均衡管理在南水北调中线水源工程档案管理中的应用

吴继红 付正刚 陈正韩

摘要：为了建立科学高效的工程档案管理体系，将均衡管理方法应用于工程档案管理。介绍了南水北调中线水源工程档案管理中均衡管理的应用经验，包括参建各方职责划分、文件管理与档案管理、档案目录与实体管理、关键环节任务分配、档案专项验收准备等5个方面，涉及档案管理职责、管理流程、任务分工等3项内容，使档案管理体系得到调整优化。

关键词：工程档案;档案管理;均衡管理;南水北调中线水源工程

中图法分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：1006-0081（2020）12-0074-03

工程档案管理是工程管理不可或缺的部分，然而在实际工程管理实践中，“重工程，轻档案”问题普遍存在。工程建设与档案管理失衡的根源是档案管理体系各构成要素的失衡。在工程档案管理中，应用均衡管理能够让建设单位与参建单位、建设单位文件管理机构与工程管理相关部门在档案管理职责、管理流程、任务分工上保持一种均衡状态，实现工程档案管理体系的高效运转。

1均衡管理的内涵

均衡管理是指“通过研究组织或系统内部各要素间的逻辑关系，……使其内外部各要素在质、量和能等方面保持合理的‘度，在结构方面保持相对稳定，在关系方面保持相互协调、相互适应，……从而发挥其最大效能的可持续发展的管理方法”。均衡包含平衡，反映多要素的关系状态，且常常是系统概念，以其为核心的管理方法强调系统思维的运用。

合理的“度”是实现均衡管理的基础。若系统各要素在质或量上的比例关系不恰当，就会导致失衡现象的发生：过右表现为管理松弛、失序甚至失控;过左表现为管理过严、过度，不信任成员，扼制了成员的主动性与创造力。恰当的“均衡点”是实现均衡管理的核心。“度”的把握和关系的协调是为了找到均衡点。一旦均衡点出现，均衡的目的就达到了。总之，均衡点问题是均衡的核心问题。寻找均衡点时，不仅要把握各要素“度”的合理性，也要保持好其结构的稳定性，如对组织中的职位系统、责权结构、奖惩措施等的制度化。

2工程档案管理中应用均衡管理的意义

工程管理不仅需要实现工程与档案的管理均衡，也要解决两者各自的均衡管理问题。工程档案管理的“均衡态”表现为工程档案管理体系的高效运转。因此，建立工程参建各方共同组成的科学档案管理体系，实现工程档案管理的质量目标，是工程档案管理中应用均衡管理的根本意义。

档案管理体系“涉及档案管理体制架构、档案人员队伍培养、档案工作机构和工作岗位、档案工作制度和标准、档案信息管理系统等诸多要素的统筹、协调、完善和功能最大化”。工程档案均衡管理“度”的把握，重点是档案管理职责、管理流程、任务分工等关系及比例的协调化，避免出现档案管理制度与业务要求相冲突，管理职责与人员职能结构不匹配，工程档案人员或技术人员工程档案管理不善而导致经济损失等失衡等现象。而“均衡点”的确立，应以保障工程档案质量为依据，采取“合作是有利的‘利己策略”，强化建设单位档案管理机构、工程管理相关部门、参建单位等全员和全过程参与的档案意识及协同能力。

3均衡管理在南水北调中线工程档案管理中的实践

南水北调中线水源工程是以丹江口水利枢纽初期工程为基础的改扩建工程，包含3个设计单元工程，由南水北调中线水源有限责任公司（以下简称“中线水源公司”）负责建设。其中，丹江口大坝加高设计单元工程是实现“南水北调”的中线标志性工程，具有参建单位多、施工难度大、时间跨度长、项目变更多等特点，工程档案管理中容易出现缺乏前期规划、专兼职档案人员流动大、档案业务能力不足、档案工作检查监督不够、档案管理职责无法落实等问题。中线水源公司采用均衡管理，着眼于工程档案管理5个方面的均衡，围绕档案管理职责、管理流程、任务分工3项内容，调整优化档案管理体系，取得了良好效果。目前，中线水源公司管理工程档案近2.5万卷（件），管理水平达到了水利部档案工作规范化管理二级标准。

（1）工程档案管理各方职责划分的均衡。工程档案管理涉及档案管理机构、工程管理相关部门和工程建设单位，各方职责划分是均衡管理的重要内容。采取的均衡策略包括：①通过合同约束并强化参建单位档案管理的责任心;②依赖工程技术人员的专业专长，结合工程实际情况及归档文件范围，检查审核文件登记目录及文件的完整性、准确性、系统性;③通过部门职责及考评制度，明确档案管理人员、工程技术人员责任及奖惩方法等。同时，制定了《南水北调中线水源工程档案验收工作方案》《南水北调中线水源工程档案验收技术规定》《南水北调中线水源工程项目文件管理细则》《南水北调中线水源工程声像材料拍摄规范》等“1个方案、3个细则”，将工程档案管理工作明确细化。

（2）工程文件管理与档案管理的均衡。工程文件管理与工程档案管理虽是不同阶段、不同主体的管理，但文件形成者对文件的管理直接影响工程档案的质量。工程文件管理是参建各方应尽的职责，包括档案编制、收集、鉴定、整理和归档移交。“重工程、轻档案”的管理失衡多表现为参建各方将文件的系统性整理工作放到归档移交前，甚至遗留到档案管理阶段来做，难以控制工程档案的品质。工程文件管理与档案管理的均衡策略是将档案管理中对收集、分类、整理的要求提前到文件管理阶段执行，以保持文件管理与档案管理规范的一致性，同时能减少重复性工作，提高归档文件品质，具体措施包括：①把档案收集要求转化为文件编制要求;②把档案分类方案细化工作转化为文件分类方案的建立。

（3）工程档案目录管理与实体管理的均衡。工程建设前期，由于工程管理关注重点集中于施工进度和工程质量，因而对档案管理采取了“前期重目录、后期重实体”的均衡策略。前期的档案管理重在建立目录，具体分工是：①参建单位负责工程文件的收集、登记，确保形成的文件均正确登记在册;②中线水源公司工程管理相关部门根据工程建設实际情况，对照参建单位上报的文件目录进行检查，确保归档文件的完整性。工程建设后期，参建单位集中进行档案实体整理，做好档案归档移交，具体分工是：①参建单位先借助文件分类方案进行模拟组卷，形成全部文件的目录树，然后由中线水源公司工程档案管理相关部门确认，最后按档案管理要求进行整理组卷;②中线水源公司工程档案管理相关部门检查监督的重点是档案实体的整编质量。

为保证档案实体最后能按目录“颗粒归仓”，中线水源公司首先在项目合同中明确了档案管理的质量要求，然后通过“1个方案，3个细则”压实参建单位文件管理职责和公司工程档案管理相关部门的档案检查监督及质量控制职责。

（4）工程档案管理关键环节任务分配的均衡。南水北调中线水源工程档案管理采取了“三阶段”的工程档案与工程建设同步管理模式，即将工程档案质量控制按工程建设过程分成前段、中段和后段。各阶段关键环节任务分配的均衡策略为：①前段抓参建单位的文件编制、文件鉴定与文件分类;②中段抓工程立项时的档案管理质量要求、合同验收时检查审核文件数据的完整性、准确性和系统性;③后段抓工程文件归档移交时的完整性、准确性、系统性和规范性的检查审核及归档移交手续办理。同时，在“1个方案，3个细则”中明确划分参建单位、公司工程管理相关部门及档案管理机构在这3个阶段中的具体分工及责任界限。

（5）工程档案专项验收准备工作的均衡。档案专项验收准备工作主要包括档案实体和验收备查材料的准备。由于验收备查材料内容需由中线水源公司各部门和参建单位提供，故将工程档案专项验收准备工作任务分解到平时工程验收的各个环节，这种“化整为零”的均衡策略给档案专项验收创造了充分的准备时间。同时，中线水源公司档案管理部门根据“1个方案，3个细则”，结合工作实际，分解工作目标，倒排验收工期，编制了《丹江口大坝加高工程设计单元验收进度计划图》《中线水源调度运行管理专项工程设计单元验收进度计划图》《中线水源工程档案验收进度计划图》，实施“挂图作战”，逐项分解任务节点目标，明确完成时限。参建各方以“分级管理、逐级负责”的原则，认领任务，制订计划，确保各项工作按节点目标有序推进。

4结论

中线水源工程档案均衡管理的5个方面主要涉及3项内容：①在管理职责上，参建单位负责工程文件管理，中线水源公司工程管理相关部门负责工程文件的质量把控，公司档案管理机构负责工程档案管理;②在管理过程上，分为文件管理阶段和档案管理阶段，文件管理阶段的各流程又与工程管理相联系，档案管理各阶段部分工作提前到文件管理阶段;③在任务分工上，不同阶段的具体任务会根据时间、质量、成本要求进行动态调整。通过管理职责、管理流程和任务分工的均衡，促进了档案管理体系中组织系统、档案工作制度规范、档案工作基础设施三大类要素的协调统一，使工程档案管理做到了組织上有保证、职责上有分工、制度上有规定、工作上有规范，实现了工程档案从形成到归档移交全过程的系统性控制。

（编辑：李慧）