企业人事档案电子信息化管理分析

（潍坊市人力资源服务集团有限公司，山东 潍坊 261041）

一、企业人事档案电子信息化管理存在的问题

1.人事档案电子信息化管理基础设施供给不足

人事档案电子信息化工作的开展，需要电子信息化相关的硬件设备和软件技术的支撑。然而，实际工作中，尤其是中小企业在开展人事档案电子信息化管理过程中，技术和硬件设备普遍欠缺。首先，难以创建安全的电子信息化工作环境，直接威胁企业人事档案电子信息的安全性。其次，为弥补硬件设备的欠缺，同时节约人力成本和固定资产的投入，不能满足专有设备储备人事档案电子信息；办公人员兼任档案管理工作，不能由专人专职对档案进行集中化管控等一系列问题。以上因素均可能导致档案保管工作丧失保密性，随着人员流动的频繁、档案信息量的增加，不能有效地规整和保存人事档案信息，将导致人事档案信息的管理工作仅限于流程化而非实质性的规范运行。最后，人事档案电子信息主要由企业人力资源管理者负责，而电子信息化工作需要具备专业技能的专业人士，基于此，就需要招纳人力资源与技术管控相结合的复合人才。然而，人才供给滞后于市场需要的现状，将导致人事档案管理者与电子信息化专业技术拥有者相互脱节，人才综合素质与人事档案电子信息化管控工作的不匹配，人才方面这一基础条件，构成实际工作进展的障碍。

2.人事档案电子信息化管理技术的落后性

企业对人事档案进行电子信息化管理是一项持续和久远的工作。在开展过程中，随着信息量的增加和数据的复杂性，信息管理系统需要及时做到更新和进行必要的维护工作。然而，中小企业的人事档案信息化管理可能缺乏相关的专有管理技术方法和管理系统。对于大企业，管理系统可能从其他企业外购而来，而非针对自身企业的特征由专业人员进行特定化设置，专用化程度低，在管理系统运行过程中可能会出现不可预见的问题，由于技术上的不足，不能及时对管理系统进行维护和更新改造，这将降低了电子管理系统工作的效率，从而影响正常工作。

3.企业人事档案电子信息化管理的安全性

企业人事档案电子信息化管理的安全性涉及网络技术运行的安全以及信息储备的安全。电子档案储存过程中需要借助于类似于云盘的共享平台。网络技术的运行的安全性直接影响到信息储备的安全性。在信息共享以及存储过程中，如果不能保证网络运行环境的安全性，人事档案信息的保密性将存在很大的安全隐患，将会产生员工信息泄露、甚至企业内部机密性文件的安全保管也会受到威胁。

二、企业人事档案电子信息化管理的建议

1.完善人事档案电子信息化管控系统

具体包括建立系统完备的电子信息化管理办法，健全企业对人事档案电子信息化管理的制度。首先，从内部控制的角度，创建有效的内部制度。其次，加大对相关先进硬件设施设备的投入成本，为建立科学、系统的电子档案信息管理提供完备的硬件基础。同时，需要引进规范的人事档案电子信息管控的软件，通过后期的培训与学习，正确地运行相关的软件和程序。具备完备的硬件设备条件后，专业人员建立完善的人员信息，通过专有软件，建立起电子人事档案库。积极推进信息建立—储备—共享，“三位一体”的平台建设，系统化地管控电子档案信息，做好部门之间以及人员之间的信息互通和数据共享，提高企业的管控效率，保证信息传达的高速性、及时性和真实性。

2.企业注重人才引进，培养复合型人才

企业人事档案电子信息化工作是一项符合任务。不仅需要人力资源的管理能力，还需要兼备档案留存与整理的基本技能，同时对计算机能力也有相应的高层次要求。因此，需要企业通过多维度、多途径地加强培养复合型人才。集人力资源管理—档案管理—计算机技术，“三位一体”的综合性人才。企业可以开展线上线下相结合的培训课程与互动交流相结合的培训体系，制定相对应的考核指标和奖惩机制，变被动学习为主动学习，从而提高企业的运营效率。

3.加强安全管控力度，提高信息化的安全性

大数据快速发展的信息化时代，保障电子信息的安全性是企业在建设过程中不容忽视的方面。企业应加强安全管控力度，积极采取相关措施预防人事档案信息化管理中的安全信息泄露的问题。可采取技术手段防范网络技术信息的安全疏漏，如选择性地对保密文件和数据进行加密、利用系统自带或者新开发的病毒查杀或黑客防护软件技术进行安全保护，维护电子信息数据的完整性、安排专人进行专项负责制，确保每项保密数据都由对应人员进行保存与专有技术进行安全防护。制定与数据信息相适应的信息恢复和应急预案，保障遗漏数据能被有效查出，以此保障信息数据的完整性。

综上，人事档案电子信息化管理是企业加强信息化建设的过程中需要重点关注的方面。加强档案电子信息化建设，突破传统纸质版档案的留存与保管形式，完善档案管理工作的新进展，从而促进企业持续性、与时俱进的发展。