信息技术在社保档案管理中的应用探讨

◎周 华

（新疆昭苏县人力资源和社会保障局 新疆 伊犁 835600）

社保档案详细记录了各参保人员或单位的信息和权益，与人民群众的基本利益密切相关，对和谐社会建设也有着重要作用和影响。近年来，国家大力推动社保事业发展，参保人数大大增加，社保档案管理工作量大幅增加。因此，必须加快信息技术的应用，推进社保档案管理更加快捷而高效发展。

一、社保档案管理中信息技术应用现状及问题

（一）社保信息资源未实现共享

随着计算机的普及应用，各地分别建起了社保档案系统，使社保档案管理现状在很大程度上得到改善。但也仅限于本地之间；在地方和地方之间尚未建起有效的交流平台，信息资源无法做到共享，不利于外来人士办理社保手续。

（二）缺乏专业技术人员

很多人以为整理档案是一份轻松的工作，没有什么技术含量；其实档案管理是一项业务性很强的工作，其最终目的是提供档案信息、服务于社会实践。社保档案管理，是对档案实体和信息进行管理并以此为用户提供服务，它是各项社会管理系统中不可或缺的一部分，这就对相关工作人员提出了更专业的要求[1]。然而目前专业的档案管理人才较少，工作人员的专业素养参差不齐，工作方式和办公模缺乏创新意识，制约了档案管理与服务工作发展。

（三）单纯注重网上办理业务

现阶段，大多数地区的社保部门都开始应用信息技术，方便了当地居民在网上办理业务。这种操作确实减轻了办公室工作人员的负担、提高了办理效率，但由于忽略了与其他办公模块的对接，档案管理后台数据存储过多、实时更新速度跟不上，反过来增加了信息技术的运用成本。

二、信息技术应用在社保档案管理中的原则

（一）文档一体化

所谓文档一体化，指的是把文件管理和档案管理合为一体进行管理；应用到社保档案管理中，则是在系统理论基础上有机地集文件数据和文档档案为一体、协调运行，从而达到档案管理更加规范化、一体化的目的。在这个过程中，文件数据管理和档案管理合二为一，组合成一个系统；以二者内在的规律为依据，通过对系统理论的应用以及对计算机程序的操控，将文件管理和档案管理数据构建成一幅信息网络，形成一个一体化系统，统一进行控制与管理，从而使信息资源实现共享，更好地提升工作效率[2]。

（二）具有前瞻性

一方面，信息技术应用切实保证了社保档案能够得到有效利用；但是另一方面，信息技术对相应的硬件、成本、专业人员等方面提出较高的要求。因而各地社保部门应从自身实际情况出发，制定合理有序的计划并仔细调查，而后经过小范围实验论证；确保各种硬件软件配置没问题之后，再按照步骤正式开展相关工作。从长远角度来看，考虑到信息技术仍处于不断发展状态中，最好选择具有可持续性的设备，在适应未来升级应用的同时也能够节省成本费用。

（三）双轨制归档

双轨制应用在社保档案管理中，指的是对于纸质版的社保档案文件进行整理和归档，应与信息化档案文件的转移保持同步。究其原因，一是虽然文件的信息化在现阶段已被广泛应用，但从法律上来看其效力暂不明确；二是文件在信息化过程中经过人为的编辑，其是否含有人为修改过的痕迹难以鉴定，即其真实性有待考察。综合这两方面因素来看，尽管信息技术在社保档案管理中应用广泛，但并不意味着纸质档案文件没有继续存在的必要；恰恰相反，纸质版文件由于其原始性和可靠性，还将和信息化档案长期共存[3]。

三、信息技术在社保档案管理中的应用建议

（一）增强对信息技术应用的认识

从古时的甲骨、竹简到现代的纸张、电子文档，人们记录档案的形式不断变化；而将信息技术应用到档案管理中，可谓时代发展进步的必然结果。信息技术应用，不仅节约了人力物力，而且能够更好地为人民群众服务。时代在发展，人们更加重视利用已有的档案资源，但是当前档案管理还未真正发挥出档案资源的所有价值。目前大多数工作人员对信息化的认识只是一些诸如录入、查询资料等简单应用，远远不能够满足人民群众真正的需求。因此，要抓住网络时代信息扩散迅速、辐射范围广、影响力大的特点，紧跟时代脚步，充分发挥网络信息的服务功能，更好地服务于人民大众。

（二）加强云计算等高科技手段的应用

近年来，各地经济迅猛发展，越来越多的居民积极主动地参与到社会保险之中；社保覆盖的范围越发宽广，带来的信息数据也越来越多，在存储信息方面所耗成本随之增加。与此同时，云盘由于其容量大、价格低廉、传输速度快等特点深受人们喜爱，发展势头迅猛。可以将云盘应用到社保档案管理之中，将散乱的信息资源分门别类地收集整理；技术人员还可以对数据进行分析操作，从复杂的数据库中提取出有利用价值的信息，收集总结，以便为用户提供更加优质的服务[4]。同时，还可以利用云计算建立起能够共享信息资源的系统平台，将庞杂的信息数据集中到一个数据中心库，把每位参保人员的相关资料存储到云端。这样，参保人员在医院就诊时无须携带多种资料、无须为资料不齐而劳累奔走。

（三）建设高素质的专业人才队伍

当前，经济社会发展的形势对社保档案管理提出了更高的要求，也对相关工作人员提出了更高的要求，足够的专业知识素养与娴熟的计算机操作技术缺一不可。因此，各级社保部门要积极引进高素质档案管理人才，加强人员培训，不断提高业务水平；同时，要保持良好的职业道德，发掘创新能力，树立良好社会形象。总之，信息技术的具体应用是一项艰巨而庞大的系统工程，需耗费大量的人力、物力、财力。各级社保部门应综合考虑、统筹实施，推进社保档案管理规范化、持续化发展，为人民大众提供更便利、高效的服务。