对城市大型节庆文化活动策划与组织的若干思考

2020-01-11

中文信息 2020年12期

（苏州市文化活动交流中心，江苏苏州 215006）

城市节庆文化活动的举办，不但能够促进城市的经济发展，还有助于促进城市文化建设和城市环境的美化建设，而且更是一种很好的传播手段，可以很好地提升城市的知名度，提升城市的影响力，从而提升城市的品牌形象。因此，城市大型文化活动的举办对城市的经济效益和社会效益的提升都具有非常有效的作用。

一、确定好的活动主题

对于大型活动而言，能确定一个好的主题，那活动就相当于成功了一半。因此，活动的主题创意工作，是举办城市大型活动的最重要、也是首要的工作内容[1]。不同的节庆活动所需的环境和资源各有不同，由于是城市大型活动，需要城市经济、文化、旅游等资源，还有交通、通信、场馆等资源的投入及配合，还需要人力、入力以及财力的投入。因此，不仅主办单位要具有专业的举办经验和组织策划能力，而且还要根据城市特点确立举办时间、地点、主体、规模以及活动层次等，进行反复的调研和创意策划，才能明确活动概念，确立活动主题。成功的活动主题策划，首先，要进行充分的市场调研，了解各个层次的人群对举办活动的态度、看法等，对活动的优势、劣势、威胁以及机会等进行深入的调查分析，若在调查中发现劣势大于优势时，要能找到有效克服劣势的方法，若无法克服，则要考虑活动的举办是否需要推迟或取消。其次，对活动的组织管理、成本及效益进行有效的分析，一场大型活动的举办需要投入很多，也会牵扯到城市的很多部门，要对其文化效益、经济效益以及政治效益进行详细的计算和分析。最后，对城市各个领域的影响进行预测分析，如城市文化、物质、环境、经济、政治以及城市形象等相关领域的影响。另外，邀请专家以及相关人员对活动主题、方案、实施等细节进行进一步的完善。确保节庆文化活动主题鲜明；活动主题及内容具有地方文化特色；城市条件可以满足活动文化需求；保障活动具有一定的规模、一定的影响力和辐射力；保证活动具有创新性和唯一性。

二、周密的活动计划方案

大型活动的开展，若没有周密、科学可行的活动计划方案，那活动就无法做到高效地执行，各个部门之间无法做到协调运作，各个环节之间无法做到环环相扣，最终活动也将无法达到预期的效果，甚至漏洞百出，无法顺利完成，给城市的发展带来负面影响。因此，活动计划方案的制定是活动能否成功举办的关键之一[2]。一个完整的活动计划方案包括战略方案和活动操作计划两个部分，包括活动举办的意图、目标、使命、形势分析，以及活动战略的评估、活动的执行操作等。每个城市具有其不同的特点，活动的主题、规模、战略等各不相同，故而活动计划操作也会各不相同。但是，不管何种特点的活动，其计划方案都包括有人力资源管理、活动市场推广、赞助、环境设计与管理、活动安排与分工、活动流程和时间管理、媒体、公众安全等各方面的内容。

人力资源和活动时间的有效管理，是大型活动成功举行的关键，因为大型活动所涉及的人员很多，只有各司其职，才能相互之间完成协调工作，才能使活动高效完成。因此，要有完整细致的人力资源管理方案，才能协调人员的分配，工作才能有效协调开展。活动举办得成功与否，其影响力的大小，和参与活动的人数和公众的关注度成正比，因此，活动的营销推广工作也是活动成功的关键之一，相关政府部门要重视营销推广工作，制定出本地以及外地的营销推广计划，通过各种途径进行主动、高效的传播造势，提升本市公众以及外市公众对活动的知名度，促使更多的人关注和参与到活动中来，并进行传播。好的活动计划和执行会给举办城市带来新的价值，使城市的经济以及文化建设步入新台阶，给城市增添魅力，提升形象。

三、活动的组织和管理工作

活动的组织和管理工作的好坏，对活动的成功举办也起到至关重要的作用。大型活动从筹划到举办是一个非常复杂烦琐的过程，活动的每一个流程的组织和实施及管理都不是轻易能够完成的。要求组织管理者具有很高的组织领导能力和超强的专业业务能力，以及丰富的组织管理经验。因此，城市大型活动的举办最好要求专业的公司团队来进行活动的策划开展。才能保证活动在每一个环节的执行中高效运作，活动得到顺利地开展。

大型活动的举办需要大量的资金支持，所以资金的赞助也是非常关键的，主办方要对活动的特点、影响力、赞助市场以及对赞助方的利益点进行分析和评估，制定出可行的赞助计划书，找专业人员进行赞助洽谈和运作，在赞助运作中政府部门要注意不能滥用职权，强行分派赞助，不仅对企业利益造成影响，对城市政府的形象也会造成不利的影响。

活动的现场管理是极其复杂有庞大的工作，要对活动现场成千上万人进行组织协调管理，现场管理负责人要做好管理分派工作，协同现场各个区域和各部门的管理人员进行协调管理工作，并制定“生产进度计划表”，经过反复核验和讨论之后，分发给各区域负责人，然后进行协调实施管理。在现场协调管理中要随时关注到细节，做好及时沟通工作，各负责人之间做到紧密配合，总负责人及时做好调度和工作进度的检查工作，并根据现实情况灵活调整计划，才能保障活动现场有条不紊地进行。除此之外，大型节庆活动的其他方面，如演出、财务预算、风险控制、信息通信等每个环节都是非常关键，十分重要的，只有提前做好周密的计划，在执行中高效严格，关注到每一处细节工作，才能使大型活动顺利开展。