数字经济环境下科研院所档案信息化转型实践与探索

马艳秋

（吉林省白城市农牧机械化研究院，吉林 白城 137000）

1 档案信息化目前存在的问题分析

（1）档案信息化标准存在差异。目前档案的载体多种多样，已经不仅仅是纸质形式。不同载体存在的档案实现信息化的途径不同，困难程度也不同。但目前对于档案信息化，并没有一个统一的标准，囿于技术水平及重视程度不同，不同的部门按照自己的标准将这些档案内容进行信息化管理。目前阶段，计算机技术的发展可以用日新月异来形容，但当大量的信息技术应用于档案管理领域，新旧技术之间的融合并不一味顺畅。

（2）信息化过程中存在时间差。信息化过程中，不同部门进行的速度不同，完成的质量也存在巨大的差异。档案信息化是一个必然的结果，但过程中总是会存在不同的问题。很多部门为了完成“数字化”这个要求，追求速度而忽略了质量。

（3）存在安全风险。信息化后的所有档案资料如果没有非常安全保密的管理路径，就会出现泄漏或丢失信息的风险。档案信息化对于硬件设施的要求高，计算机的安全性直接影响的是信息的安全性。另外，平台是业务一旦繁忙或是系统与软件间兼容程度不同，都会导致信息化的过程中出现新的安全问题。这就要求档案管理人员有足够的业务能力与安全意识。

（4）档案管理人员的业务水平与专业素养存在差异。信息化的过程是一个非常系统的工程，涉及到的知识也是非常全面的，比如：档案管理的专业知识、计算机技术的应用、平台的操作等。科研院所在匹配档案管理人员的时候，往往会忽视这些因素，习惯性派一些年龄较大、专业性不强的人去做这项工作。而各单位中，专业的档案管理人员并不多，这些人在岗时常往往较短，不够稳定，所以对于档案信息化管理的影响也非常大。

2 现实实践与探索

2.1 全线档案资源数据化

（1）存量档案数字化。存量档案在数据化的过程中，首先要有充足的前期准备，盲目开始会使得后续工作被埋下很多隐患。前期准备内容包括相关的制度学习、数字化进程中的方案制定、人员安排、设备的安装与调试。同时，应该以“四个结合”为依据，以此来保障质量。这四个结合包括其一，数字化与档案鉴定工作的结合。根据档案管理的相关规定，档案中的一些内容已经达到了保存的最大期限。在进行信息档案化的过程中，就需要对已有的资料内容进行鉴定，对那些已经达到保存期限但仍具备管理价值的资料重新进行数字化管理。通过整理扫描等进行存储。其二，数字化与档案修复相结合。对已经确定进行数字化的档案内容，需要进行细致的检查，如果发现需要数字化的档案中有损坏等，或者载体特殊已经老化出现不可逆转的损坏，就需要在数字化的过程中对这些信息进行修复。登记整理清楚之后才能进行数据化。其三，信息化与档案信息纠错结合起来。由于历史原因，从前的许多信息均为手写录入，出现错误在所难免，在对这些信息进行数字化的过程中，不能一味地照本录入，需要对这些错误进行纠错，逐一改正这些错误后进行存储。对于信息不够健全的内容进行补充完善。其四，数字化与档案管理的系统相结合。数字化的过程中，会在短期内的产生大量的数据，为了使这些数据能够得到有效保存，需要在规定时间内将这些数据与档案管理系统相结合，同步到系统当中，使这些信息可以便捷地查询、检索与应用，发挥其作用。

（2）增量档案电子化。科研院所因为其工作内容涉及到的一般都是高精尖技术，所以配备的软件和硬件都比较先进，且都能根据其更新的速度及时更新升级。与众多平台也能够顺畅运行。在档案数字化的过程中，某研究院制定了“立足实际，分步实施，逐渐完善”的策略，通过分析本单位各部门的实际情况，有针对性地对相关人员进行宣传，讲明档案信息数字化的重要性及要求。确认各部门档案数字化进程。部门与部门之间也同样需要及时沟通，对于数字化进程中出现的问题及时处理。信息管理部门提供强有力的技术支持，尽量在单位内部同步数字化要求。某研究院引入了电子签名系统，明确了责任归属；提出了不同种类设计图纸的格式，用统一的模版进行归档；应用管理系统对各类业务与管理系统对接；作出信息定期备份的要求，同时技术部门给予技术支持，定期对档案管理系统作出维护。

2.2 推动档案管理智能化

（1）实现档案在线归档。某研究院为使档案数字化工作能够顺利进行，投入了专项资金，购买了档案管理系统，这一系统包含了存储、管理、利用等多项功能。经过前期调试，目前已经能够投入使用，在档案归档管理、扫描存储等方面都极大地提高了效率。

（2）实现档案信息在线审批利用。对档案信息进行有效利用是档案管理工作的一项重要意义，档案数字化管理模式为在线利用这些信息提供了便捷。目前，某研究院已经实现了所有电子档案在线查询、检索等功能，同时实现了线上审批功能。这些功能的实现为工作人员的日常工作提供了极大的便捷，提高了工作效率。

（3）档案信息管理平台协同化、网络化。档案信息的统一管理需要依靠完备的档案管理系统。这个系统不仅是一个统一管理的平台，还集综合查询、协同等功能为一体。科研院所一般来说存在各业务板块独立运行，关联性差的问题，因此，在信息管理数字化的过程中，应该从这个全局出发，提前作出布局安排，使得新进软件能够与旧系统兼容，系统入口兼顾到单位内不同的部门，互联互通，为将来这些数据信息形成一个统一的数据库打好基础。

2.3 强化档案安全保密管理

档案安全是档案内容数字化后一个非常重要的底线。这个底线不能打破，也不能不重视，如果任何一个环节出现问题，导致信息被破坏或丢失，则会造成不可估量的损失。尤其是一些非常重要的科研院所，有大量涉及国家机密、商业机密的重要信息，很多信息关系的是党和国家未来发展中的重要信息，关系到党和国家的安全，对这些档案的管理，必须要有足够的安全保障，完善的管理制度，将安全责任落实到具体的部门具体的负责人。在日常管理中强化责任意识，强化监管，定期开展回顾检测，开展风险测试，评估现有的风险，发现问题，及时解决问题。

2.4 重视人才培养

很多单位对于信息管理、档案管理还存在重视程度不够的问题，相关工作人员的专业素养不够，责任心不强。档案信息化是一项综合性的工作，包含对知识性与技术性都有较高的要求。某研究院意向对信息化管理十分重视，除紧密结合档案行业各项标准的更新之外，还坚持每年举办定期培训，帮助相关人员提升业务能力，强化队伍。

3 结束语

综上所述，以数字化为背景对档案进行信息化，是一个持续的过程，这个过程是动态的。这个转型的过程不但要得到上级部门的关注与支持，还需要有配套的法律法规，同时依据相关政策，进行信息化管理。与此同时，相关工作人员一定要对这项工作给予足够的重视，充分认识这项工作中蕴含的机遇与挑战。档案信息数据化，已经是一种必然，推进这项工作的转型，可以不断探索档案管理新的路径，从而进一步推动我国档案事业的繁荣发展。