实现物资集中采购有效降低采购成本

2020-01-17

环渤海经济瞭望 2020年8期

所谓物资集中采购，就是指通过公开或者邀请招标的方式，将施工建设中需要采购的物资集中为一个订单，并通过考察供应商、询价比价等过程，评价各个供应商的优缺点，最终确定物资品质较为优秀的供应商，实现施工项目物资的集中采购。现阶段，我国经济蓬勃发展，施工建设领域也得以呈现良好的发展态势，工程任务和物资需求规模的增加，使物资集中采购成为当务之急。

一、物资集中采购的优势和特点

施工各企业通过专业的采购单位，能够实现对施工项目建设所需物资的集中采购，作为物资集中采购的关键环节，采购单位发挥着极为关键的作用。首先，实现物资集中采购有助于管控和降低采购成本，基于物资集中采购模式，能够进一步降低生产成本，提升生产效率，可以使采购单位在于供应商洽谈合作的时候处于优势地位，实现对物资价格的控制，同时，在设备的集中采购方面，采购单位可减少一些不必要的环节，控制资金流动，优化资源配置。其次，有助于采购单位树立良好的企业形象，在市场竞争日趋激烈的形势下，采购单位若想实现良好企业形象的构建，就要基于集中采购方式，发挥业务特长，控制物资和设备数量，获取采购主动权，直接与供应商构建战略关系，进行大宗物资的采购，不仅能够提升物资采购效率，推动企业标准化生产，还能准确计算物资使用情况，在准确的时间内完成物资的采购。最后，可以提升采购单位的资金利用率，利用物资集中采购方式，以招标的形式为各个供应商提供公开平等的采购平台，采购单位则可在其中选择质优价廉的供应商与之合作，有助于采购单位获得供应商的鼎力支持，构建长期的战略合作关系，最终实现二者的协调发展[1]。

当前，我国的物资集中采购工作主要具有采购量多、周期长、采购工序复杂繁多、采购集中程度和决策层次较高的特点，采购单位通过实行物资集中采购，能够获取物资供应商一定的优惠政策，并且能够体现采购单位物资采购的专业性。

二、现阶段采购单位物资集中采购现状

（一）缺乏专业的评估体系。采购单位想要实现物资集中采购的价值和作用，就要重视供应商在此环节中发挥的重要作用。当前，我国采购单位缺乏专业的对供应商的评估体系，致使其在实际的物资集中采购工作中，存在一定的成本风险。面对市场上良莠不齐的供应商，采购单位很可能因为一时疏忽，购买了低质量的物资，也可能受供应商信誉影响，没有及时获取到物资，进而延误施工单位的工程项目。因此，采购单位的相关人员要提高自身的辨别能力和专业能力，做好和供应商的沟通工作，避免物资质量不达标、供应不及时、错货现象发生，构建高效的评价过程，降低采购成本和风险[2]。

（二）物资集中采购需求缺乏科学性和准确性。一般情况下，采购单位的项目采购需求由施工单位的现场施工人员提出，经过层层审批上报后，才会交由采购单位进行集中采购。此环节中涉及单位较多，过程错综复杂，一招不慎，全盘皆输，可能会出现物资库存积压现象，增加施工单位的成本支出。

（三）物资集中采购计划模糊。信息时代下，部分采购单位没有实现对物资采购的信息管理，仍然沿用传统模式下的手工操作方式，进行采购计划的编制，已经无法适应采购单位日益增加的物资购买订单和规模，可能会出现重复采购现象，增加采购单位的费用支出[3]。

（四）物资采购人员缺乏专业性。当前，采购单位部分物资采购人员采购技能和知识的不完善，影响着物资的集中采购。部分采购人员在物资集中采购工作上存在误区，无法最大程度的发挥出组织方的价值和作用；由于没有平衡供货方、采购方和组织方三者之间的关系，采购活动的有效性、规则性和真实性也大大降低；在正式进行采购工作的前期阶段，采购人员专业知识和能力的不足，并未对采购资金进行合理计算和科学规划，没有通过集中渠道进行采购，部分材料甚至远远高出市场价格，严重增加了采购成本，与实际的集中采购初衷相背离；部分采购人员为了谋取一己私利，虚报采购费用，进行虚假或过多采购等，严重影响了采购单位的形象。另外，部分采购单位虽然具备优秀的物资采购领域的员工和人才，但其员工却普遍缺乏施工实践经验、缺乏对施工现场生产设备的了解，因此，采购单位要重视对人才的引进和培养，推动物资集中采购高效完成[4]。

（五）各部门之间的配合性和协调性不足。完善的物资集中采购工作需要采购单位各个单位间的密切配合，只有在采购单位各个部门充分理解、交流和合作的基础上，采购单位才能最大程度的发挥出自己的优势，降低采购成本，实现最优的集中采购目标。但通过采购单位集中采购工作的实际情况来看，采购单位的各个部门之间存在一定的观点分歧，影响着最终的采购效率。在进行某些物资的采购时，各个部门之间容易发生上报物资数目与实际不相符合的现象；在采购大宗物资时，部分部门为了减轻自身的责任和负担，往往将责任推脱给其他部门。而物资集中采购工作的重要要求之一就是力求严谨，一旦中途任何一个环节出错，都会影响整个采购工作的进展，延长采购环节时间，影响采购单位工作和物资的使用效率，不仅不利于采购单位各个部门之间的和谐相处，也无法真正的体现出集中采购的优势[5]。

三、采购单位提升物资集中采购水平的有效措施

（一）提高物资采购人员的认识水平。作为影响采购单位物资采购工作质量的基本性和关键性因素，采购人员的认识水平是物资集中采购工作得以顺利进行的前提。因此，采购单位要构建有效的措施，如：培训、讲座和日常宣教等，来提升负责物资采购人员的认识水平，推动其加深对物资集中采购的认识，明晰物资集中采购工作与以往的零星式采购模式有所不同，要严格把控集中采购的每一个环节，落实采购的申报、预算、合同、验收、储存、结算等工作，在保证工作质量的前提下，最大程度的实现降低成本的单位发展经济目标，进而达成节约社会资源的根本目标[6]。在培训工作方面，基于物资集中采购工作具有的复杂性、综合性和覆盖范围广的特点，采购单位必须要强化对采购人员的培训，丰富采购人员的知识领域和专业能力，使其能够以饱满的态度，专业的精神投入到采购工作中来。同时，采购单位可大力引进有关物资集中采购工作的优秀人才，持续提升自身物资集中采购工作的规范化程度，进而强化自身的专业化水平，实现自身的持续、健康和良好的发展。

（二）构建完善的评估体系和管理制度。为构建有效的评估体系和完善的管理制度，采购单位可以基于采购经验，强化对供应商的选择和评价，将供应商的物资质量、供应时间等纳入到评价范围中，综合进行考虑，并以供应商的类型为标准，科学的对供应商进行分类，构建以供应商资信、业绩、名称等为内容的信息库，要求采购部门专业的人员对其进行评分比对，实行周期性评价，并做好对供应商信息数据库的及时更新[7]。

（三）实行物资集中采购计划定额制度。采购单位在进行详细的物资集中采购计划编制工作时，可以实行定额制度，首先要保证采购计划的准确性、可行性和预测性。其次，要保证采购计划具有详细的主要和辅助物资的信息。最后，在进行物资采购定额工作时，要基于工程生产技术的实际和物资的市场价格，仔细进行分析和研究。

（四）建立物资集中采购的监督机制。为保证物资采购单位各项工作的有序进行，要求采购单位各部门之间要密切合作交流，认真履行自身职责，严格落实内部物资采购相关制度。采购单位要建立科学的物资集中采购监督机制，以实现物资集中采购过程的民主性和可控性，对于重要的采购订单，采购单位可以事先召开采购会议，明确采购目标，划分采购人员的职责权利，并发挥单位群众和部门的监督审核作用，管控采购过程和清单，严格要求采购人员，促使其形成严谨、负责、踏实的工作态度，进而圆满的完成本职工作。同时，还要将监督机制和考核机制相协调，联合审计部门，监督采购过程，做好资金支出和结算的记录和审核工作，强化集中采购资金的利用率，降低不合理之出现象出现的概率，进而实现采购活动的廉洁性，避免采购人员出现因公徇私现象。

（五）贯彻合同要求，构建货款支付体系。供应商和采购单位贯彻合同要求，是物资集中采购制度得以高效完成的前提条件。因此，合同各主体要严格遵循合同上的相关条款开展交易活动，进行货款结算。当然，采购单位自身也要具备一定的银行信用额度，必要时可以用于支付供应商的货款。还要成立专门的监督小组，负责协调货款支付中产生的困难和问题。为避免支付中出现资金不足现象，采购单位还要基于采购计划实际情况，预留充足的支付资金[8]。