大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及策略

■杜祥辉

(烟台职业学院，山东 烟台 264670)

高校的人事档案记录了高校教职员工各种详细的信息，更是教学经历以及科研成果等信息的汇总,体现了高校人员的教学水平和能力。现在随着互联网技术的进步,大数据时代已经到来。大数据时代体现出来的数据密集化以及信息化的特点给传统的高校人事档案管理带来了极大的挑战，同时也为高校的人事档案管理迎来了重要的发展机遇。通过树立大数据思维，高校的人事档案可以不断拓宽发展思路和管理路径，充分利用大数据在信息处理方面的便利性，加强高校人事档案管理的科学化和现代化水平，让高校的人事档案能够为高校的管理和发展发挥积极的作用，从而满足高校发展对于专业人才的需求。

一、大数据时代的特点

大数据是互联网信息化时代出现的一种新的定义。通常情况下，大数据具有数据量十分庞大的特点。大数据时代的数据不但种类繁多而且复杂,同时随着互联网的发展大数据的数据量也会逐渐地增多,在数据的传递方面大数据发挥了重要的作用。大数据并不像大家想象的仅仅是数据量的庞大,在互联网时代各行各业都会产生大量的数据信息,在这么多的数据信息当中都是存在一定的联系和规律的。通过对这些大数据进行有效的处理,能够发现数据之间存在的一些共同性和规律性,对这些共同性和规律性进行专业化处理，可以为相关工作带来便利，甚至可以为相关行业发展带来质的飞跃。大数据时代，通过物联网以及云计算让信息技术产生了一次新的飞跃,在新的时代提升对数据的处理基础是时代发展的必然要求,因此就必须对大数据技术进行更新。大数据在网络时代呈现出的特点：一是数据量的庞大,人们在日常操作互联网的过程中,会产生大量的数据信息,这些数据经过互联网公司运营、累积，生成了大数据。二是大数据的数据种类繁多，包括微博、微信、短视频、二维码等形式存在的数据都是大数据。三是大数据时代对于信息的处理准确程度和效率都有了明显的提升，因此要通过大数据技术进行优化,不断提升数据处理的速度。

二、大数据时代高校人事档案管理面临的挑战

（一）人事档案数据搜集和整理面临的挑战

在我国高校中,人事档案管理通常涉及到以下四方面的内容:一是高校在职员工的一些档案,二是高校离退休人员的档案,三是高校离职人员的档案资料，四是高校去世人员的档案。现在随着我国对于高等教育越来越重视,各高校对教师人才的需求也越来越大，特别是高等学历人才更是炙手可热，从而导致了高校教师的流动性也比较大,经常有很多人在离职的时候档案资料没有及时转走,这在高校的人事档案管理中是普遍存在的。同时，高校的学院系部较多，如果根据高校的这些院系对人事档案进行管理，那么面对如此庞大的信息数据,管理人员往往感到无所适从。现在虽然高校已经加快了信息化建设的步伐,但是人事档案相对来说信息化水平还比较低,大部分高校还都是采用传统的纸质档案的方式进行管理,对于人事信息的检索效率较低。同时，对数据信息的更改也十分困难。而大数据时代对信息处理是非常快的,因此高校的人事档案在大数据时代应该要进一步加强信息化建设的步伐,加快将档案从纸质化转化成电子化的步伐,只有这样才能促进高校人事档案管理的科学化和效率化。

（二）人事档案的业务管理面临的挑战

目前，大部分高校的人事档案都是采用人工管理的办法，对于教职工的档案查询往往是通过手工的方式进行，查看信息时手续十分繁琐，不论是管理的效率还是质量都是比较差的。大数据时代高校的人事档案可以将纸质档案逐步转化为电子档案,利用信息技术平台对人事档案的相关资料进行存储,然后用计算机对各种数据进行分析,能够让人事档案的管理效率更加的科学化和现代化,同时也可以利用信息系统为高校更好地发现人才提供帮助。

（三）高校人事档案在人事管理方面的挑战

传统的高校人事档案管理服务理念不够完善,同时在管理权限、归属机构上也不够明确。因此，高校人事档案的作用无法得到真正的体现。在大数据的云数据库中,应该充分利用计算机技术对高校的人力资源档案进行重新的分类,同时做好相关的信息数据统计和分析工作,让数据之间可以进行比较,传统的管理模式下无法实现这一功能。

三、应对大数据时代人事档案管理挑战的策略

（一）树立大数据时代的高校人事档案管理理念

在大数据时代，学校领导以及相关的档案管理人员都应该重视大数据时代的档案管理工作,要意识到大数据在人事档案建设中的重要作用以及大数据为人事档案工作带来的积极影响。目前，各高校都在进行信息化建设,人事档案工作应该抓住机遇，借助大数据这一利器,不断提升人事档案的信息化建设水平,从而实现共同发展和共同进步。高校内部一定要树立、宣传大数据管理的理念,建立有效的大数据基础,建造大数据管理的环境,让每个高校档案工作人员都能够具备大数据的管理意识,促进高校人事档案工作不断向前推进。

（二）优化人事档案资源管理的配置

在大数据时代，高校的人事档案管理要想实现信息化、数据化，就要求管理人员素质、硬件、软件都能跟上。首先，人事档案管理人员在具备人事档案管理知识的同时还要具备计算机信息化处理能力。高校可以通过继续教育来提升档案管理人员的素质；通过组织各种培训，尤其是组织不同门类的培训,学习不同层面的知识体系,来提升档案管理人员业务能力；还可以组织一些大数据管理方面的业务学习,或者通过网络学习、邀请专家到校演讲,让高校领导和工作人员都能够了解先进的大数据时代管理工作经验和人事档案管理发展的方向,顺应大数据时代的社会发展。其次，大数据时代高校要针对人事档案进行基础设施建设,更新计算机网络设备,为大数据时代构建硬件基础。最后，根据人事档案管理的实际需求设计相应的人事档案管理软件。只有这样，才能进一步提升高校人事档案管理的质量。

（三）建立高校人事档案大数据管理平台

对于高校的每一位教职员工来说，高校的人事档案对他们都有重要的意义，因为高校人事档案记录的是他们每个人的个人信息，只有高校人事档案管理足够透明、公开，才可以进行有效的内部监督。同时，高校教职员工也能够随时了解自身档案存在的问题，随时补充修正，从而避免一些错误档案信息一直存在的现象。但是人事档案涉及的是个人的隐私问题，因此对于档案公开的范围应该进行合理的确定，作为档案的当事人应该有权利查询自己的档案资料，其他人员不可以查阅别人的档案资料，除非有正当的理由或者提出申请。高校的档案管理并不是完全的对外公开，根据人事档案管理规定，只有特定的人群或者有特定权限的人才可以进行查阅和公开，只有这样才能确保人事档案信息的安全性。

在大数据时代对于高校人事档案的数据化管理应该遵循数据标准化的程序和开放的政策，对人事档案数据资源进行有效的整合。高校可以根据不同的院系中的教职工个人信息进行统一的归纳，构建不同层次的大数据管理平台，利用这个大数据管理平台对教职工的人事档案信息进行统一整理，实现大数据时代的资源共享。

（四）建立高校人事档案的数据库

高校建设人事档案数据库具有重大意义。随着高校的发展，教职工人数逐年增多，档案信息也不断地增加。要想将档案管理的信息进行详细的记录，确保档案信息的安全和完整，从而能够满足用户的需要，为今后的查阅、参考提供必要的基础，就必须建立人事档案数据库。高校建立人事档案数据库应做到以下几点：一是人事档案数据库建设必须符合人事档案管理规定以及国家关于信息化建设的相关标准。二是要为人事档案的数据信息化建设提供充足的人力、物力和财力。三是建立不同层级的人事档案数据库，要让数据具有通用性，同时要不断补充信息，确保数据资源存储的丰富性。四是保障人事档案信息的准确性，对不同的人事档案进行科学的归档，同时不断对数据库进行优化处理。为了实现高校人事档案的大数据管理,高校要在确保原始数据真实的前提下构建人事档案管理数据库,根据高校管理的需要对数据库建立不同的层级,在数据资源的搜集方面,要储存丰富的人事资料,构建完善的后台数据。随着高校人事档案数量的不断增加,对于不同的人事档案要及时进行归档和优化。五是高校之间可以共同研发、相互合作,搭建相应的硬件工作平台,构建高校规范统一的大数据云数据库,对数据信息进行及时的更新,将人事档案信息进行共享。高校通过建立数据库，可以对教职工情况进行整合对比，加快人才储备，加快可视化建设目标，从而为发现人才、利用人才打好基础，同时也可以促进本校的战略发展。

大数据时代为高校的人事档案管理信息化提出了更高的要求,高校一定要在大数据背景下不断提升人事档案信息化管理的水平,积极应对大数据时代对人事档案管理的挑战，为高校的管理工作奠定良好的基础。