办公室精细化管理探讨
2020-01-17金延玲山东核电有限公司
金延玲 山东核电有限公司
办公室管理对于整个企业运营发展而言非常重要,办公室实施精细化管理,在工作中明确正确的指示,有助于促进企业内部各个部门之间的配合和协调,促进企业更加高效的运转,提升工作效率,为企业发展节约成本。办公室精细化管理的有效实施必须要充分提升企业员工的认知和意识,发掘员工的潜在能力,积极规范践行精细化制度,从而将精细化思想培养成常态化、规范化的日常工作习惯。
一、办公室精细化管理中存在的问题
(一)办公室管理存在岗位不清职责交叉
办公室高效运转管理离不开其自身管理机制的建设与完善。办公室的员工各自的岗位都有其特殊性,每位员工必须清晰个人对于集体发展的重要作用,明确自身的职责定位,当整个部门能够统一思想认知,也就为办公室精细化管理创造了良好的基础和前提。事实上办公室管理工作中,很多工作人员无法真正将这一要求落实到位,由于不同员工个人情况不同,自身工作优势和特长存在差异,办公室日常业务比较繁杂,很多职责并未明确具体的人员来负责,导致岗位存在一些空缺。对于一些比较普通且可替代性比较强的工作却重复人力在负责,导致发生工作职责重叠的现象,遇到问题则会互相推诿,工作职责分工不清晰是非常突出的一个问题,因此要加强办公室精细化管理,充分促进部门整体的协作与配合,提升工作效率。岗位职责划分不清晰,沟通不顺畅则很难实现高效统一的目标。
(二)办公室人员的个体综合素质不高。
办公室各项工作有其独特性,不同的工作对人员的工作技能水平也有不同的要求,因此多面手比较多,既要具备丰富的工作经验,同时能够有效协调沟通各个部门,需要具备一定的责任感和认真细致耐心的工作心态[1]。然而很多企业办公室工作人员自身工作技能不够专业扎实,工作过程中比较懒散,缺乏足够的责任感,工作时间不能严格遵守规章制度,导致办公室工作效率不高,严重影响企业整体实施规范化精细化的管理机制。
(三)办公室的管理制度存在不完善的情况。
因为办公室工作繁杂,很多工作都属于临时性和阶段性的,非常容易造成混乱。因此办公室缺乏健全有效的制度约束的情况下,工作效率和效果也都难以保障。办公室的领导自身缺乏足够的处事能力,遇到突发情况容易下发错误指令,导致整个集体上上下下混乱无序,因此精细化管理更是难以充分开展。
二、办公室精细化管理的策略
(一)强化人员岗位意识和工作主观能动性。
办公室工作人员首先必须要充分加强自身对于岗位职责的认知,有效提升并发挥自身的主动性和积极性,根据精细化管理的思想和理念,充分明确办公室各个岗位的工作职责,根据办公室管理的各项制度规范和要求,严格认真执行落地。日常工作过程中,办公室人员应当以身作则,积极端正工作态度,加强内部的协作配合,有效维护办公室的正常管理秩序,推动办公室工作效率的提升和改善[2]。加强工作各个细节的管理,针对细节之处深入挖掘探究,坚持提升员工个人的工作技能,提升服务意识,加强岗位工作责任感,积极主动为其他部门以及对外服务,从而加强办公室精细化管理的有效性。
(二)完善办公室精细化管理的工作体系。
办公室精细化管理的有效开展必须要健全管理机制和管理体系,部门管理者应当根据工作需要,合理划分部门岗位的工作分工,明确职责权限。严格根据企业战略发展目标明确办公室的工作规划以及具体工作事项,坚持将责任落实到具体的个人,工作制度科学规范,严格照章办事,遇到问题,主动积极地应对处理。
(三)建立完善的办公室精细化管理考评体系。
办公室精细化管理的实现,必须要充分明晰不同岗位的具体情况,针对复杂的工作要以正向积极的心态来承担。同时还应当加强具体的奖惩考核管理机制的建设,以便充分激发员工的工作热情和积极性,更加配合精细化管理的要求和规范,对于不同岗位制定具体的考评指标,加以合理量化,激励员工更加主动自觉提升工作效率。
(四)提高办公室精细化管理水平的关键
办公室工作顺利有序组织落实,必须加强自身管理理念的创新和与时俱进,积极完善办公室精细化管理的各项标准,不断提升办公室工作人员的综合素质能力,针对日常工作过程中出现的问题,及时处理,优化工作管理制度体系,完善工作方式方法,提升精细化管理程度。紧跟时代发展的步伐,打破传统模式理念的束缚,结合企业机构部门的设置情况,调整自身管理职能,为上级下级提供有效服务。办公室精细化管理必须要把控合理的工作节奏和效率,针对每一件工作都应当积极认真地对待。
三、结语
总而言之,办公室精细化管理对于企业的高效运营发展意义重大,办公室工作繁杂,更应当重视管理的精细化与规范化,不断改进创新工作方法,提升工作效率,积极践行精细化管理的先进理念,促进各项工作顺利高效组织实施。