新形势下高校二级学院党政综合办公室精细化管理思路

曲 斌

（西北农林科技大学外语系 陕西·杨凌 712100）

随着国家对高等教育的投入和专注度越来越高，管理重心逐渐下放，二级学院作为独立机构在党务、科研、教学、行政、后勤等方面发挥越来越重要的作用。[1]二级学院党政综合办公室作为学院管理的中心枢纽部门，发挥着承上启下，内部协调，外部联系等功能，所处地位日益凸显。党政办精细化管理，主要是指以追求工作效率和工作质量为核心，对办公室工作模式、工作结构以及工作内容予以优化的过程。精细化管理有利于提高办公室工作效率和工作质量，最大程度调动办公室工作人员积极性，对高校二级学院党政办管理具有重要意义。

1 新形势下高校二级学院党政办工作现状

（1）管理理念落后，缺乏奖励机制。我国现代办公室管理理念一直继承传统管理理念，未能进行创新和发展，管理内容、形式和方法相对单一和落后。工作局限于完成上级领导安排的任务，协调各部门工作，缺乏服务师生的主动性。这种落后的管理理念无法满足新形势下学校和师生对办公室工作的需求，从而产生新的问题，形成新的障碍，激化新的矛盾，影响办公室的正常运转，降低办公室服务质量。

办公室奖励机制相对单一，未能充分调动工作人员的积极性和主动性。新形势下，办公室的管理应更加人性化。但是在实际管理工作中，奖励机制单一，绩效评价体系不完善，同时缺少更具创新性的精神激励和物质奖励，从而间接影响办公室工作人员的积极性和主动性。积极性的匮乏直接影响到办公室工作效率和工作质量，主动性的缺失导致为师生服务的能力和水平逐渐下降。

（2）工作内容守旧，管理方式单一。新形势下，党政综合办公室的日常工作内容，从传统的信息收集和统计，不断拓展到信息分析以及行政辅助工作上。这一变化与过去办公室的工作内容相冲突，人员对现阶段新的工作内容适应性较差，影响了办公室管理水平和工作效率。这种矛盾的存在，势必将影响办公室服务能力的提升，阻碍办公室管理体系的变革。因此，采取有效措施，加快工作人员适应新的工作内容迫在眉睫。

（3）信息化程度偏低，人员能力待提高。随着科学技术的不断发展，社会信息化程度不断提高，信息技术为办公室的管理带来了强大的源动力，但是新的信息化设备未能充分发挥积极作用，大部分局限在文稿的处理和材料的打印，大大限制了办公室管理和服务体系的信息化。[2]工作人员对信息化设备的使用，反应了现阶段工作人员应用能力整体偏低的现象。同时，在思想上和综合素质上与高校管理需求有着明显的差距。部分工作人员在思想上认识不到位，政治立场不坚定，政治素养不够扎实，影响上级指示的传达和落实。由于党政综合办公室处在高校二级学院核心枢纽位置，工作人员的小错误，会无限放大的传递给师生，影响到师生的切身利益。所以，办公室工作人员需要培养踏实的工作作风，严格要求自己，提升自身综合素质，杜绝大错误，减少小疏漏。

2 高校二级学院党政办精细化管理思路

精细化管理是一种理念，同时也是一种文化。它起源于1950 年日本的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化和服务质量的精细化对现代管理的必然要求。[3]实施精细化管理可以提高办公室工作效率和质量，细化每项工作的每个流程，每个环节，确保每一项任务在实施过程中顺利开展。

（1）管理理念的精细化。树立精细化管理理念，各项工作的开展以该理念为根基，从而对各项工作的开展进行管理和推进。精细化管理是高校二级党政综合办公室管理理念发展进程中的关键一步，是适应时代要求，学校和师生需求的重要举措。工作人员要在思想上接受精细化管理，同时结合办公室的特点，实践中践行和发展精细化管理，将精细化管理融入到日常的党务、行政、教学、科研等工作中。依托已有的管理基础，结合二级学院党政综合办公室特点，形成具有一定特色的党政办精细化管理理念。

（2）考核指标的精细化。绩效考核，是按照一定的标准，采用科学的方法，对办公室工作人员的品德、工作能力、态度和绩效进行综合的考核，以对工作人员的能力和素质进行判定的方法。精细化考核指标，可以充分发挥办公室工作人员的积极性，同时明确工作人员的工作方向，最大程度上提高办公室运转效率。过去，由于考核指标的不清晰，绩效考核存在一定程度的模糊，工作人员对考核结果存在疑问，影响工作人员的工作动力。通过完善办公室精细化管理理念，健全精细化管理制度，完善和明确考核指标，使办公室工作人员有理可循，有据可依，充分认识和了解工作方向和工作重点。

（3）人才培养的精细化。办公室的人才培养，旨在对工作人员进行教育和培训，在思想上，实践上综合提升工作人员的工作效率和解决问题的能力。由于办公室工作人员能力参差不齐，笼统的培训方式仅仅适用于部分层面，例如：政治理论学习，社会实践锻炼等。为了充分提升整体的工作能力，要将人才培养工作精细化，结合每个人的自身特点，利用已有的培训条件，制定属于每个工作人员的培养方案，力求在最大程度上提升办公室每个个体的工作能力。个人综合素质的提升与团结协作理念的有机结合，在根本上提升了办公室的运转效率和服务能力。

3 提升高校二级学院党政办精细化管理的途径

（1）建立健全的办公室精细化管理体系。管理体系是为团队建立方针和目标，并通过一系列行为完成目标的体系。缺乏体系化的管理方式，不仅不会在实际工作中起到指导作用，也会动摇工作人员对管理的信心。所以建立健全的精细化管理体系，是提高办公室管理的有效途径。精细化的管理体系可以明确办公室每个岗位的职责，增强工作人员的责任意识。同时，办公室的负责人可以根据管理体系理清工作职责，避免出现无人做事，无人担责的真空现象。建立精细化管理体系的过程中，要多参考已经建成的管理制度，根据办公室工作情况，在实践中不断总结经验，完善管理体系。完善的精细化管理体系可以在根本上提升工作人员的办事效率和工作质量，例如：管理体系中明确工作日的工作时间和假期的值班时间，杜绝迟到早退现象的频繁发生；对日常工作任务进行精细化分配，责任到人，提供有关工作方法，严格规定办事时间等。

（2）提高工作人员对精细化管理的认识水平。提高对精细化管理的认识水平，需要工作人员从思想上认识和了解精细化管理，在行动上践行精细化管理理念。日常工作中，培养工作人员精细化管理的意识，用精细化的眼光分解工任务，细化工作责任。认识和理解精细化管理理论是在实践中应用精细化管理的重要环节，通过有效的培训方式，例如：网上学习、报告会等，组织办公室工作人员集中学习精细化管理的内容和优点，并结合已有的实际案例，分析在实际工作中如何正确落实精细化管理。每次培训后，组织工作人员分享学习感悟，总结案例经验。在现实工作中，应用精细化管理处理实际问题，完成任务后，积极总结经验，弥补漏洞，提高工作人员精细化管理能力。通过学习和了解精细化管理理论，并认真总结相关知识，同时在实践上有意识地执行精细化管理理论，并认真反思的问题和总结经验，可以有效的提高高校二级党政综合办公室工作人员对精细化的认识水平，以及在实际问题中的应用能力。

（3）完善信息化办公平台。充分发挥信息化设备在工作的作用，是提高高校二级党政综合办公室服务水平的有效途径。现阶段，办公室文件管理缺乏安全性，办公室掌握大量的重要文件与档案，由于工作人员的疏忽，可能会导致材料的丢失，从而在某个时刻对办公室的工作亦或学院整体工作产生不可弥补的负面影响。建立安全的信息化办公平台，可以有效降低文件和档案丢失的概率，同时增强文件和档案的保密性。办公室的工作涉及面广，涉及大量师生的切身利益，信息化办公平台可以缩短师生对重要事情的知晓时间，减少由于客观因素忽略重要信息的人数。信息化虽然可以大大提高工作效率，为师生提供便利，但是也存在一定风险，确保信息的安全是建设和完善信息化办公平台的重中之重。

（4）打造一支高水平的工作队伍。①定期举行业务能力培训，力求不断提高工作人员的综合能力。过去，工作人员从进入办公室开始，工作能力持续保持在一定水平，从而无法适应新形势下办公室的工作任务。定期举行专业培训，可以改变这一现状，不断提高工作人员的服务能力，使工作人员有能力满足新形势下高校和师生对办公室的新需求。②提高办公室的办公环境和福利待遇，吸引致力于高校党政工作的青年骨干。③提高办公室人员聘任标准，保证引进先进的，高素质的党政工作者。聘任标准的提升，决定了新进人员的起点，有效提高工作人员的业务能力，从而打造一支高效率的党政工作队伍。

4 结语

综上所述，建立精细化的管理理念、提高工作人员对精细化的认知水平、完善信息化管理平台和打造高素质的工作队伍是提高高校二级党政综合办公室服务能力的重要途径。精细化管理理念虽然重要，但离不开工作人员的贯彻和执行；在工作人员充分理解管理理念的基础上，信息化办公平台为精细化管理提供了重要保障；而在精细化管理的背景下，提高办公室综合服务水平又离不开一支高素质的工作队伍。四者相辅相成，共同促进，才能打造一个高效率、高素质的党政综合办公室。