人事档案管理信息化工作中存在的问题及完善建议

殷菁遥

(黑龙江测绘地理信息局 后勤管理中心，哈尔滨 150000)

人事档案是储存人才信息的重要资料，集中反映了一个人的文化程度、社会经历、业务成长以及工作能力。做好人事档案管理工作是完成好人事工作的基础性前提，也是单位选拔、晋升优秀人才的有力依据，更是上级部门考查人事管理工作细致与否的重要标准之一。当今社会，互联网、大数据技术飞速发展，智能化、数字化已成为大势所趋，为了满足档案信息现代化的建设需要，提高人事档案管理工作的便捷性、高效性、可靠性，亟需在人事档案管理工作中融入网络信息化手段，为管理与利用人事档案开辟新的途径。

1 人事档案管理信息化的重要意义

人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的关键构成部分。新形势下，构建安全、便捷、共享、高效的人事档案管理信息化系统有利于人事工作与人事档案工作的协调促进、共同发展。现阶段，人事档案主要以纸质材料的形式保存，管理过程中主要借助人工进行手动操作，这一操作过程涵盖了收集材料、分类归档、调阅、借阅、审核等动态管理过程，业务繁琐、工作量大，客观存在人力、物力的耗费问题，导致工作效率低下，占用工作人员太多时间。同时，会受到外界因素或工作人员主观情绪的影响，在操作过程中会因操作不够细致而发生失误错漏，增添了后续信息整理的难度。而在实现人事档案管理信息化后，只需做好一次详实的基础性信息录入就能够反复使用信息。通过网络大数据可以实现档案信息的实时调取、分析与检索，不再需要档案管理人员到库房翻找厚重的纸质档案，可大幅提高工作效率和档案信息资源的利用价值。

2 人事档案管理信息化工作中存在的问题

2.1 档案管理人员缺乏专业度

很多单位对人事档案管理工作的重要性认知不足，大多数人认为人事档案管理只是简单的保管类工作，不需要具备专业技术知识的人员进行维护，因此随意配置人员进行档案管理，档案管理人员往往身兼多职，工作重心也逐渐发生偏移，导致没有精力去钻研人事档案业务，也缺乏时间在专业知识上做精进。人事档案管理工作需要循序渐进的逐步优化，需要在创新思维下不断学习新技术、发现新方法、利用新手段。在信息化时代背景下，档案管理人员需具备人力资源管理、档案管理、计算机操作以及互联网技术等相关专业结合起来的综合能力。若仅将这个岗位看做简单机械的保管类工作或不停的调动人员，势必有碍于人事档案精英人才的培养，更容易在档案管理上造成一定范围内的混乱态势，会干扰档案管理工作的持续性发展。

2.2 人事档案信息化管理制度不健全

人事档案信息化管理的主要对象是数据与信息，二者缺一不可，共同构成档案的主体。数据的完整和信息的准确需要依托于统一而规范的数据采集标准，但现阶段却没有行之有效的制度与标准。在信息采集、获取方面，由于缺乏相应的制度规范，再加之工作人员的专业度和意识不够，没能做到及时、准确地采集档案信息，致使数据采集不全面、不完整。在档案信息维护方面，没有形成长效的动态更新机制，导致人事档案信息无法及时实现网络共享与同步更新。因某些单位或部门的体制机制原因，对档案信息化建设不重视，不积极推动相关制度的制定，造成档案信息化管理工作发展缓慢。

2.3 技术设备配备不齐

电子设备是进行档案信息化管理必不可少的重要基础设施，其配置及配置参数会直接影响档案信息化管理的有效开展，在极大程度上关乎人事工作的效率。数据安全是人事档案信息化管理的关键点，如果安全保障存在问题，人事档案信息将很容易被人通过非法程序盗取、利用，会造成不可估量的损失。现阶段，多数单位的领导层仍然认为纸质档案即可满足日常办公需要，不需要进行信息化管理，因此不在档案管理上投入过多资金，于是导致计算机软硬件和相关保密设备等无法配置齐全，使得信息存储与保密具有一定的局限性，极大影响了档案信息化的全面建设。

3 开展人事档案信息化工作的建议

3.1 大力培养人事档案管理人员

开展人事档案信息化管理是一项必须长期坚持的持续性工作，一旦中断将很可能造成档案信息管理的混乱无序。在档案管理工作中，应着力加强档案管理人员梯队建设，引进或培养一支专业的档案信息化管理团队。在选人用人方面，要选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理人员，并及时录入、随时更新职工的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息。同时，要注重知识的不断积累翻新，着力增强培训力度，定期对档案管理人员开展业务与技能培训，不断提高档案管理人员的工作能力和职责意识。通过学习计算机理论及相关操作，使档案管理人员能够熟练运用档案管理软件，用专业素质和过硬的能力为人事档案信息化工作的高效开展保驾护航。

3.2 统一数据采集标准，健全人事档案信息化管理制度

创新人事档案信息化管理的工作理念，统一业务和数据标准，逐步制定并更新人事档案信息化管理制度。第一，应制定可行、统一、规范的数据采集标准，划定档案管理人员职责，明确岗位要求，设立监督机制，一人录入一人检查，避免错录、漏录。第二，引导档案管理人员建立有关信息化检索的观念，使人事档案管理工作向精细化、智能化方向精进，提升工作效率。第三，完善动态的人事档案管理制度，因为人是在不断变动的，人的履历与信息也需要不断完善更新，这样才能有效提升档案信息的利用空间。

人事档案中可提取出的信息关乎每位职工的切身利益，如发生泄露或丢失，将会为职工乃至相关人事工作造成无法估量的损失。因此，在健全档案信息化管理制度的进程中，确保信息的安全是需要优先提出与考量的。例如，在规划全年培训方案时，应考虑安排对人事档案管理人员进行网络技术安全、信息系统应用等方面的培训，谨防信息泄露、丢失。同时，强化档案管理人员的保密意识，制定相关制度，加强对信息安全的保障力度，着力为人事档案管理提供安全可靠的网络环境与制度保障。

3.3 加强软硬件基础设施建设

由于人事档案具有极强的机密性，所以必须在资料的保密技术和软硬件设备方面做好防护，一方面，要加强硬件设备的建设，购置能够满足现实需求的电子设备，如工作站、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机等，并指定专人接受相关设备使用的技术培训，同时应加强库房的防火、防潮、防盗管理，配备灭火器材及测温仪等，并定期进行检查维护。另一方面，要引进专业化的软件设施，应包含保密相关软件、防火墙、备份系统等，降低信息被盗取利用的风险，并通过备份来提高档案资料的安全性。另外，还要搭建安全、稳定的网络环境，实现人事档案信息的网络私密共享。