新形势下事业单位办公室档案管理创新

摘要：档案整理工作的有效进行是事业单位日常工作信息整合的关键环节。近年来电子信息的普及很大程度上代替了传统纸质档案。但在目前的实际工作中，依然存在着许多办公室档案管理低效能、传统模式的情况。针对此类现象，本文具体总结了当前的问题，并从三个方面提出了创新管理的建议。一方面，完善电子信息档案整理系统。另一方面，不断提高档案整理意识。第三，提升档案管理人员的综合素质。

【关键词】 档案管理  创新  事业单位

引言

档案整理是事业单位一项至关重要的工作环节。近年来电子化、数字技术成为普遍趋势，传统模式的档案整理方式带来的问题日益明显。就目前的实际情况分析，办公室的档案整理分散性、传统性、低能效等特征。更关键的是，存在一些有效管理、良好机制的缺位。从事业单位和专业职员两个主体视角进行分析，对于档案电子化程度低、整理形式化等问题都有待解决。建立健全电子信息档案整理系统，不断提高档案整理意识，培养档案管理人员的综合素质是创新办公室档案管理不能忽视的三个方面。

1. 探究目前事业单位办公室档案整理的主要问题

在传统的事业单位工作中，档案整理多以书面文字、统筹管理等方式完成。目前，在网络技术的普及、电子文档的便捷、工作人员的青年化的潮流下，传统档案整理的问题逐渐暴露出来。为了及时有效地处理档案，事业单位相关人员需要正视此类问题。

首先，档案的电子化程度不高，实用性较低。虽然数字技术日益大众化，但是在具体的事业单位中依然存在整理纸质材料档案的现象。更为严重的问题是，一些电子档案仅是形式化的虚设，失去了档案的真实性与实用性。这种行为已经违背了事业单位进行档案整理的初衷。事业单位增加了人力物力，但却没有实际作用。在电子化信息的过程中，很重要的是及时处理更新。这些不仅仅需要专业的技术人员，更重要的是事业单位系统的档案整理统筹。

其次，事业单位中具有专业数字化电脑操作技能的职员数量有限。并且具有电子档案整理经验的职员更是少之又少。这种情况进一步增加了办公室档案管理的难度。与此同时，在事业单位内部缺少相应完整正规的档案整理培训环节。办公室的职能划分有很大的模糊性。部分档案管理人员只能重复传统的档案整理模式，没有创新的环境、制度支持和鼓励。目前来看，办公室的档案工作具有分散性、传统性、低能效等特征。

最关键的问题是，在事业单位体制内并没有建立比较完善的电子化档案管理体制。这造成了专业人才数量少，档案管理意识不高、积极性有限等现象【1】。此类问题会影响到事业单位的工作效率以及正常的工作环节进度。整体上看目前事业单位档案管理的现状，亟需进行创新改革。因此必须意识到管理部门存在职能划分不明确、专业人才缺失等的问题。

2. 创新档案整理的具体建议措施

2.1 完善电子信息档案系统

首先，应当确立高效、优化的电子化档案管理原则，明确管理人员的的具体工作方式。事业单位应当更具办公性质具体设计合适的电子化档案的工作流程。这有利于提高档案整理人员的工作效率，减少不必要的繁复流程与额外任务。对于管理人员的个人违规操作，相关部分也能够及时发现处理。与此同时，应该建立鼓励政策。档案管理工作是一个长期的任务，需要办公室人员的配合。专职人员在日常工作经验中总结并提出改进工作方法的建议，是创新档案管理的有效途径。事业单位应当在制度上，给予工作人员合理宽松的工作空间【2】。

其次，应当重视电子信息的有效性、便捷性。事业单位应该迎合目前电子化信息、数字技术广泛应用的趋势，积极发挥数字化档案的使用作用，整合纸质档案，节约资源。这需要从根本上对档案工作进行技术与模式创新。办公室要结合实际需求和情况，利用电子表格对信息进行收集、应用电子软件对有效信息进行筛选与统计、通过数字技术将信息进行多部门间共享。这样的创新方式，一方面提高对信息档案的有效利用率，另一方面确保电子化信息的准确、透明与公开。

2.2 提高档案整理意识

档案整理工作对于事业单位来说，是其他工作活动的基本保障。档案可以记录办公室的日常工作流程与进度，为日后的总结与反思提供数据。因此，无论是档案管理专员还是办公室的其他工作人员，都应当重新思考档案整理的重要性。树立电子化档案信息的整理思维。这需要事业单位进行专业层面的培训与倡导【3】。重视档案整理工作是完善电子信息档案系统以及培养档案管理人员的基础。提高档案意识之后，才能够根据办公室工作情况明确电子档案的整理流程。并且在实际工作中，根据不足、失误等情况进行有效的改进。除此之外，档案服务意识更为关键。这有利于增强档案的实用性和有效性。对于创新工作模式以及档案整理人才培养具有关键意義。在不断重视、思考档案工作的重要性后，事业单位的档案整合才能够越来越合理。

2.3 培养档案管理人员的综合素质

随着档案整理的电子化、数字化工作不断完善，事业单位应当重视档案整理人员的综合素质。即，是否能够在具体的工作中数字技术的掌握能力以及学习工作能力。是否能够通过不断的学习和经验，认识到目前档案工作中存在的问题。是否提出相应的创新方式。是否具有这些问题都关系到档案整理工作的成果，所以对于处于具体工作中的管理人员的综合素质的培养和考察需要重视。因此需要事业单位进行合理、高效、专业的职业技能培训和职业道德素质教育。一方面，整体上对工作人员进行实时的专业知识培训。开展数字化技术学习交流班，实操性质的工作实习等等。另一方面，事业单位应该强化管理人员的责任意识、创新意识、职业道德素质。

结论：档案整理是事业单位办公室工作顺利开展的重要环节。在近年来不断更新的数字技术、电子化工作方式的社会环境下，事业单位的档案工作依然存在着大量的管理缺位和失职的问题。为解决这些现状，应当确立高效、优化的电子化档案信息整合模式，树立积极的档案工作观念以及明确管理责任主体的具体工作职责。建立健全档案整理的人才培训和鼓励创新机制。提高档案管理人员的综合素质。这样才能使得及时更新、方便快捷的档案，助力于事业单位的日常工作。

【参考文献】

[1]袁歆.浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革[J].现代商业，2019（02）：72-73.

[2]孙海.信息化背景下事业单位办公室档案的日常管理与应用对策[J].办公室业务，2018（19）：90.

[3]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017（08）：203.

作者简介：关媛瑞，性别：女，山西省太原市，1983年出生，学历：大学本科。

职称：中国辐射防护研究院， 副研究馆员，研究方向：档案管理