浅析重大活动档案建档的价值和意义

■ 曾 燕

重大活动档案作为国家档案资源不可或缺的组成部分，对维护历史真实面貌，记载改革开放和现代化建设成就，促进经济社会发展具有重要作用。虽然自2005年以来不少省市制定了相关重大活动档案规范管理的政府规章、办法等，但由于重大活动时限短、参与部门广、规格高，加之其管理工作机制不健全、介入参与和收集整理协调困难等因素影响，实际工作中，如何对其进行及时、科学的建档成为了制约其是否完整与安全、能否有效利用的重点和难点，值得探析。

一、重大活动档案的定义、范畴

重大活动档案，是重大公务、公益、庆典、赛事、展览、突发事件等活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、声像、照片、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。

关于重大活动的范围界定，各省市各有不同和侧重，总体来说指各省区域内各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在省内外、境外组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动；突发事件的应对处置活动；关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。①《云南省重大活动档案管理办法》中，重大活动档案包括：党和国家领导人在本省的公务活动；外国元首、政府首脑、政党领袖、国际组织负责人和著名外国友人在本省的外事活动；省委书记、省长的重要公务活动；省委、省人大、省政府、省政协的重大活动；对全省具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动，重大庆典、纪念活动以及重大公益性活动；由本省承办的国家重大活动；省内重大突发公共事件的处置活动；应当依法建档的其他重大活动等8 个方面。

二、重大活动档案建档的价值

重大活动档案建档的价值基于重大活动本身具有的历史价值和现实价值，即查考价值和利用价值。

重大活动档案，从字面理解而言，它与其他档案的区别在于重大二字，除具凭证价值这一共性外，所提供的查考价值范围和程度应不同于一般社会活动，不具有广泛性，主要体现在为党委、政府在政治、经济、文化、社会建设中科学决策，为举办重大活动提升综合管理水平，为研究经济和社会发展提供信息支持，为重大突发事件提供经验参考，尤其是可对突发事件、自然灾害的应急提供处理方案，吸取其中有益的经验教训，尽量少走弯路或不走弯路，确保积极正面的舆论影响力方向。同时，重大活动档案归档工作是新时代对档案工作的要求，是开展服务性的前提和基础，由于其档案所呈现的文字、影像等具有较强的说服力和感染力，可通过回溯发展变迁，研究事件社会影响力，复原一个国家、地区或城市的记忆，凸显其亮点、重点、特点和节点，从国家、地区角度来说，不仅体现着中国特色社会主义建设、地区社会经济发展成果，还是历史进程中反映重要事务的记录凭证，具有留史、资政的重要作用。

三、重大活动档案建档的意义

当前，随着改革开放不断深入，各个领域举办大型活动日益增多，开展重大活动档案建档对档案工作及社会发展具有深远意义。

1.有利于服务中心工作

重大活动档案具有明显的政治属性，其归档范围包括党和国家领导人、外国元首、政府首脑、政党领袖、省委书记、省长和省委、省人大、省政府、省政协等重大公务活动的记录。2015年1月习近平总书记视察云南后，对云南提出了“主动服务和融入国家发展战略，闯出一条跨越式发展的路子，努力成为我国民族团结进步示范区、生态文明建设排头兵、面向南亚东南亚辐射中心，谱写中国梦云南篇章”的任务和要求，这是符合云南发展特点、需求的发展目标，也意味着在配合“一带一路”战略、深化同周边国家合作等政治、经济、科技、文化等活动领域中，一系列反映云南在新时代发展奋斗和努力进程的重大活动将被记录，形成大量珍贵资料，由此，对相关档案进行建档成为档案部门围绕省委重大战略部署，围绕中心工作开展档案服务，做好参谋助手作用，积极展现档案作为的基础工作和有力体现。

2.有利于增强社会档案意识

目前，档案事业虽得到党和国家的重视，但档案作为一种文化财富还没得到全社会的广泛认识，加之重大活动由于组织承办机构往往是临时的，一些机构领导认为档案材料移交之后利用不便，且工作人员大都由各单位抽调而来，身兼数职等，难免造成不愿移交、档案收集交接不到位等情况。对此，按照相关办法要求，在开展重大活动建档中通过介入、参与政治、经济、科学、文化、外事等活动，积极向上级领导部门、重大活动责任部门、参与部门等普及档案知识，将重大活动档案建档形成各级领导的共识，以点带面，让更多社会民众认识到重大档案的范围和价值，提高社会档案意识有着积极作用。

3.有利于优化档案资源建设

重大活动往往是综合性的，涉及众多部门，各司其职，各负其责，以致所形成的档案涉及领域广、数量大、类别杂、载体多，加之它不同程度与当前社会主义新农村建设、抗震救灾、农村土地确权登记、林权改革、脱贫攻坚、重大项目建设、民族、宗教等涉及民生，反映地方特色的重大活动相关，对其进行整理尤其需要综合专业的素质和能力，不管是单独以一项活动建立全宗或是以单位全宗进行归并都少不了档案部门的参与，通过编目建档，还原保留重大活动的原貌和脉络，人物和细节等等，最终变为珍贵的馆藏资源，成为档案资源建设的重要补充。

4.有利于推动档案工作法治化建设

目前，虽然《云南省重大活动档案管理办法》中已明确县级以上行政区域内具有重大影响的集会、会展等各种重大活动的档案，由同级档案行政管理部门确定收集；组织承办单位应当自重大活动结束之日起90日内向同级综合档案馆管移交重大活动档案等相关责任、期限，并提出了7种违反规定行为的处罚措施，但因档案部门参与重大活动的门槛高、主动性有待提高及缺乏强有力的监管手段等原因，相关规定并未真正实施落实，以建促改，通过重大活动档案建档将对带动后续管理、利用等工作的法治化提供有效推手。

总的来说，重大活动档案归档体现了档案事业发展体系的要求，是贯彻落实新时代档案工作任务的有力抓手，建设与新时代经济社会发展相适应的档案资源体系，开展重大活动、重大事件等具有典型性、代表性、稀缺性档案资源的收集建档是档案部门的迫切责任和要求，需进一步贯彻落实。

注释：

①《山西省重大活动档案管理办法》，201 6年1 0月20日起施行。