水土保持工程档案管理存在的问题与对策

迟 铭

(丹东市水务服务中心，辽宁 丹东 118000)

近年来，在国家高度重视生态文明建设的新形势下，全国开展了大规模的水土流失预防保护和治理工作。各项水土流失治理工程通过林草措施、工程措施、封禁治理等方式，控制水土流失、改善生态环境、优化农业生产条件，水土流失状况得到了有效控制。在水土保持工程建设过程中，档案资料作为工程建设的重要组成部分，完整地记录了规划、立项、设计、施工、监理、监测、质量监督和竣工验收等各项工作，既是对项目建设的真实记录，也是评价工程质量、开展维修养护、进行学术研究、推进水土保持生态建设的重要依据。本文通过总结水土保持工程档案的特点，分析档案管理工作中存在的问题，结合新时期水土流失治理工作特点，对进一步提高水土保持工程档案管理水平提出建议。

1 水土保持工程档案的特点

水土保持工程档案资料涉及规划、立项、设计、招标、施工、监理、监测、竣工验收等众多环节；档案资料涵盖专业广泛，主要包括水土保持与荒漠化防治、生态学、林学、土壤学、气象学、地质学、水文与水资源等诸多专业；档案资料涉及部门多，主要涉及发改、财政、水利、林草、农业农村、生态环境、自然资源等多个部门；档案形成周期长，由于部分水土保持工程建设内容较多，受地理环境、气象因素和农业生产活动影响大，工程实施周期和档案形成周期相对较长。上述特点直接决定了水土保持工程档案内容丰富、种类复杂，也为档案管理工作的开展带来了难度和挑战。

2 水土保持工程档案管理中存在的问题

2.1 重视不够、管理意识淡薄

由于水土保持工程具有点多面广、实施周期长、制约因素多等特点，使得其档案资料的收集和整理具有一定难度。因此，在水土保持工程建设过程中，始终坚持做好档案管理工作就显得尤为重要。但在实际工作中，部分地区重视工程建设，忽视档案管理，在工程建设前期没有及时将档案管理纳入工作日程，经常在工程建设的中后期，才开始进行资料的收集、整理和归档，导致工程档案缺失，严重影响档案质量。一些水土保持工作者档案管理意识淡薄，认为档案管理就是简单地完成资料收集和保管，未按照档案管理的技术标准和制度规范开展工作，对相关的法律法规更是缺乏了解，导致水土保持工程档案无法实现全面、系统的管理。

2.2 制度不健全、管理水平较低

多年来，随着水土流失生态治理工作的不断推进，水土保持工程的管理方式和建设形式都有了巨大的转变，水土保持工程档案也随之出现内容复杂化、种类多样化的特点，而相关档案管理制度已无法适应新变化、满足新需求。由于缺乏完善的档案管理制度，使得从业人员在开展资料的收集整理、分类归档、使用销毁等工作时，没有可以依照的规定和细则，直接导致档案日常管理工作杂乱无章。同时，很多单位对水土保持工程档案未进行科学有效的管理，没有建立统一的分类标准和档案编码，增加了档案归档、调阅、查询的难度，大大降低了档案资料的利用率。

2.3 投入不足、人才资源匮乏

尽管相关部门加强了对水土保持工程档案的管理，档案管理水平也得到了一定程度的提升，但一些单位在档案管理工作中投入的人力物力仍无法满足实际工作需求。在基础设施方面，部分单位未配备专门的档案室，没有严格区分档案存放区和办公区，档案管理不安全、不规范，时常会因随意存放而导致档案的损坏、遗失；在资金投入方面，档案管理专项资金投入不足，难以配置相关的管理系统和仪器设备，导致档案的信息化、数字化、智能化水平较低，严重影响档案价值的发挥；在人员配置方面，相当一部分单位缺乏具有档案管理经验的专业人才，绝大多数的工程档案管理工作由其他专业人员兼职负责，容易因缺乏专业知识、人员调动频繁而导致档案资料不齐全、归档衔接不到位等问题，难以满足档案管理规范化的要求。

3 加强水土保持档案管理的对策

3.1 强化责任意识

首先，各参建单位要高度重视水土保持工程档案管理工作，彻底转变“重外业、轻内业”的思想，把档案管理纳入日常工作中，严格做到水土保持工程档案与工程建设的“四个同步”，即“同步规划、同步实施、同步考核、同步验收”，确保档案工作在管理制度方面、软硬件条件方面都得到充分支持。

其次，水土保持工程的项目法人、设计、监理、监测、施工和质量监督等部门的参建人员全程参与项目实施，掌握大量第一手资料，要根据工程建设和档案工作的需求，共同完成档案资料的收集、整理、归档。

最后，要切实增强档案管理人员的法律意识，深入开展《中华人民共和国档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》《水土保持工程建设管理办法》《水土保持综合治理验收规范》等有关法律法规、制度规范的宣传学习，使其深刻认识到档案工作的重要性和法制性，逐步实现水土保持工程档案的规范化管理。

3.2 建立制度体系

要根据水土保持工程的特点，建立一套切实可行、操作性强、覆盖整个建设周期的档案管理制度体系。

a.建立岗位责任制度，要成立档案管理领导小组，对档案管理工作进行协调部署，将各项任务层层分解，建设单位要联合设计、施工、监理、监测、质量监督等相关单位有序开展档案管理工作，明确管理程序和职责范围，具体责任落实到人。

b.建立档案管理制度，要明确水土保持工程档案收集、整理、编目、统计、归档、排列、检索、保管等各环节的工作要求，规范项目建设过程中各阶段形成的技术文本、内业资料、图纸影像资料，确保档案的真实性、规范性；要遵循相关技术规范，结合水土保持工程特点，根据档案的主要内容、形成时间、立卷单位等因素，对档案进行统一的编码和编录，设定合理的档案资料密级标准和解密期限。

c.建立档案验收制度，要按照有关规定开展档案验收工作，建设单位的档案管理人员要会同各参建单位档案管理人员对工程建设中形成的档案资料进行全面审核，若项目建设周期较长，则应分阶段进行验收，确保各阶段档案资料的完整和准确。

d.建立严格的监督机制，定期对档案的收集、归档、借阅情况进行抽查，有效保障工程档案资料及时、准确、完整归档，避免档案管理过程中出现疏漏。

3.3 完善配套设施

水土保持工程档案资料种类繁多、数量巨大，要切实加强配套设施建设，为实现档案管理的专业性、安全性提供保障。要根据档案管理相关要求设立专门的档案室，加大资金投入，改善档案室硬件条件。加强对档案的电子化管理，大力推行电子档案在水土保持工程档案管理中的运用，对需要永久保存的档案资料进行备份处理，将大量纸质材料转化为电子文档，建立电子档案管理系统，便于档案信息的存储和查阅，提高档案使用的效率，并设置查询权限，强化档案管理安全。同时，要加强现代化信息技术的应用，将计算机技术、网络通信技术、遥感技术、无人机技术充分运用于水土保持工程档案资料的收集、整理、分类、保存和使用中。

3.4 重视人才培养

档案管理工作本身具有较强的专业性，对于档案管理人员的专业技能和责任意识有较高的要求，既要大力引进档案专业人才，也要以提高水土保持工程档案管理人员专业水平为主线，通过进修学习、经验交流、实地考察等方式，不断优化工程档案管理人员知识结构，强化档案管理专业技能，确保相关工作人员掌握业务知识、熟悉法律法规。建设单位应根据水土保持工程建设情况，针对在档案管理上存在的问题和不足，对设计、施工、监理、监测单位档案管理人员进行业务培训，使其切实肩负起水土保持工程档案管理的相关责任，真正做到档案管理人人有责，全面提升档案资料管理质量。由于水土保持工程具有较强的专业特点，档案管理人员既要掌握档案专业知识，还需要深入了解水土保持工程施工管理有关业务知识，详细掌握工程建设的计划、规模、进度等，并与各参建单位相关技术人员保持联系，确保项目档案资料的专业性和完整性。

4 结 语

综上所述，在新时期国家高度重视水土流失治理工作的背景下，水土保持工程档案管理作为一项基础性工作也显得十分重要。相关部门要进一步提高认识、转变观念，建立和完善水土保持工程档案管理制度体系，加强档案管理基础设施建设，重视档案管理从业人员能力培养，不断提高档案管理水平。同时，要大力发展水土保持工程档案管理信息化建设，建立档案资料数字化处理系统，运用计算机技术、多媒体技术对档案资料进行归档处理；建立档案信息安全保障系统，通过权限设置、身份认证、数据备份等措施，确保档案信息存储、传输、查询和使用过程的安全性；打造档案资源共享平台，搭建档案资源对接系统，扩大档案使用覆盖面，开发资源共享的个性化服务和智能化服务，为构建智慧型水土保持信息管理体系提供有力保障。