事业单位档案管理应处理好的几个关系

2020-01-11

中文信息 2020年12期

（石家庄市食品药品检验中心，河北石家庄 050000）

一、处理好档案管理工作与中心工作之间的关系

事业单位展开各项工作时，必须要明确最为核心的重点内容，基于此陆续展开一系列服务性、管理性的工作，同时建设相应的工作体系。只有这样，才能提升工作质量，才能进一步提高整个体系的综合性。从本质上分析，档案管理工作有着辅助性的特点，其在事业单位管理体系中有着不可替代的地位。新形势下，事业单位应处理此项工作与中心工作之间的关系，将两者的优势充分地发挥出来，推动制度管理体系的优化与完善，进而促使物质文明、精神文明等工作的有效展开。针对外部工作体系，应确定档案管理工作的内容与方式，强调中心工作，宣传事业单位的良好形象，同时实施标准化的管理方案，实现科学规划，为工作有序、顺利地开展提供切实保障。除此以外，事业单位档案管理人员应当具有一定的创新意识，及时更新管理理念，主动学习，不断提升自我，应用新的管理手段，从整体的角度出发，进一步提高工作质量。

二、处理好专职管理人员与兼职管理人员之间的关系

为了进一步提升档案管理工作质量，新形势下应当认识到人才的重要性，立足于根本，建立健全管理制度体系，基于此正确处理专职人员与兼职人员之间的关系，具体做法如下。第一，准确界定专职人员的工作责任，着重强调管理层面的业务工作，充分发挥出专职人员在统筹、协调等多个方面的优势。针对性地增设绩效奖惩制度，以此来调动专职人员的积极性，同时激发创新思维，组建一支更加专业的管理团队。第二，侧重于优化兼职管理团队，在准确界定专职人员的前提下细致划分工作细节，对应到兼职人员，将他们的积极作用进一步发挥出来。第三，根据档案管理的实际需求，展开针对性的专业培训与业务培训，同步提升专职人员与兼职人员的管理能力，引入新型管理理念以及管理手段，促使管理人员可熟练掌握并有效应用，从根本上消除工作中存在的一系列隐患。第四，事业单位应当对兼职管理人员提出更高的要求，使整个团队协同配合，共同解决种种问题，为档案目标的优化与完善提出创新性的意见，基于此达到提升档案管理技术水平以及工作质量的目的。

三、处理好纸质档案与数字化电子档案之间的关系

信息化时代背景下，事业单位档案不仅有大量的纸质档案，也有较多的数字化电子档案，这些档案是事业单位宝贵的“财富”。要想高质量、高效率的档案管理工作，应当从纸质档案这一根本出发，建立健全档案管理体系，侧重于提升档案管理的科学性以及规范性，同时准确把握其与电子档案之间的关系，及时优化并完善管理模式。现如今，事业单位可将重心放在信息化档案管理工作上，即加强重视电子档案，充分且合理地运用现代技术，引入更为先进的设备，不断提高档案管理工作的有效性与全面性。新形势下，事业需围绕“数字化、信息化”这一中心，建立档案扫描、档案存储管理工作体系，把握好两者之间的关系，对纸质化档案进行修复与完善，定期检查电子档案数据库，主要应用现代化管理思维，进一步提高工作质量。此外，档案管理人员突破传统观念的限制与约束，尽可能实现纸质档案管理的规范化与科学化，创新档案管理方式方法，为后续的电子档案管理工作高效开展奠定基础。

四、处理好动态工作标准与工作人员专业素养之间的关系

社会发展、时代进步的今天，大量现代信息技术在各个领域得以广泛应用，经过以上分析可知事业单位电子档案的规模不断扩大，整个档案管理工作更加偏向于网络化以及信息化，在展开具体工作的过程中，管理人员应熟练运用新的技术、新的方法。同时，事业单位档案管理工作标准呈现出动态化的特点，即随着工作目标不断变化，这种情况下管理人员的专业素养必须得以提升与发展。要想满足新时期档案管理工作的各项实际需求，作为管理人员首先要熟悉各个软件的操作方式与技巧，有一定的信息素养，其次还要优化纸质化档案与电子档案管理形式，逐渐形成一个较为平衡的动态管理体系，落实动态工作标准。新形势下，事业单位可根据档案管理工作开展情况，组织专业训练活动，要求管理人员积极参与，加大考核力度，并将考核结果与薪资奖励挂钩，在压力与动力的共同驱使下保持管理人员的工作热情，端正他们的工作态度，进而推动管理工作有效进行。

五、处理好档案收集与档案利用之间的关系

档案的收集与利用是档案管理工作最为关键的环节之一，新时代背景下应坚持科学、合理的原则，处理好两者之间的关系。事业单位应当从几下几点做起。第一，侧重于提升档案的利用率，在档案收集环节秉持共享服务以及综合管理的意识，从规范化、标准化的角度出发，实现档案收集流程的优化与动态调整，将各种档案资源的作用充分发挥出来。第二，针对性地增强档案管理人员的信息化管理意识，强调档案的多样化存储，完善档案管理的整个过程，立足于档案管理根本，建立健全的管理与监督体系，针对工作要点提出针对性地指导意见，同时加大监督力度，引导档案管理人员树立正确观念，增强他们的工作责任心。第三，在培训课程上重点讲解多样化的管理方法，使档案管理人员以更高的水平展开工作，并严格遵循相关制度，杜绝做出不正确的行为。第四，增强档案管理的保密性，强调档案资源的安全，对不同渠道的档案进行严格审核，科学分类、存储、备份，形成有序的运转流程，进而提高档案管理工作质量。