医院文书档案管理中存在的问题及对策

2020-01-11

中文信息 2020年12期

（阳泉市第一人民医院，山西阳泉 045000）

医院档案包括人事、财务、医德医风、病案、科技、设备、综合文书、影像学档案等，且目前都以文书档案管理的形式保存并查阅。医院文书档案多由公文转化而来，主要记录着医院重大事件、重要活动，是医院管理历程的见证和有效凭证。文书档案管理在现代化社会中通常以智能化形式为主，不论是保存、查阅、管理皆有信息化技术加持[1]。新形势下，医院不再局限于人工管理，而是强调应用信息化技术深入并完善文书档案管理信息，便于快速及正确整理文书档案内容，尽量减少记录错误、文档缺失等问题。

一、医院文书档案管理存在的潜藏性问题

1.文书档案收集问题

文书档案管理涉及的资料过多，容易出现信息重叠或信息记录有误的情况。加之，文书档案管理目前仍保持着部分人工操作，因而出现人工失误或人工收集资料遗漏等现象。此外，各个科室的大事记经常被遗忘，由此便会造成文书档案收集不齐全等问题。

2.文书档案分类问题

档案分类需使用科学、系统、有序的管理手段，但是目前医院未更新复杂的人工操作模式，且国家档案管理部门对卫生系统档案管理未有明确规定。加之，医院综合档案室需花费过多时间处理现存档案，因而使之缺乏完整性和甄别价值。

3.文书档案工作配合问题

医院各个部门对文书档案管理工作缺乏较高配合度，由此便容易造成储存档案与整理档案信息不相符或差异性较大等问题。与此同时，各个部门缺乏协同性，在文书档案管理人员收集资料后便排除对其的真实性，继而图一己之便造成不必要的信息浪费，阻碍其管理工作的正常开展。

二、医院文书档案管理存在问题的应对策略

1.建立健全且完善的文书档案管理体系与制度

健全且完善的文书档案管理体系是提高文书档案管理水平的必要性要求和前提。与此同时，医院为迎合时代发展，建立健全的规章制度是保障文书档案管理工作顺利进行的关键性条件，可确保文书档案管理工作有序、高效、准确运行[2]。同时，医院各部门人员也可通过文书档案管理制度进行监督和约束。加之，医院所实行的奖惩制度可通过明确而严格的要求保证文书档案管理的有序性和可行性，以此来约束管理人员的态度和行为。

2.重视文书与档案工作的衔接规范

首先，医院在针对文书档案管理工作时，必须重视文书与档案工作管理之间的衔接性，密切关注文书档案的管理质量，进而全面提升医院文书档案管理的工作水平。其次，医院在进行文书档案管理工作时，需要重视文书资料的归档工作和立卷工作，将文书工作和档案工作有效地衔接起来，加强文书档案管理的协同性。医院文书档案管理的处理工作需要应用到信息化技术，对文书档案整理和储存查阅等工作进行规划性管理。同时，结合文书档案管理人员的管理水平及时登记并处理重大事件重要活动的资料信息，避免造成文书缺失、文书记录有误等情况。最后，在保证文书工作与档案工作的有效衔接后，还需要重视对文件的立卷工作，而立卷工作也是文书档案管理工作的重要内容，是接近尾声的处理性关键因素。因此，在开展医院档案管理时，需确保文书档案两项工作的衔接规范性。

3.加强各部门的文书档案管理工作

现阶段，医院文书档案管理工作的整体效率对医院日常管理的工作具有推进作用。与此同时，提升文书档案的收集效率也是确保文书档案工作顺利开展的关键性因素和前提。医院各个部门在配合文书档案管理工作时，需注意深入了解到文书档案管理工作与部门之间的协调性。与此同时，文书档案管理工作人员还需要深入各部门主动了解管理信息，掌握最新资料，以便于快速传达各部门的重要信息[3]。医院需借助于信息化技术，加强文书档案管理部门和其他部门之间的沟通与协调工作，确保文书档案资料的真实性和准确性，以便于为之后的储存和查阅提供基础性条件。医院在整理文案档案的过程中，需重视医院的历史进程和发展现状，充分适应时代需求，确保医院日常管理工作的有序性和高效性。

4.重视文书档案管理人员管理水平的提升

文书档案管理人员的管理水平决定着文书档案管理的质量与效率。首先，医院领导部门可通过多种途径和方式对文书档案管理人员进行培训和强化性管理，以此来提高文书档案管理人员的业务能力和管理意识。其次，医院领导需认可文书档案管理人员的专业能力，并通过加强学习与培训全面提高管理人员的工作积极性和协作能力，从而起到上行下效的效果，与此同时，也可推动音乐文书管理工作不断发展前行。