关于档案信息化建设与档案管理的探索

李世民 高世超 张凌曦

摘  要：信息化在各行各业中都发挥着重要的作用。以档案管理工作角度来看，因为网络的不断发展和进步，档案管理的相关工作正处于不断地发展和变化过程中，信息化的管理模式能够让档案管理工作顺利推进。文章从档案信息化建设对档案管理的重要性出发，根据当下的档案信息化建设与档案管理的发展现状，分析当前的档案管理中存在的问题，并且提出促进档案信息化建设与档案管理的具体策略。

关键词：档案信息化建设;档案管理;策略分析

Abstract：Informatization plays an impor tant role in all walks of life. From the perspective of archives management，due to the continuous development and progress of the network，the related work of archives management is in the process of continuous development and change. The information management mode can make the file management work smoothly. Starting from the importance of archives informatization construction to archives management，this paper analyzes the problems existing in the current archives management according to the current development status of archives informatization construction and archives management，and puts forward specific strategies to promote the construction of archives informatization and archives management.

Keywords：archives informatization construction;archives management;strategy analysis

0  引  言

互联网和信息技术改变了我们的生活，一个人足不出户就能够接收到来自各个方面的信息，信息的管理和档案的建设也就变得更加重要，只有将各种信息和档案进行合理的信息化建设，才能够使得这些信息更好地被利用起来，實现更加高效的工作。信息化时代下相关的档案信息更加复杂，导致档案的管理任务更加繁重，因此，需要进行档案工作的信息化建设，才能促进财务系统更加高效地工作。

1  档案信息化建设的现状

1.1  档案信息化建设取得了一定的成效

2003年开始，山东省中医药研究院引入了联想浪潮系统，正式走上了信息化办公的道路，同时，济青高速铁路有限公司以及山东高速股份有限公司采用系统均与浪潮系统有一定相似性。当前单位在会计凭证、所有资产的档案管理和公司所有账目方面均采用的是信息化的手段进行相关资料的储存和调用，已经基本建立起了信息化办公、档案信息化建设也取得了一定的进展。在日常办公中，主要采用总账功能，此项功能中，包含日常工作所需，如常用功能：制单、凭证查询、记账、转出、凭证号整理等;账表方面涵盖了：科目余额表、原始凭证汇总、总账、序时账等功能;出纳方面涵盖了现金日记账、银行日记账两个方面;期末处理涵盖：规则凭证定义，调汇凭证定义，结转凭证定义三个方面，在系统中同时还涵盖了账页打印功能。按预算会计与财务会计核算方式建账及设置多重辅助核算进行账务处理，对功能科目、经济科目、专项用途、经费类型、往来科目等收支及往来科目均设置了辅助账核算。辅助账，可以查看到功能科目、专项用途、往来科目的辅助明细账，无法看到经费类型、经济科目的辅助明细账，如图1所示。

在辅助功能中，主要包含项目、部门、基础数据三大类。辅助功能辅助业务核算的查询分析功能主要包括部门核算、专项核算、分析功能。具体功能如图2所示。

通过辅助功能可以实现：

（1）部门收入支出分析。

（2）单位自定义属性的查询分析。

（3）任意余额表、三栏帐、多栏帐查询。

（4）收入支出分析表，对各种项目都可以进行结转收入支出分析。

（5）自动分页功能。

（6）实现项目的跨年度查询。

通过档案的信息化建设，资料大部分都是通过计算机进行储存，这也为单位的资料储存和使用带来了方便。在引入信息化办公系统之前，所需资料需要人工查找，若是资料数量多的情况下，查找一份资料需要大量的时间。而在计算机中储存的资料，只要利用档案管理系统的搜索功能，通过关键词进行检索，很快就能找到需要的资料，为工作提供了很多的便捷。

在安全性方面，单位在院内办公计算机均安装了防病毒软件和软件防火墙;办公室、人事科、财务科、业务科、医管科、档案室等科室使用的存储有重要或机密信息的计算机必须单独独立运行，与其他电脑实行物理隔离;同时院内计算机网络设备均由信息中心负责，任何科室和个人不能私自连接交换机、集线器等;信息中心针对不同的计算机终端，为其开放不同的网络端口和协议，最大限度保证网络安全，通过建立不同的信息安全细则，在系统安全方面也取得了相应成效。

1.2  档案信息化建设的工作标准不完善

为了适应信息化的工作，本单位在档案信息化建设的操作和安全性方面都做出了具体的要求。单位采用的是一人一机的模式，这就给每一位员工的工作数据安全性提供了设备的保障，专人使用，可以设置专属密码，相对于很多人共用一台计算机来说更加安全。此外，单位规定了相关的资料等必须要按照既定程序进行储存和使用，存储涉密资料的电脑是不允许与外网连接的，对于相关资料的保密规定是比较明确和完整的。但在具体的操作和信息化的建设过程中，由于单位还未出台工作的执行标准，导致一些相关的工作人员在档案信息化建设的工作中没有转变观念，不重视相关工作开展，使得档案信息化建设工作出现一定的困难。在这样的背景下，一些档案管理工作沿用传统的工作模式，使得档案管理工作效率不高，相关档案管理无法适应当前时代的发展。