浅谈医院档案管理的方法与技巧
2020-01-11
（山西省阳泉市第一人民医院，山西 阳泉 045000）
引言
从表面上看，档案管理工作比较简单，但是实际上也较复杂，专业性较强，并且档案管理工作对医院发展产生极大影响，档案工作就是将医院人事、患者就诊等各种信息，进行建立、分类、整理，在临床上需要资料时及时地进行资料提取，为患者的治疗提供有效信息，因此医院档案管理工作的重要性不言而喻。基于目前社会及市场环境下，医院需要着重地关注档案管理，将档案管理中存在的问题进行分析并解决，才能采用更具针对性的档案管理方式，提高医院档案管理的质量水平[1]。
一、医院档案管理中存在的问题
1.档案管理工作信息化程度低
目前医院档案管理的发展中，基于新的医疗改革背景下，其最重要影响发展的因素为档案管理中缺少技术支持和建设。在医院档案管理工作中，其涵盖内容有医护人员档案、患者档案等。然而由于新医疗改革深入发展，给医院档案管理工作提出更加严格要求，其难度也不断地升高，因此，在管理工作时，仅依靠传统设备是无法完成管理工作。目前医院档案管理工作中，医院在此项目中资金投入较少，因此缺乏先进技术和操作设备，例如，具有良好数据分析系统的计算机设备，并且管理人员未认识到信息化建设对档案管理工作重要性，因此导致管理工作的改革受到一定限制[2]。
2.档案管理制度存在问题
医院档案以电子文件、音像等形式存在，在医院的发展中发挥着重要的作用，能够为临床治疗、医院发展提供可靠信息支持。目前，针对医院的创新发展过程中，管理制度存在的问题也会产生一定的阻碍。第一，大部分医院目前的档案管理工作，都已充分地将信息化运用在其中，但实际上总体运作机制方面还有更多的缺陷性问题。例如，若医院中，各科室、部门间属于独立的，未与其余部门有较好的联系，则会造成各部门较分散、不集中，信息总院无法及时地进行共享，导致信息沟通效率较低，而档案中与医疗和卫生服务信息的方式过于单一，造成档案管理工作效率较低，阻碍医院发展，此外若未采用有效规范制度对管理人员进行管理，则会导致管理人员工作积极性被削弱，管理质量较差[3]。
3.档案管理队伍素质较低
目前，伴随着新医改实施，管理人员是否具备较好综合素质也是影响档案管理工作的一大因素。在进行档案管理时，管理人员必须具备先进管理知识、熟练运用信息化设备的技能，并且还有较好的沟通能力；若缺乏以上技能，则会造成医院档案管理工作进度较落后，导致档案管理信息化程度较低，工作效率较低，影响医院管理水平。
二、医院档案管理的方法与技巧
1.完善档案管理信息化建设
目前在新医改背景下，不断地对医院档案管理信息化与环境进行建设，能够满足人们对医疗卫生服务需求，同时还能提高医院档案管理水平。基于此，医院相关领导需要就档案管理的信息化给予高度重视，将资金合理地运用在提升档案管理技术中，根据医院实际情况，建立符合医院工作发展的信息化工作系统，提高医院档案管理效率。
2.建设档案管理工作体系
由于医院档案管理工作中，档案中信息繁多，管理工作难度较大，因此对管理人员的工作能力有更高的标准。医院在此情况下，必须先立足于新医改背景趋势及自身发展要求，对医院原管理工作体系进行不断地改革、完善，并且按照医院实际工作变化情况，不断地找出更加适合医院发展的管理方式，为档案管理工作提供更多的信息参考。第一，在新医改背景下，医院需要结合创新发展的要求，在对档案进行管理时，工作安排更加明确，要将档案资料工作合理地分配给每位工作人员，同时设置健全的奖惩制度，将管理责任落实到个人，让管理人员保持正确的工作态度，一旦出现资料查阅、遗漏等情况时，能够追究到个人，在一定程度上也能进一步提高管理人员的工作积极性、细致性，提高医院档案管理工作的秩序性[4]。
3.培养一支综合素质高的管理队伍
医院档案管理工作离不开管理人员，因此提高管理人员的综合素质非常重要。因此医院领导需要结合档案管理人员的实际情况，组织管理人员定期参加管理知识讲座、座谈会，对各管理人员在工作中存在问题进行整合，通过全员进行头脑风暴讨论后，找到解决问题的最佳办法，避免在管理工作中出现纰漏和差错事件。定期组织管理人员外出培训，培训内容包括信息化设备使用方式、先进管理知识等，让管理人员能够更加灵活地掌握信息化管理的操作方式，培养其具备更加先进的管理理念及应急能力。同时，医院需要引进更多高素质管理人才，为医院的档案管理提供人才储备[5]。
结语
现目前，医院档案管理实际上是对医院文化管理，良好的医院管理能够提高医院文化建设水平。伴随着信息化时代到来，医院的发展需要与时代发展的趋势相顺应，医院领导需要根据本院档案管理中存在的问题进行分析，结合医院实际情况，制定出更具科学化管理体系和管理方式，将信息化技术投入档案管理中，提高管理人员专业素质与能力，才能让医院档案管理水平不断地提高，有利于推动医院档案管理改革，满足医院可持续发展要求。
