监理企业管理体系内部审核问题探讨

（中国水利水电建设工程咨询中南有限公司，湖南 长沙 410014）

质量、环境、职业健康安全管理体系内部审核是企业取得质量、环境、职业健康安全管理体系认证后开展的有计划、系统的内部检查活动，是对体系运行的符合性、有效性进行客观性评价的有效手段，通过管理体系内审，对发现的不符合项、观察项、建议项采取预防与纠正措施，保持持续改进，才能有效保证管理体系的有效性，增强顾客满意度。

1 背景

质量、环境、职业健康安全管理体系是指ISO9000系列、ISO14000和ISO45001标准，ISO系列标准自问世以来，已对国际标准体系产生了巨大的影响，对全世界大部分国家和地区适用，广泛适用于政府或者工业、经济管理领域，经过多年的演进，目前有效的国际标准为ISO9000：2015、ISO14001：2015和ISO45001：2018，国家标准对应为《质量管理体系要求》（GB/T 19001—2016）、《环境管理体系要求及使用指南》（GB/T 24001—2016）和《职业健康安全管理体系要求》（GB/T 28001—2011）（ISO45001：2018对应的国家标准还未正式发布）。从价值取向来看，ISO系列标准以质量管理七项原则、风险管控理论为基础，识别企业所处的环境、机会和风险，以及相关方的需求和合规义务，确保产品和服务的过程可控，最终实现让社会、顾客、员工等相关方满意的目的。基于三个管理体系的管理原则、体系结构和总体要求一致，监理企业实行了质量、环境、职业健康安全管理三个标准体系的有机融合，建立了适合于监理企业自身的三标管理体系，遵循三标管理体系要求，采用过程方法，规范了监理企业基本的工作流程。

为检查每年质量、环境、职业健康安全管理体系执行及运行情况，评价当年运行、保持的符合性和有效性，以针对发现的问题及时制定纠正预防措施，促进持续改进。监理企业每年均需组织进行三标准管理体系的内部审核工作，内审质量对管理评审的准确性以及外部监督审核的验证结果起决定作用，优化和加强内审工作对监理企业保持和持续改进管理体系质量至关重要，因ISO系列标准自2015年起进行了换版更新，统一了体系架构，为分析改版以来5年内审问题的变化趋势，发现改进机会，本人对2015～2019年内审所发现的问题进行了整理。

2 管理体系内部审核的组织

企业根据管理体系的要求建立了内部审核程序，审核依据为《质量管理体系要求》（GB/T 19001—2016）、《环境管理体系要求及使用指南》（GB/T 24001—2016）、《职业健康安全管理体系要求》（GB/T 28001—2011），适用的法律、法规、标准和企业自身编制的管理体系文件等。审核范围包括了企业管理体系涉及的产品、服务范围、部门和过程。

每年的内审均在外审之前三个月左右，根据企业内部审核程序，发布内部审核计划，组织召开首次会议，对内审工作进行部署和安排，统一制定内部审核检查表格，设立多个内审小组，由企业领导带队对部门和项目部进行现场审核，采用随机抽样的方式，通过察看现场、与受审核部门沟通、询问，查阅相关文件和记录，与工程业主座谈等收集证据，进行分析判断。最终完成审核工作，并召开末次会议，发布内部审核报告，要求所有部门和项目部举一反三，持续改进。

3 管理体系内部审核结果分析

通过对近5年内审结果进行分析，轻微不合格项、观察项和建议项的年度分布情况如表1所示，主要问题不符合管理体系标准条款分布情况如表2所示。

表1 轻微不合格项、观察项和建议项的年度分布情况

表2 主要问题不符合管理体系标准条款分布情况

分析近5年发现的问题数量，发现的问题数量按年度来看无明显规律，2019年较多的主要原因是随着社会的发展，对建设项目的管理要求越来越高，因此公司对管理体系内审的要求越来越细，要求在内部管理检查时充分暴露问题，以及内部审核涉及项目数量的增多导致，与监理服务的质量无相关性。

从主要问题不符合管理体系标准条款分布情况来看，支持方面存在的条款不符合最多，运行和策划次之，说明重点问题在于资源的投入、成文信息的管理以及项目现场管理策划和运行控制。

4 历年内部审核发现的主要问题

（1）领导作用方面：问题主要为岗位、职责与权限方面，少数项目部领导机构不完善，制定的岗位职责和权限不明确，存在职责未得到有效执行的情况，安全生产存在“一岗双责”落实不到位问题。

（2）策划方面：主要问题为规划、制度和实施细则不完善，未及时修订更新，还存在文件资料和现场管理两张皮的现象，重要环境因素、危险源评价不规范。

（3）支持方面：从近5年数据来看，支持方面存在的问题最多，主要分布在日常记录不规范、资料管理不便于检索。人员配置、培训有所欠缺、过程记录及资料不齐全，在标准化建设、人力资源和教育培训管理方面存在不足。

（4）运行方面：主要是现场管理存在不到位、对发现的安全隐患整改处理及预防措施不到位、项目现场存在不符合安全规程现象、防护及警示标志不全、日志记录内容填写不全、对现场管理过程资料档案整理不及时、应急预案不完善等问题。

（5）持续改进方面：主要为对顾客或外部评价相关记录台账的管理上存在不足，未对问题及业主意见考核进行剖析，缺乏统计分析记录。

近5年的内审结果均表明，问题基本出在细节方面，整体上工程监理等过程基本得到了控制和保证，产品、服务质量符合合同法规和顾客要求，产品服务质量稳定，促进了工程建设的顺利进行。但一些常见和通病问题依然存在，应引起高度重视。

5 原因分析

通过对内部审核发现的问题进行总结，产生问题的原因主要体现在以下几个方面。

（1）项目部监理工作较繁重，个别项目负责人对三标管理体系运行工作重视不够，流于形式，重现场，轻资料，相关的学习培训、执行情况检查没有落到实处。

（2）公司项目分布较分散且偏远，年度内难以实现项目检查全覆盖，公司一般组织对重点或典型项目进行监督检查，对检查提出的问题及整改预防要求，未受检项目、新开工项目往往疏于对照自查自纠、吸取经验教训、制定预防措施，从而致使类似问题的反复发生。

（3）个别项目部监理人员流动性较大，员工的能力、培训和意识未得到及时有效培养和提升，员工的责任感降低，或经验不足，或工作积极性不高。

（4）随着公司在不同业务和专业领域市场的拓展，结合公司标准化建设需要，管理体系文件也急需进行修订完善、新增补充及分类细化，以利于持续运行及有效实施。

6 改进措施

（1）推动学习型组织建设，负责人应坚持带头学习公司管理体系文件及安全生产标准化体系文件，并积极推行其运行，加强人才培训、培养，提高员工队伍素质，重点加强质量、安全、技术等教育培训，不断增强培训效果。认真组织质量安全法律法规、技术标准及强制性条文、管理体系文件的学习，切实提高培训效果。

（2）各项目应加强工作经验的积累，对现行管理制度进行清理，根据公司管理体系文件的要求，对建设过程中易出现的通病进行总结、汇总，针对性地编写监理规划及相关制度、细则，并在实施过程中持续完善。新增编制符合实际需要的管理制度，并组织进行评审发布实施，对不符合要求的管理制度内容应尽快组织进行修订、补充和完善，并重新评审后发布。所有制度应按要求进行内部沟通和传阅，确保其有效执行。

（3）应加强成文信息过程管控力度，形成充分有效的履约痕迹，建立完善的动态管理台账，严格按照记录和文件形成过程加以控制，组织资料管理人员开展资档管理相关学习及培训，并结合档案管理规定和归档管理办法，进一步规范记录和文件的管理。

（4）应严格技术质量责任制，按照过程控制程序要求抓好关键控制环节的管理，如项目策划、基础性资料输入、校审及评审、产品服务输出、对施工过程的管理等重点环节。加大对项目的服务支持及监督指导，大力推动和不断完善项目管理工作标准化、安全生产标准化和信息化建设。

（5）加强对服务质量和生产安全的监督和检查，切实提高产品服务质量，杜绝安全质量责任事故的发生。质量管理方面，定期开展公司抽查和项目自查工作，并结合内外审和顾客反馈意见开展专项质量剖析；安全管理方面，加强对现场安全生产管理薄弱环节的重点检查，对发现的问题及时整改闭合，将安全管理目标考核作为公司考核评价的首要条件，确保安全生产责任得以层层落实。

（6）加强管理体系运行的考核。按照考核与监督检查并重的原则，严格考核与管理，对管理问题突出且屡次指正不改的，直接计入年度项目部考核。同时，加强目标实施情况中间检查和年底考核评价，确保年度目标的落实。

（7）结合公司实际发展和经营生产活动的需要，持续完善三标管理体系文件和安全生产标准化体系文件，做到好用、管用，更有效地指导项目工作，将管理体系与项目生产实际紧密结合，避免两张皮的现象。

7 结语

通过多年的内部审核，不断地发现自身存在的问题并采取预防和纠正措施以持续改进，保证了管理体系的良好运行，但内审发现的薄弱环节和不足也应引起足够的重视，管理水平的提升是一个持续的过程，不进则退，企业应该运用好管理体系内部审核这个管理工具，做到举一反三、持续改进，从而真正提升企业的市场竞争力，达到顾客及相关方满意的目的。