“互联网+”环境下档案信息化建设的挑战与对策

2020-01-02胡召义

文化产业 2020年26期

◎胡召义

（吉林省农安县工业和信息化局吉林农安 130200）

目前互联网、智能化、信息化等新技术已被广泛应用于社会管理服务和企业管理经营中，为人们日常工作和生活带来便利。档案管理是一项社会性基础管理工作，在社会发展中有着十分重要的作用，为企业管理决策提供参考和保障。新形势下的档案管理，在档案采集、整合、分类和储存等环节逐步实施数字化、网络化、信息化处理，在管理流程上实施标准化管理，促进档案管理标准统一、管理规范，保密性及安全性不断增强，管理效率有效提升，人力成本大幅减少。

一、“互联网+”在档案信息化建设中的作用

传统档案管理在实时化和动态化等方面已经不能适应当前形势发展需求，推进档案管理变革已是刻不容缓。应用信息化技术，能够提升档案管理效率，顺应时代发展需求，满足人们数据应用需求。应用信息化技术，档案管理工作人员可以利用互联网技术，将纸质档案向电子档案转换，而计算机强大的管理功能，能够简化工作流程，减少工作步骤，减轻工作量，从而有效提升档案管理工作效率，并且在档案信息的完整性、准确性和安全性上都有所增强[1]。

互联网时代，信息技术日新月异，数据信息呈现出海量化、多样化和多元化特点。档案是数据信息的主要载体，蕴含着无数关键信息，对于整个社会都有很高的应用价值。信息化技术融入档案管理工作，大大提高了档案管理质量和水平。在互联网时代，人们对档案数据需求趋于个性化和多样化，档案信息服务也必须不断进行创新，根据用户需求对档案进行整合处理，加强信息共享，将档案信息化的协同性和灵活性充分体现出来，提高用户满意度。

二、实施档案信息化面临的新问题

当前，许多企业管理层认为档案管理只要把档案保管好就够了，无须投入大量资金进行档案信息化建设，使档案管理工作严重滞后，影响到档案使用。

第一，档案管理模式落后。许多企业还在采取传统手工方式来进行档案管理，不仅容易出现错误，而且操作步骤烦琐，管理人员耗费大量精力与时间，工作效率低下；一些档案管理人员计算机知识相对薄弱，对信息技术掌握不足、数据处理流程不熟悉，难以发挥互联网优势[2]。第二，档案管理人员培训缺失。许多档案从业人员并非档案专业毕业生，在企业也没有接受过专门培训，在档案管理信息化认知以及专业知识储备不足；部分档案管理人员学历偏低，知识更新跟不上时代，缺失先进理念和技术的支撑；很多企业没有配备专业档案管理人员。第三，档案管理平台建设待加强。与传统纸质档案相比较，网络电子数据信息对于数字资源和电子环境有着极高的要求，网络平台安全性也就受到格外关注，随着信息设备的快速更新，数据资源读取方式也在不断变化，稍不注意就会使原本储存的数据信息无法读取。如何搭建起稳定、安全、可靠的电子防护体系已经成为当务之急。

三、推进档案信息化建设的对策建议

（一）不断提高思想认识

档案管理信息化建设不是一蹴而就的，需要政府相关部门的正确引导。企业管理层应充分认识到该项工作的重要意义，要制定科学合理的工作方案，预留足够建设资金，在遇到建设难题时各部门之间要齐心协力，多出点子、多提建议。要将档案信息化建设纳入企业战略目标，加强相关宣传，转变档案管理工作人员思想观念，加快档案管理信息化建设步伐。档案管理人员要具备超前意识，主动运用互联网技术来管理档案，认真收集有价值的档案，挖掘档案信息内涵，注重信息再次整理和分类，保管好档案、利用好档案，使其为企业发展作出贡献[3]。

（二）创新档案管理模式

要对传统档案管理模式进行创新，充分运用好互联网技术，发挥信息档案和传统档案相结合的优势，不断优化档案管理模式。档案管理工作人员要自觉主动学习互联网技术，强化自身信息化水平，使自身信息化技术能力能够跟上时代发展潮流。另外，要充分利用大数据、智能化等先进技术对档案信息进行优化处理，实现档案信息价值利用最大化。

（三）提升档案管理人员素质

档案管理工作人员要熟练掌握管理流程及方法，对于档案收集、整合、分类、归档、储存等环节都要做到心中有数，在当前档案种类多样化的情况下，要善于探索和创新档案管理方法，提高管理技巧技能。相关管理人员要强化自身档案管理知识储备，认真学习理论档案学、应用档案学，积极参与各种线上线下档案讲座，从中获取先进档案管理理念和技能，不断提升自身档案管理水平。要加强自身互联网技术的提升，能够熟练运用各种档案管理APP。企业管理层要为档案管理工作人员创造机会，通过集中培训、外出学习等“请进来，走出去”的方式方法，提升相关人员专业技术水平。在人才招聘时要注重高学历档案管理人才的引进，以较好的福利待遇和薪酬来留住人才。

（四）筑牢安全防护屏障

互联网时代的海量信息资源，为档案管理带来了新的安全隐患；建立档案信息安全防护系统，能够有效应对这些安全隐患。档案信息数据会被植入木马、携带病毒，对档案信息安全带来极大威胁，档案管理部门要抓紧抓实抓细信息安全防护系统建设，做好信息加密和信息防护工作。根据不同层级管理人员设置有效访问权限，保障信息数据安全。同时，要建立起档案信息永久“身份证”，确保档案信息不会因为设备更新而失效。