人工智能技术在档案管理信息化中的应用

孙晶晶 秦皇岛排水有限责任公司

档案管理工作在人工智能技术的支持下，其信息化水平正在不断提高，而且档案管理工作的效率也会得到进一步提升。因此，要积极探讨如何将人工智能技术广泛地应用在档案管理信息化之中，使档案管理人员能够摆脱繁重的工作，为相关人员提供更加优质的档案服务。

一、人工智能技术在档案管理信息化中的优势

（一）提高检索效率和准确率

在档案管理中应用人工智能技术保证各项检索工作迈向智能化方向，这样就可以降低检索中存在的错误，还可以提高检索效率，优化检索途径，采用先进的检索技术能够对档案内容和关键词进行拓展检索和推送，全方位满足用户的需求，使用户能够及时了解与之相关的内容。人工智能技术可以降低人力资源的投入，只需通过网络就可以满足用户的检索需求。

（二）提高档案管理效率

在人工智能技术的支持下，档案管理效率可以得到有效提升。只需要在计算机网络中编制一个程序，就可以自动将相应的工作档案和内容上传到计算机之中，当项目完成后，就可以形成完整的档案。这种方式不仅可以节省档案管理的时间，还可以保证数据的准确性和及时性。档案人员只要在后台进行编程操作，就可以及时将信息进行收录。

（三）节省成本

人工智能技术可以节省档案管理的成本，无需耗费大量的人力和物力。在应用人工智能技术的过程中，需要购买与之相关的设备和服务，一旦设备出现问题，就可以通过完善的售后服务解决问题，同时，设备还可以定期得到更新。在传统的档案管理工作中，企业需要雇佣大量的管理人员，这样就要消耗许多人力资源成本，而且还无法保证工作的质量和效率。人工智能技术却可以通过持续工作的方式使各项工作圆满完成。因此，从长远角度来看，应用人工智能技术可以保证档案管理工作的成本不断下降。

（四）提高档案管理的安全性

应用人工智能技术进行档案管理可以提高工作的安全性和可靠性。人工智能技术可以明确相关人员的工作权限，在进行档案查阅上有严格的限制。通常会应用多元化安全密钥的方式保证档案的安全，这样就可以进一步提高档案管理信息化系统的安全性。与此同时，还要建立完善的防火墙，避免病毒和黑客攻击系统。

二、人工智能技术在档案管理信息化中的应用

（一）系统智能识别技术

系统智能识别技术的应用范围比较广泛，具有相对完善的技术体系。系统智能识别技术主要是在搜索引擎上所使用的搜索框，其不仅可以保证用户通过文字进行检索，还支持图片和语音检索。因此，将系统智能识别技术应用在档案管理信息化建设之中，可以大大提高档案管理水平。用户在进行档案的查阅时，可以利用系统智能识别技术对答案的标题或其中的关键词进行检索，点击检索按钮后，就可以搜索出与本档案相关的内容。由于系统智能识别技术支持语音搜索，因此，用户还可以利用语音对文档进行搜索，系统可以对语音进行识别后转化成文字，就可以帮助用户在第一时间内检索到相应的档案。采用图片智能识别技术也可以进行搜索，系统通常会提供与此图片相近的内容，以备用户选择。

（二）指纹虹膜识别技术

指纹虹膜识别技术可以保证档案管理工作的安全性。如果用户需要查阅某些机密文件，就可以利用指纹虹膜识别技术对人的虹膜和指纹进行识别，这样才能获得文件查阅的权限。档案管理工作的安全性要放在首位，尤其涉及一些机密文件时，就需要由专门的人员进行管理和查阅，这就需要严格界定权限，应用指纹虹膜识别技术则可以实现上述要求。可以将相关负责人的指纹和红膜进行录入，当工作人员需要查阅与之相关的档案时，系统就可以对红膜进行扫描，成功匹配后就可以进行查阅；如果不匹配就会产生警告，系统还会以短信或电子邮件的形式发送到相关人员的手机之中。

（三）网络平台共享技术

在档案管理中涉及诸多工作，而且传统的档案管理流程比较复杂，如果需要对档案进行查阅或借阅，则需通过逐级审批的方式。为了进一步提高工作效率，优化审批流程，可以利用网络平台共享技术，对审批流程进行简化，相关人员只需利用网络平台就可以进行审批。网络平台还可以实现对档案的共享，员工通常可以在单位内网中就可以查阅档案。

（四）智能检索技术

在人工智能技术中，智能检索技术可以保证传统的档案管理工作效率得到有效提升，还可以减少档案管理人员的工作压力。智能检索技术可以保证用户所需的信息能够在第一时间内得到展示，还能够为用户展示与关键词有关的搜索结果，满足用户的多元化需求。随着智能检索技术的不断完善，先进的档案检索系统会为档案管理人员工作提供更多的技术保障档案管理人员工作提供更多的技术保障，使各部门的档案信息能够得到统一管理。

三、结束语

总之，在档案管理工作中要充分利用人工智能技术，实现管理信息化建设，降低管理成本，提高工作效率，解放劳动力，满足用户的各项需求。随着人工智能技术的不断发展，档案管理工作将会得到进一步优化，档案的价值也可以得到进一步体现。