纸质档案的防护与管理——评 《档案管理》

档案是记录我们信息的重要载体。以前，查一份档案是一件很费时费力的事情；而现在，随着科学技术的发展、互联网的普及，档案的管理方便了许多。现在我们将档案的管理与电脑结合起来，所有的档案数据录入数据库里，方便快捷、保密性高。但是，人们在处理一些问题的时候依然需要纸质版的档案内容，纸质版的档案依然有其存在的必要性，并且发挥着不可替代的作用。因此，纸质版档案的防护和管理工作尤为重要。由唐明瑶、刘益芝主编的《档案管理》一书详细地介绍了关于档案的收集、鉴定、保管和统计等工作。对于一些专业人士和在校学习与档案有关专业的学生们，它是一本非常专业的档案管理工具书，为我们提供了关于纸质版档案的防护与管理的建议。

该书共有十一章，第一章是档案与档案管理概述；第二章是档案收集工作；第三章是档案整理工作；第四章是档案鉴定工作；第五章是档案保管工作；第六章是档案检索工作；第七章是档案编研工作；第八章是档案利用工作；第九章是档案统计工作；第十章是几种专业档案的管理；第十一章是音像档案、资料与实物管理。编者通过对档案各方面工作的介绍，目的在于指导我们以理论为基础，并与实践相结合，完成纸质档案的防护与管理工作。

纸质档案的防护与管理受到很多因素的影响，主要表现在以下几个方面：

首先，档案工作人员的保护意识不强。很多人都认为档案的管理与防护工作很简单很轻松，但其实档案的管理工作责任重大。一些档案工作人员掉以轻心，常常会导致档案出现丢失和内容错误等问题，稍有不慎就会出现难以挽回的后果，因此档案管理人员必须细心看管。同时，档案管理人员要注意对存放环境的关注，调整室内的温度和湿度，这对于档案的存放至关重要。还有要做好存取档案人员的登记工作，时刻提高自己对于档案保护意识。

其次，档案使用者的管理意识有待提高。很多档案的使用者对于档案的管理不认真，不能够很好地保护档案的完整。还有一部分人使用完档案以后没有按时归还，这些问题都会导致档案的缺失。对于这种现象档案管理人员和使用者应该以负责任的态度去对待，写一个档案归还证明之类的书面材料，这样确保档案的安全性与完整性。

再次，纸质档案的防护措施不健全。纸质档案是最容易受到破坏的，尤其是在面临一些特殊情况和突发灾害的时候。这就要求档案管理部门要有应急防护的措施，尽可能地减少档案的损失。当前一些档案管理部门缺乏应急防护的有效机制，即使有，也是纸上谈兵，在紧急情况出现的时候也很难达到实际的效果。因此，一旦发生危险，档案管理部门难以应对。

由于纸质档案对其保存的要求比较高，因此在纸质档案的防护与管理当中要注意以下三个问题：

第一，对于纸质档案管理来说，要选择各项基础设施都完善的地方去存放档案。要选择干燥通风的地方，光照好，远离那些有化学物品和易燃易爆物品的地方，要有安全通道和防火工具。同时还要注意对档案存放房屋的排湿处理和防潮处理，有适当的通风口和除湿器。完成以上的内容以后在档案存放的地方还要注意的是，各种档案的摆放要美观、方便，要有摆放档案的书柜和书架，把各种档案分类归置，按照纸质档案的存放方法，要根据它的纸张材料来进行分类，不同的纸张要分开来放。还要根据它的保密程度来区别存放，一些档案需要密封保管，而一些档案需要摊平展开来存放，从而方便以后查找。

第二，要给纸质档案的存放营造一个合适的环境。首先是房屋的温度和湿度，调控好房屋的温度和湿度对于档案的存放来说至关重要，它关系到档案能够存放多久的问题。其次，是光照的问题。由于我们的档案是手写或者打印的，光照太强会产生纸张变质、老化、褪色等问题。要适当地调节房间的光照，必要时可以采用灯光照明的措施来解决光照问题。最后，存放档案的环境还要注意空气的问题。空气中的污染物增加也会对纸质档案的存放产生危害，一些污染物和细菌会使档案的纸张变质、褪色。因此，给纸质档案的存放营造一个合适的环境至关重要。

第三，要加大力度对纸质档案防护与管理人员的培训。对于档案管理工作来说，人是关键。针对这种情况，首先有关部门要对档案管理人员进行集中培训，强化他们的责任与保护意识，提高他们档案管理与防护的技能。其次，还要制定相关制度规范，一旦违反规定，要追究其责任。只有这样档案的工作人员才能做好自己的本职工作，减少损失。最后，还要提高他们应对突发情况的能力，以免出现灾害时惊慌失措、手忙脚乱。只要对档案管理人员时常进行培训和教育，那么在档案出现任何问题的时候，他们都能够及时处理。