探索事业单位档案管理信息化建设的途径

2020-01-10

中文信息 2020年11期

（昆明市第二人民医院，云南昆明 650203）

随着我国事业单位档案管理体系不断完善。事业单位档案管理最关键的就是展现档案信息的参考价值，使员工更好地完成各项工作，促进事业单位向好的方向发展。但是，传统的工作模式已经不能满足事业单位档案管理的需要，需要用更适合的方法进行改进，利用计算机技术和其他现代信息技术促进事业单位档案管理的信息化发展，使事业单位档案管理更好地适应员工和事业单位的发展。

一、事业单位档案管理信息化建设的关键目的

1.改善档案存放的环境

与传统的文件管理模式相比，信息化文件管理对文件存储环境的硬要求较低，能够提高文件信息的存储效率，减少纸张及其他资源的浪费，避免纸张破坏导致的文件丢失等不良情况。同时，在业务单位持续发展的背景下，档案信息的保存空间越来越大，只是用纸张等传统方式进行档案保管，档案室的占有面积也越来越大，是业务单位不必要的资源浪费，不利于业务单位档案管理的持续发展。另一方面，档案信息化管理能够利用硬盘、云硬盘以及其他存储介质来保管档案信息，在保护档案信息的不被损坏的同时，减少室内空间的占有，使事业单位的档案管理更加科学且有效。

2.提升信息查询的快速性

随着中国整体步入信息化时代，信息化技术已经成为中国人民平常生活中的重要工具，可以利用信息化技术进行信息查询，在短暂的时间内就能找到自己急需的完整和正确的数据信息。面对这种情况，事业单位的档案管理也在一起进化，需要将信息化技术应用于档案管理，改变传统的纸质档案管理，使档案信息的检索更加快速高效。具体而言，在事业单位档案管理的信息化建设中，仅通过将查找内容写入档案管理系统，就能立马找到自己需要的结果，提高了档案信息检索的效率和品质，达到提升档案信息的利用效率的目的。

3.提升事业单位的普遍形象

公共机构与一般企业相比，公共福利性更强，公布的数据和信息大部分与我们人们的日常生活密切相关。公共机构档案管理的信息化不仅提高了员工的业务效率和质量，还提供了更方便的信息服务，其第一次掌握需要的信息，提高了政府透明度，改善了公共机构的形象。通过档案管理信息化，提高档案信息的利用率，同时推进档案信息系统的制定，充分满足公共机构持续发展的基本要求。

二、目前我国事业单位档案管理存在的问题

1.没正确利用档案信息资源

据当前统计结果来看，我国事业单位在开发利用档案资源的信息这部分还是很落后的状态。从以前开始，我国档案管理最关键的是收集信息和保存信息，也没有比较完整的系统能对档案资源进行正确使用。

2.缺少关键的档案信息内容安全的操作

对于事业单位档案来说，将许多人比较重要的信息归档到单位，有的甚至涉及国家机密，一旦泄漏将对国家和人民造成严重损害，事业单位目前正在加快建设档案信息管理信息保护措施，但在使用计算机进行档案管理时仍有黑客攻击文件管理网站和窃取私有文档的现象发生。

3.档案管理工作人员素质太低

在事业单位管理文件的员工，大部分是很早就已经录用，文化水平一般都没有那么高。另外，事业单位对招聘文件的管理者的以往工作经验并不怎么调查，他们有时对工作比较懈怠，工作效率低，对公众服务态度差，严重影响档案资源的合理开发利用。

三、促进事业单位档案管理信息化建构的关键途径

1.为加快建设信息传递网络化，构建了档案网站

对于事业单位档案管理的信息化构建，首先要做好档案网站的建构，通过网页为群众进行便捷的信息服务，快速找到自己急需的档案资料，并作为电子档案存档便于以后的使用。也可以利用互联网技术进入全国档案网络，实现全国档案信息的相互运用，有效提高档案管理的信息化程度。同时，为了实现信息化的档案管理模式，注重档案电子化管理软件的开发，通过计算机软件整理利用人事档案、医疗保险文件，充分满足档案管理人员的各种需要。

2.加强制度建设，规范档案信息化管理

完善了档案信息化的管理制度，加快事业单位档案管理信息化正规化发展，降低各种差错造成的档案管理的失误问题。充分掌握事业单位自身情况，改善档案管理制度体系的合理化，例如，协调各职工之间的关系，相互沟通、合作，及时处理医疗保险档案和其他档案，防止因操作失误导致档案不完备、档案缺失等情况。此外，必须对存档信息进行维护更新，对医疗保险存档、人力资源存档和其他存档进行类分，以便快速查询和使用这些存档信息。

3.加强人员培训，提高工作人员专业素质

在事业单位档案管理的信息化进程中，需要大量相关专家来进行档案管理的工作。否则，将直接影响事业单位档案管理的工作品质，也无法保护档案信息的正确和稳固。因此，更要加强档案员工培训，熟练掌握相关专业知识，运用计算机技术和其他现代化技术，解决传统档案管理中的弊端，提高档案员工的总体效率是十分必要的。同时，档案工作人员必须保证能够充分掌握各种档案的重要价值，如医疗保险档案、人事档案等，必须充分掌握这些档案信息的价值，才能从其价值上来合理的保存和管理，进一步提升企业单位档案管理的整体效益。