档案管理系统在人社部门中的应用研究

韩彬

摘要：档案管理系统在人社部门的运用主要就是收集与整理部门内部的工作档案，然后在需要时可以快速调用，其在提升社会发展力与保障社会安全方面有着极大的作用和意义。当前，随着我国经济水平的提升，档案管理系统的重要性在人社部门的体现较为明显，本文主要分析目前人社部门档案管理工作存在的常见问题，并进一步阐述档案管理系统在人社部门的运用对策，希望可以优化和完善人社部门档案管理质量。

关键词：档案管理系统 人社部门 运用对策 分析

人社部门即为人力资源与社会保障局，该部门在建立和工作的过程中，需要对我国政治进步、民生保障、社会发展以及财政税务等内容进行详细记录，其既是我国文明发展的见证，同时还可以有效分析我国当前社会发展现状与存在的问题，进而为我国发展提供正确的方向，所以说，人社部门的档案信息十分重要，应对其进行全面管理。档案是借助文字与图片以及视频等形式记录各种信息内容，并且妥善保存，保障档案可以在需要时向相关人员提供，进而发挥出档案的自身价值。所以，应加强神社部门档案管理，重视对各类文件的管理，提升文件的安全性，以便未来查阅和使用。

一、人社部门档案管理工作常见的问题

（一）档案管理硬件设施陈旧

人社部门所涉及到的档案数量较多且内容复杂繁琐，在分类与汇总档案的过程中，工作量相对较大，因为人社部门档案管理设施较为陈旧，导致档案出现了积压现象，这一问题在档案归档中较为明显，由于档案管理设备陈旧档案处置空间不足等问题，使人社部门档案资料难以实现集中管理，进而导致档案管理缺少实效性。此外，档案存放空间不足也是人社部门难以对档案进行有效管理的重要问题，如果不加以整改，那么档案就会无处存放，长期堆积在各个办公室中，长此以往，就会出现档案丢失或档案破损等问题，使档案难以发挥出自身价值。

（二）档案管理数据库不统一

当前，人社部门的档案管理已经实现了信息化管理，其与传统手工档案管理方式相比较有诸多优势，可以快速处理和汇总以及分类档案，有利于挖掘档案中的信息内容。但随着人社部门档案管理信息化发展进程的不断加快，一些问题也随之凸显出来，问题体现的主要因素就是人社部门没有完善且具有统一标准的数据库，进而导致各个地区与各个部门之间的档案格式与存储方式不统一，使地区与部门之间的档案难以进行联网搜索。这样的问题会给人社部门档案有效管理带来极大的影响，也不利于档案统一管理的落实。此外，人社部门档案管理不完善也是主要问题，工作人员在对档案进行调档的过程中，难以跨部门、跨区域查阅电子档案信息，想要进行这一操作，需要人社部门档案管理人员在内部档案数据库中进行检索，然后在将纸质化档案进行调档，这样才可以使相关人员获取到档案信息，这种繁琐且复杂的方式不仅浪费时间，也不利于人社部门档案管理快速发展。

二、档案管理系统在人社部门中的运用对策

（一）构建统一的档案管理发展规划

人社部门档案管理应努力克服和解决分散的局面，这种各自为政的局面难以提升人社部门档案管理的有效性，所以需要构建统一档案管理模式。在过程中人社部门可以与其他部门进行合作，联合开展档案管理可以保障档案信息资源有一个科学且系统的布局。另外，相关领导人员应重视统一档案管理发展规划，加强对人社部门的宣传，使社会群众可以重视和关注人社部门，争取到领导人员对档案管理的重视，这样可以使其向人社部门发放资金支持和人力支持，以便有效解决当前人社部门档案管理中人才缺少且资金匮乏等多项问题。

（二）构建档案管理数据库

具有统一标准的人社部门档案数据库，是在建立全网档案统一化管理基础上的首要举措。在过程中其一应正确认识档案资源的重要性，档案属于一种特殊的资源，其可以为民生建设提供参考性的意见，因此，人社部门应重视档案管理工作。其二应对电子档案文本、传递及储存方式进行统一化设定，以此来保障各地区、各部门之间的电子档案能够实现相互传递和交流，这样的方式既可以降低人社部门档案管理的工作量，同时还可以进一步提升档案资源的利用率。其三应制定档案规范化标准，并在全国范围内进行推广，使各级档案馆、高校档案室、企业及各个部门档案管理部门都能进行统一化档案管理，进一步凸显档案管理的作用和效果，促进我国档案管理工作的发展。

（二）健全人社部门档案管理机构与制度建设

人社部门档案管理机构应做好目标管理。在过程中首先需要解决专业人员不足的问题，针对于人员调配来讲，不可外聘兼职人员，也不可实行一人多用，这样会降低档案管理质量，档案管理应配备专业且负责的人员，同时进一步明确其岗位职责;其次需要健全人社部门档案制度建设工作，这项工作是保障档案管理有效性的重点内容。制度建设不可一次性设置完成，需要依照人社部门发展现状来不断完善。此外，还需要构建奖惩制度，这是保障档案管理工作质量的重要内容，不仅可以监督工作人员对本职工作的积极性，同时还可以为提升人社部门档案管理质量奠定基础。

结束語：

结合全文，人社部门档案管理在我国社会经济体系中有着十分重要的作用，对档案进行有效管理既可以保障档案使用年限，同时还可以发挥出档案信息的内在价值，在过程中人社部门需要实现各部之间的资源共享，完善档案管理设施与设备，构建档案数据里，以此来实现档案的高效管理。

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