新档案法下水利工程档案信息化管理发展探讨

2020-01-11李玲霞

海河水利 2020年6期

李玲霞

（海河水利委员会水利信息网络中心，天津 300170）

2020 年6 月20 日，习近平主席签署了第四十七号主席令，修订通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》），并予以公布。新《档案法》新增了“档案信息化”的章节，使水利工程档案信息化管理有了明确的法律依据。

1 新《档案法》对水利工程档案信息化管理的要求

水利工程在建设过程中产生大量的水利工程档案。档案类型多种多样，有传统的纸质档案，也有新兴的电子档案，尤其是出现了开发系统相关的档案。这使水利工程档案信息化管理呈现出许多新的特性，并且面临许多新的问题和挑战，档案工作从传统载体管理向数字管理升级，水利工程档案管理也面临着向信息化转型的趋势。

1.1 水利工程信息化档案管理的特性

（1）针对性。新《档案法》修订前，对信息化档案界定范围不一致、管理标准不统一。新《档案法》明确了档案信息化的定义，提出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。确认了电子档案的档案属性，又为水利工程信息化档案的归档预留下广阔的发展空间。从而使水利工程信息化档案真正成为完整意义上的档案，与纸质档案具有同等的效用。

（2）一致性。长期以来，由于载体形式和管理手段的局限，信息化档案归档和管理一直参照纸质档案管理模式，无法针对信息化档案的特点高效管理，仅能基本满足档案归档合格。因此，尽管确立水利工程信息化档案归档的真实性及价值正面临一系列严峻挑战，但必须努力使水利工程信息化档案归档达到统一的优质标准。

（3）先进性。随着办公自动化程度的不断提高，许多水利工程信息化建设部门甚至业务管理部门开发利用信息化档案的需求逐渐增加，水利工程信息化档案归档与管理变得意义重大。水利工程信息化档案的有效存储，也为档案利用人员提供了方便。基础设施条件的改善也为档案管理人员更新知识、技能提供了条件，可以更好地将对纸质档案的管理经验利用先进的信息化手段进一步拓展到对水利工程信息化档案的管理中来。

（4）完整性。水利工程纸质档案及信息化档案的归档和管理必须有统一的标准，必须做到有法可依。有具备了完善的管理制度，有了制定水利工程信息化档案管理制度的指导原则，这类档案的管理才能够有法可依，才能够充分发挥这类管理的社会经济价值。

1.2 水利工程档案信息化管理应具备的条件

水利工程档案信息化管理可以归结为4 个必要条件：必须以受众群体为服务对象，必须有档案管理及业务人员共同介入，必须进行技术鉴定，必须有符合实际的管理制度。

1.3 新《档案法》对促进水利工程信息化档案管理发展的意义

（1）界定了档案的定义。新《档案法》明确：本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。新《档案法》对档案的定义能够完全包含水利工程实施中实际产生的档案类型。

（2）明确了档案的服务对象。新《档案法》明确：为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，进一步明确了档案的服务对象。

（3）保障了档案管理的资金。信息化档案的发展变化以及档案管理信息化的需求都需要足够的资金支持。新《档案法》中第三条新增：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”进一步保障了档案管理的资金。

（4）明确了档案密级的管理。信息化发展给档案归档和管理带来了新的挑战。新《档案法》规定：“涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。”进一步明确了水利信息化档案密级的管理。

（5）明确了对档案信息化建设的总体要求。新《档案法》进一步明确了将档案信息化纳入信息化发展规划，使水利档案信息化建设有了法律保障。新法要求应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，推进传统载体档案数字化等。并对档案馆在档案信息化中的职责做了明确要求，推行建设数字档案馆并推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

新《档案法》作为我国档案管理的基本法律，是水利工程档案信息化管理的重要指南。

2 当前水利工程档案信息化管理面临的问题

2.1 水利工程档案管理缺乏完善的信息化系统

“在水利工程档案信息化管理的过程中，有很多的专业性计算机软件，包括电子信息、水资源、水质监测等管理系统。这些项目目前很难同步进行，无法得到统一化，现阶段也还没有统一完善的水利工程档案信息化管理系统，无法对各级水利工程档案进行系统化的管理。”各类软件因程序编码、开发环境等不一，在实现有效的数据交互、资源整合和互联互通方面存在难度，水利工程档案信息化管理水平有待提升。

2.2 水利工程档案信息化管理制度建设较弱

根据档案法有关规定：按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。水利工程档案管理应制定有效的规章制度，使以往轻电子档案、重纸质档案的状况得到有效改善。通过严格的制度来推动水利工程档案的信息化建设，根据信息化建设的要求，档案资料需要电子档案与纸质档案并存，并将纸质档案转化为电子档案，2 种档案需要同时归档。

3 完善水利工程档案信息化管理的设想和建议

3.1 增强信息化建设意识

各单位可以举办档案法规宣传活动及水利工程档案信息化管理讲座等，构建水利工程档案信息化管理的工作环境，强化档案管理工作者的信息化意识与档案管理意识。水利工程建设之初，建设单位应加强组织领导，明确档案分管领导，高度重视水利工程档案信息化管理工作并列入建设管理议事日程，将档案信息化管理工作纳入参建各单位及归档责任人的岗位职责，落实责任制，为水利工程档案信息化管理奠定坚实的基础。

3.2 有效提升档案管理工作者的知识技能水平

新形势要求水利档案工作者思想意识和工作能力要不断提升。档案工作者应该把档案信息化作为一项重要的业务来开展，水利工程信息化档案的收、管、存、用与水利业务是融为一体的，要求每一个档案工作人员有信息化意识。同时还要求档案工作人员与时俱进，学习水利工程信息技术方面的知识，把水利工程技术和档案业务相结合，培养综合业务能力，提升业务技能。

3.3 保障档案管理的资金

水利工程档案信息化管理工作非常重要，相关单位应将档案信息化列入项目计划并将档案经费列入预算，保障水利工程档案信息化管理工作的开展。

3.4 建立电子档案管理信息系统

水利工程档案信息化将成为未来档案工作的趋势，这就要求档案机构有能力接收电子档案进馆，有能力在保管过程中保障电子档案的凭证性和安全性。因此需要借助于信息化技术手段建立数字档案馆或可信的电子档案管理信息系统。

3.5 做好档案鉴定及编研工作

新时期，跨部门跨机构成为网络环境下档案信息服务的新常态。在现有的信息化技术系统的基础环境下，要做好水利工程档案鉴定和档案编研等业务工作，必须对档案的所有资源进行权限和访问控制的精细化划分和控制，同时对一些敏感的档案中能够对外开放的内容，通过编研的手段形成编研成果，更好地为社会提供服务。

3.6 加强水利工程档案信息化工作

根据档案法规定，各级档案管理机构应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。基于新规定，水利工程档案管理工作的前端控制和在线业务指导成为一种新的工作。要求把档案信息化纳入水利信息化规划中，实现前端业务部门的信息化系统和档案信息化系统在线集成和相互衔接。通过对前端业务系统中文件收集和归档模块进行监督管理和控制，做到水利工程电子档案的接收，进馆有序。前端控制和在线工作能力的提升是今后工作培训的重点。