深化企业档案信息资源开发与利用工作的策略

郝春媛

(湖北清江水电开发有限责任公司，湖北 宜昌 443000)

1 深化企业档案信息资源开发与利用工作的意义

企业档案记录着企业日常管理及生产活动的各方面内容，并为企业决策和各项业务工作提供了参考、支撑、依据等丰富的档案信息资源，其重要性不言而喻。由于档案所承载的信息价值需要经过利用才能实现，所以全面、有效地提供档案利用服务是档案管理工作最终目的。在档案数字化与大数据信息时代，数字化的档案载体以及“互联网+”的信息高速，对档案信息有着更加日趋广泛的利用需求，对当前的档案检索和利用工作提出了更高的要求，结合时代发展需要，深化企业档案信息资源开发与利用工作，提高档案利用的全面性、系统性、完整性、便捷性，加强档案数字化信息资源优势，以促进企业档案信息化建设更好的发展。

2 档案信息开发利用现存问题与原因

2.1 难以全面反映档案价值的档案著录标引

档案著录是档案利用的基础工作，是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。目前常见的档案检索方式，主要是对档案著录内容进行的检索。所以档案著录内容是否全面完整，直接影响着档案查找利用和档案价值的反映。目前档案著录主要存在的问题是：①档案工作人员依据现行的《档案著录规则》做出的著录标引时常存在着错标、漏标、粗标、过度标等问题[1]。②现行的档案著录规则层级结构不能全方位的标识档案内容。

其中，造成错标、漏标、粗标等问题的产生的原因，主要是档案人员对《档案著录规则》理解认识的差异以及录入错误。档案层级结构不能全方位标识，产生原因是缺少对档案各方面元素的理解，特别是缺少档案案卷之间存在的相关性，档案文件之间的联系性。因为著录相关性、联系性元素缺少标识，归档后的文件仅依靠基本的著录标引，所以不能直接表达出记录信息的系统性，不能全面反映档案价值。

2.2 信息孤岛中的档案检索

档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。目前档案检索方式上有手工检索和计算机检索两种方式，由于计算机技术的深入，在档案管理系统运行环境下的计算机检索方式已普遍使用。

但在大数据时代，这类依靠档案系统的检索，容易因为系统运行环境、系统接口不同、数据存储格式等原因产生隔离，信息上缺少联合，档案难以流通，形成“档案信息壁垒”，甚至形成“档案信息孤岛”，即档案信息分散，存储形式不同，多以局部范围的应用模式存在，进而形成跨部门、跨地区、跨行业信息壁垒[2]。

2.3 编多研少的档案编研工作

针对企业而言，档案编研工作是立足企业需要，以服务企业决策和业务为目的，以馆藏档案文献为主要物质对象，在深入研究基础上明确编研专题，对档案文件进行收集、筛选、加工、编纂或撰写成完整体系材料的过程，是档案信息资源开发利用的一种重要形式，是档案工作的重要组成部分，通过利用结果可以反映出档案信息利用的深度。笔者对所在企业编研成果做出调查，得出企业编研特点：企业编研内容丰富，但编研成果主要以材料汇编为主，企业档案编研成果深度不足，多数编研成果属于一次文献编研，即主要是对档案文件的直接汇编利用，而二次文献、三次文献编研的成果数量较少。造成编研成果深度不足的主要原因，是企业档案编研过程中各部门联合不足，对档案内容和特征进行筛选、提炼、综合、归纳的能力不够，易造成编研成果系统性不强。

综上所述，目前企业档案信息资源开发与利用情况从源头上受限于档案著录，从利用过程受限于档案检索方式，同时还存在各部门联合不足，资源整合不够等原因的影响。针对以上不利因素，提出以下改进策略。

3 新形势下深化企业档案信息开发与利用的策略

1)完善档案整理工作，全面档案著录标引。目前，我国档案著录规则在著录层级上过于简单，缺少更为细致的划分[3]。在著录标准完善的同时，应加强档案人员素质，做到全面档案著录和标引。通过完善档案整理工作，整合资源，让档案工作者在档案整理过程中，能够充分了解到档案所记载信息的各方面元素，理解与各项档案资料的关联性，继而采用多样化的标引手段，通过主题、次要主题、备注、参见等内容，全面完整的表达出整理档案的价值，并注明档案之间的联系关系。全面档案著录及多样标引工作，主要是通过完善企业档案整理工作来提升信息资源的利用效率。但由于著录工作主要依靠档案人员完成，这对人员的专业素质提出较高的要求，存在一定的局限性。

2)档案存量数字化与全文检索方式。档案数字化是对库存档案目录信息、载体档案通过计算机、扫描、数字成像等技术，把各种载体转化成数字化的档案，把原本储存在各种载体上的信息变成了机读信息。数字化档案具有保存空间小，查阅便捷等优势，特别在是大数据信息时代，数字化档案所提供的可机读信息，更是档案发展的必然趋势。同时，档案数字化也将产生新的档案检索方式——全文检索，即通过计算机直接检索到数字化档案的全文信息。全文检索不同于对档案著录和标引的检索，是直接针对档案记录信息的查找利用，通过全文检索运算及逻辑运算系统，档案检索更加精准，信息利用更加直观方便。

3)整合档案信息，打破信息孤岛，实现信息共享。在数字化与信息化的时代，随着计算机网络技术的不断发展，在复杂多样的系统里生成着越来越多的业务活动信息记录，企业档案通过传统的档案收集、整理、移交工作，只能收集到企业档案信息源中的一部分资源，“信息孤岛”现象容易发生。“信息孤岛”,指的是一个个相对独立的不同类型的数字资源系统(即信息系统)。档案中的信息孤岛产生的原因在于不同系统之间缺少联通，而打破信息孤岛就需要全面整合档案信息资源。通常来说，档案信息源主要涵盖内部资源、外部交换数据、互联网采集数据等[4]。整合档案信息，需要开发不同系统的信息联系通道，实现内部、外部数据的收集、整理、储存。这样才能打破档案信息系

统的独立性，并实现更广泛的档案信息共享。

4)联合编研提高编研成果的深度和质量。企业档案人员应树立超前服务和主动参与的意识，档案编研工作应以企业的服务利用需求为目的，以企业的安全生产、科研技术为重点，在充分调查研究的基础上确定选题，要具有前瞻性和实用性。档案编研工作独立编研是发挥一己之长，联合编研是发挥众家所长，提高编研成果的深度和质量，其内驱力归根到底还是在人的思想，档案编研人员应以企业的长远发展需要为大局；联合企业内部各方面需求和力量，在档案深度开发与利用上下功夫，把编研成果的质量放在首位，让编研成果结合实际，综合应用档案信息资源，在企业生产经营等业务工作中产生效益。