智能化的资源开发过程，提高系统自动完善档案信息管理能力，为医院人力资源管理提供决策依据。

2.4 培育档案管理文化，优化医院管理环境

档案文化对医院的内部控制的现代化发展具有重要意义。对于人事档案管理而言，医院应结合立足档案资源的重要作用，从档案的生成与利用入手，并由档案管理延伸到人的管理，形成严格、规范，且能够体现人文关怀的档案管理文化。医院在人事档案管理文化建设中，应积极推动档案的编研工作的进行，利用信息系统提高人事档案编研效率，同时利用主题活动实现档案管理文化宣传，形成全员参与的管理氛围；完善管理制度，形成严格、规范的档案管理文化，针对人力资源管理要求，对人事档案进行分级管理，并建立严格的管理标准，促使相关人员根据管理要求，落实档案管理责任，提高制度化管理水平；加强人事档案资源共享，打破人事档案传输障碍，形成统一化档案标准，构建开放性的档案管理环境。

2.5 培养档案管理队伍，提高人力资源素质

目前，医院人事档案管理的工作人员，数量不足，且年龄偏大，许多人不具备专业的档案管理知识，更多的是凭借经验进行管理工作。对此，医院应结合人力资源开发要求，对档案管理工作人员队伍进行全面建设，例如，结合医院人力资源管理实际情况，从政治待遇、经济待遇等方面给予管理人员优惠，吸引专业人员进入到档案管理领域；对档案管理人员展开定期培训，通过院内学习或者外出学习的机会，拓宽管理人员的眼界，丰富其工作经验[3]；逐步改善档案管理环境，营造温馨、活跃的办公室氛围，运用柔性管理措施改善工作人员的心态，提高其参与人事档案管理的积极性。