信息技术在图书馆档案管理中的应用分析

崔虹

（山东商业职业技术学院，山东济南 250103）

随着网络信息技术的飞速发展和进步，网络信息技术已经渗透到各行各业之中，并且为不同行业的工作者提供了便捷的工作服务，充分满足了企事业单位的工作开展需求。在图书馆档案管理工作开展中，应用信息技术对于各项具体工作的开展都有一定的益处，能够改变传统的图书馆档案管理工作模式，提升工作效率，减轻工作人员的工作负担。实现档案管理工作的信息化在一定程度上也会加速图书馆工作信息化的步伐，提高图书馆的现代化建设能力和水平。

1 信息技术与图书馆档案管理工作概述

想要对信息技术在图书馆档案管理工作中的应用进行更为深入的了解，首先就应该明确信息技术、图书馆档案管理工作等相关概念和作用，现对相关内容做具体分析。

1.1 信息技术分析

信息技术主要指的是一类技术的总称，它指的是用于信息采集、信息处理和信息管理等相关技术。具体来说，该技术主要是运用互联网这一渠道，利用计算机、服务器等硬件设备实现的一种技术应用。具体来说，信息技术主要分为3 个大的类别，主要有传感技术、计算机与智能技术、通信技术和控制技术。

在当今社会，信息技术的应用十分广泛，并且已经深入发展到各个领域当中，例如，人们最常见的电话、电脑等设备都是信息技术应用的结果。同时应用信息技术也能够帮助不同行业的人员解决工作问题，例如，工作系统的构建、各类工作软件的建设等，都应用了信息技术，该技术的应用已经改变了人们的工作方式和工作内容，甚至对人们的生活方式都带来新的变化。

1.2 图书馆档案管理工作

有序的档案管理工作的开展，对图书馆各项工作开展都起到重要的作用。档案管理工作关系到图书馆工作的秩序问题，简单来说，图书馆档案管理工作主要指的是对各部门档案实体以及相关信息进行登记、整理、收集、保管、统计，并且提供档案内容资源的查看分享等服务工作。

图书馆的档案资源信息较为复杂多样，对档案资源的内容来说主要包括图书馆读者档案信息、财产档案信息、人事档案信息、借阅档案信息、讲座会谈档案信息，除此之外，还包括各类音频、图像、实物等信息资源。可以说图书馆档案信息种类多样，管理起来具有一定的难度，想要有效管理各项工作，需要图书馆投入一定的人力、物力等资源，这样才能够确保各类档案信息能够有序保存，可以得到妥善的保管。

1.3 信息技术在档案管理工作中的作用

在信息社会中，图书馆档案管理工作中应用信息技术，起到重要的作用，具体表现在以下几个方面。一是能够实现档案信息的数字化保存。将档案信息转化为数字化的电子信息，有利于实现档案资料信息的保存，更好地提高信息资源的管理能力。二是有利于充分利用档案电子信息，发挥电子信息的价值。同以往的纸质的档案信息相比，电子信息可以随时调阅、随时查看，并且省时省力，不会对文本造成损害，因此说有利于图书馆更加高效地开展档案管理工作。三是有利于减轻档案管理工作压力，提高工作效率。应用信息技术进行档案管理工作，工作人员通过电脑就能够完成档案的处理工作，大大减少了工作任务量，提高了工作效率。四有利于提高图书馆档案管理工作的信息化水平，建设现代化的图书馆系统是未来图书馆的发展方向和目标，实现档案管理工作的信息化作为其中一项工作，有利于提高图书馆工作的信息化水平，推动相关工作不断进步与发展。

2 图书馆档案的作用

2.1 促使管理水平得到提升

在政策、方针、战略目标以及计划的制定工作以及执行方面，图书馆档案均能够起到重要的影响作用，并且在对决策实施以及开展组织、协调、控制等多方面工作的过程中，根据图书馆档案之中的内容开展分析和研究工作，并对其中的经验进行总结，之后以此为基础提出对工作进行改进的方案和措施，有利于促使整体管理工作的水平得到大幅度提升。

2.2 作为考核评估工作的重要依据

图书馆的基础业务建设情况、办馆条件、读者服务工作、管理工作以及业务研究工作等各个方面，均能够在图书馆档案之中得到全面、深刻地反映，通过对图书馆档案的查看，上级领导人员能够对图书馆各项工作开展更加科学、合理的考核及评估，同时也能够将其作为对图书馆工作人员进行考核以及评估的重要依据，并且有利于提升考核及评估工作的科学性和准确性。

2.3 对总结以及计划制定工作进行完善

对档案进行整理、对比以及分析工作，能够对既往的经验进行总结，对既往已经取得的成绩进行肯定，还能够找寻和确定其中仍然存在的不足之处，之后以此为基础，结合各方面工作的实际情况，对相应的改进目标进行明确，对改进措施进行设计，对改进计划进行制订，以对不足之处进行有效弥补。与此同时，图书馆档案可以作为各个部门对年度工作目标进行量化的重要参考依据，根据图书馆档案对年度目标进行科学合理的量化，有利于图书馆的整体工作水平得到持续、稳定的提升。

2.4 针对读者开展宣传教育功能工作

图书馆在开展教学、科研、管理活动以及实施各方面服务时，均能够为图书馆档案提供相应的信息资料，同时其也能够作为针对读者开展宣传教育工作的重要资料。在图书馆之中，保存了多方面的馆藏数据、管理数据以及读者数据等相关资料，能够向读者全面、深入的展现出图书馆各个部分的馆情馆貌，例如现代化的服务设施、各项管理工作的目标、实现目标的方法以及当前的进度等，从而有效激发和调动读者对图书馆进行充分应用的积极性，使图书馆面向读者的推荐工作得到更加顺利地开展[1]。

2.5 对图书馆整体形象进行体现

当前我国已基本全面进入信息化时代，为了保障图书馆的健康生存和可持续发展，就必须促使图书馆积极向社会开放，并在此过程中对自身的发展途径进行寻求和确认。以此为基础，通过对图书馆档案进行应用，图书馆的宣传工作能够具有更加真实的资料作为辅助，从而有利于人民群众更加充分的对图书馆所具有的社会价值进行认知，也就能够使图书馆的整体形象得到充分体现，并实现图书馆社会地位的提升。

3 信息技术在图书馆档案管理应用中存在的问题

对于图书馆来说，想要实现档案管理工作信息化，就必须要注重信息技术的应用，在技术应用方面存在的问题主要有以下几点： 一是相关网络配套设施不完善。进行信息技术的应用，需要使用计算机、服务器、储存器等设备设施，这样才能够构建起一个完善的网络系统，因此要求图书馆完善相关设施，这样才能够进行技术应用。

二是信息化建设工作不明确。这一问题是很多图书馆面临的难题，实际上想要真正做好信息化工作，对于图书馆档案管理者来说，首先应该明确自身需求，明确应用信息技术的目标和工作规划，这样利于更好地进行技术应用，通过信息技术，设计出一套完善的工作方案，能够更好地开展系统设计工作，充分满足图书馆档案管理工作的需求[2]。对于不同的图书馆来说，档案管理工作内容与需求有所差别，因此要求工作人员首先要制定出一套具体的工作方案，这样能够有效指导信息技术的应用工作。

三是信息技术人才素质有待提升。信息技术人员缺乏是图书馆面临的一个情况，因此在信息技术应用过程中，图书馆会采用同相关技术单位合作的方式开展相关工作，但是信息化建设工作需要人力投入，对于图书馆来说，应该注重相关人才的培养与引进，这样更利于信息系统建设工作的开展，更利于相关信息系统升级与维护工作的进行。

4 信息技术在图书馆档案管理中的应用策略

4.1 建设图书馆的网络设施

想要实现信息技术的有效应用，需要结合图书馆档案管理工作实际进行相关前期工作准备，注重各类网络配套设施的引进。在具体工作开展中，一方面应该注重硬件设施需求工作的进行，例如，购买用于工作的专用计算机、服务器、音频视频采集器、扫描仪等设备。在进行设备购买的过程中，可以采用招标或者统一采购的方式，这样能够确保供货商的资质，有效减少工作量，提高工作效率，采购到符合要求的产品设备。同时，还应该通过专业人士进行数字化系统的构建，在进行系统构建之前，需要进行各类信息的收集与处理，对于需要实现信息化的内容进行整理归档，便于档案信息的统一调度和操作[3]。

另一方面技术人员需要构建起一个安全、 可靠的管理储存系统，用于所有档案管理资料的动态化、分类化的储存，并且通过技术操作，能够确保档案信息具有一定的安全性。基础网络设施的准备，是开展各项工作的前提和基础，在进行信息技术应用的过程中，需要运用相关设备、设施等，这样才能够提高技术工作的开展效率。

4.2 提高工作效率，实现资源共享

信息技术在图书馆档案管理工作中的应用，是通过构建一个信息化的操作系统，来提高档案管理的工作效率，进一步实现各类档案资源的共享。在信息技术出现以前，档案管理工作十分复杂，需要占用很大的空间，浪费很多的时间以及人力物力等资源，但是通过信息技术的应用，能够提高档案管理工作的效率，这对于图书馆来说，能够充分彰显利用信息技术的优势，提升图书馆的综合发展实例，创造更多的经济效益[4]。实际上，信息技术的应用能够提高档案管理工作的效率，确保各项工作的有序进行，减少工作误差。

此外，在信息共享方面，信息技术的应用能够打破时间、空间的限制，提高档案资源的利用效率。在以往的档案管理工作开展中，需要管理人员注重档案的存留，甚至对于部分具有一定文献价值、参考价值或者残破的文献信息，图书馆都会对其进行馆藏，并且其使用、 利用程度很低。但是在信息技术应用后，各类信息资源都能够被充分地挖掘出来，读者通过手机阅读软件、 图书馆软件就能够随时阅读电子版的信息内容，节约时间，充分满足不同读者的阅读需求。

4.3 增加信息资源容量

信息技术在图书馆档案管理工作中实现应用以后，可以通过服务器存储大量的档案资源信息，能够在读者和资源之间构架起一个纽带和桥梁，能够收纳海量的信息资源，可以为读者提供更为便捷的信息资源服务。

实际上，图书馆的一个重要功能就是公共服务功能，因此说档案资源的有效管理，能够帮助图书馆更好的构建档案系统，提高各类资源的利用效率，通过在制定档案管理工作目标，实现既定的档案管理工作规划与目的。海量的档案信息资源能够通过信息技术进行分类检索，进行整理归纳，甚至是能够结合档案资源进行信息分析，更好地指导图书馆档案管理工作的开展[5]。

4.4 构建现代化工作管理体系

随着信息技术与图书馆档案管理工作的深度融合发展，图书馆的档案管理工作体系将会更加现代化。在信息社会之中，除了个别县级村级图书馆之外，我国的图书馆已经基本实现了信息化，信息化水平也会越来越高。信息技术作为一项应用技术，在图书馆档案管理工作中也将发挥更为重要的作用，有利于帮助档案部门构建起一个现代化的档案管理工作体系。

通过信息技术的应用，所有的工作都能够实现网络化操作，并且也能够通过网络及时发现问题，进行各项工作问题的解决与反馈，避免出现人工操作失误的情况。信息技术还能够为档案管理人员提供决策支持，工作人员能够结合系统情况，以及信息分析报告等内容，进行工作决策，开展档案管理工作[6]。实际上，信息技术的有效应用对于推动图书馆档案管理工作的智能化也会起到一定的作用。相信在未来，智能化的管理工作平台也会被设计搭建出来，更好地提高图书馆管理工作能力和水平，保障图书馆顺应时代发展而不断实现新的进步。

5 结语

实际上，信息化建设工作是大势所趋，对于图书馆来说，想要实现长足的发展和进步，提升工作的信息化水平势在必行，在相关工作开展中，档案管理人员应该结合自身工作实际进行技术应用，提高工作素养，以应对信息化工作的开展。在档案管理工作开展中也应该注重结合工作情况不断进行相关工作系统的升级优化，实现管理工作水平的提高。