浅谈如何提升办公室档案文书管理的实效性

陈新德

档案文书是社会发展的记载，是事件处理进程的记录，具体到一个单位的档案文书则是该单位发展历程的具体展现。规范完善的文书管理不仅可以有效反映事物的发展历程，记载着人员和单位的成长，更能给管理及科学决策提供实实在在的依据。因此，办公室档案文书管理是单位工作的重要组成。

档案文书的收集整理以及归档无疑是一项极具技术性与技巧性的工作。尤其是近年来，随着经济社会的飞速发展和信息化水平的不断提升，文书档案管理在每一个单位受到愈来愈多的重视，也在单位发展中发挥着越来越重要的作用。因此，完善和科学的开展档案文书管理，努力保证档案文书的完整和真实，优化档案文书管理的实效，最大限度的凸显档案文书在经济社会发展中的功效应是我们广大办公室档案文书从业人员需要思考和面对的课题。

1 潜心研究，把握档案文书管理工作的特点

档案文书管理是一项细致繁琐的工作，枯燥乏味，需要我们从事该项工作的人员静下心，潜心研究，细心细致的开展工作，同時把握工作的特点，从而为开创性开展工作打开局面。

1.1 注重收集，做好积累，如实记载

档案文书一般是记载发生的人、事以及事件的过程，或者将相关的文件、书报、物品进行科学归档，分门别类，条分缕析的存置于档案室中。档案文书管理主要工作就是“收集”、“分类”、“编目”、“存放”、“借阅登记”等;同时，在档案记载的过程中一定要确保真实，如实记录事件的过程;在档案存放的过程中做好资料的完整性和安全性，避免出现档案的流失及误存。事实上，档案管理的最重要作用即事件过程的记载，便于后人研究和借鉴资料，做出正确分析和判断，为新政的出台提供科学准确的依据。试想，如果档案文书遗失抑或出现了背离档案安全、真实的事件，则档案管理则完全丧失了其应有的价值和意义。

1.2 内容丰富，形式多样，科学归档

档案文书管理是单位工作的重要组成，是完善单位工作体系中不可或缺的一环，档案文书管理是单位各项工作的有效真实的反映以及真实的记录。因此，档案文书的载形式自然也就丰富多彩，如单位各层级之间所签订的协议、合同、责任状以及单位出台的各类文件、上级下发的文件等等。此外，在信息化时代中应运而生的电子文本、电子合同等。可见，档案文书不仅内容丰富，形式也多种多样，需要我们在工作开展的过程中与时俱进，既做好各级各类档案的收集归档，更要面对新时期新的媒体资源做好档案的整理工作。

1.3 档案文书、相辅相成，相得益彰

文书管理的效率和质量是档案管理质量优劣的前提和基础，是档案管理中的最基本的环节。只有形成健全完整的资料文件，才可能造就完整健全的档案，只有夯实文书处理工作，才能为档案管理工作奠定坚实的基础。同时，档案要求的精细化又反过来促进文书工作更加规范。档案工作需要对归档的文件重新筛查，文件名是否齐全，设置是否规范;组卷是否科学，期限是否准确等等。事实上，档案工作是文书工作的总体要求，是对文书建设全方位的二次规范。通过档案归档，能够让我们再一次审视文件材料是否完善，是否系统、是否完整等，无疑是对文书处理、文件整理起到了积极的促进作用，是对文书和文件管理的再次升华。

2 科学管理，优化办公室人员档案文书管理的方法

档案管理是一门精、细、繁的工作，特别是一些单位，往往从事该项工作的人员还兼有其它事物，如果我们不能运用科学有效的方法，不能从思想上重视这一特殊而又异常重要的工作，则难免导致档案文书管理陷入杂乱无章的无序状态，不仅不能因档案文书管理促进单位整体工作，反而成为掣肘整体工作的瓶颈。

2.1 思想重视，着眼长远，科学谋划

所谓态度决定一切。思想上不予重视，事情就不可能办好。同样，对于办公室档案文书管理更是如此，一些单位的领导往往注重单位的整体社会效益以及具体事物的处理，对这种看似不影响单位工作的“软事务”建设往往采取消极应付的态度，在平时的工作中忽视档案建设工作，如果再加上我们具体从事该项工作的人员疏于收集、懒于整理，则必然导致单位的档案文书建设陷入杂乱无序的状态，利用档案建设助推单位发展，为单位科学谋划、科学决策也必然成为一句空话。因此，做好档案文书管理的首要任务是思想重视，树立建设“软事务”助力事业发展、科学决策的意识，要有对事业、对工作真正负责的精神，切勿有“只管今朝，不问明日”的消极懈怠的思想。

2.2 制定制度，完善设施，提升水平

文书档案管理是一个单位管理工作的重要组成。单位领导除了思想上要给予高度重视之外，还要不断引导完善充实档案管理制度，配置好档案管理所需要的硬件设施，并要求对单位的档案文书管理制度切实落到实处，从而促进单位档案文书管理不断迈上新台阶，使档案文书管理工作更加规范和科学，真正提高档案文书管理的水平和质量。此外，要持续提高档案管理工作的规范化、现代化水平，建立一支业务素质高、细心细致、对事业高度负责的从业人员队伍，为他们尽可能提供较好的环境和工作条件，使他们没有后顾之忧，全身心投入档案文书管理工作中。此外，要真正引导相关人员从内心深处树立做好档案文书工作的责任意识，发扬实干精神，悉心做好文书资料的收集、完善和归档工作，统一有序保管，从而为高效查档阅档提供便利。

2.3 创新思路，优化模式，发挥价值

在新的时代背景下，事物发展日新月异，我们档案管理人员也要有与时俱进的意识，切不可墨守成规，固步自封，在平时的工作中要大胆对档案文书建设工作积极探索，不断创新，在转变工作方式中主动作为，积极自觉的开展档案资料的收集整理工作，并在领导的协调和支持下与兄弟部门积极交流，取得联系，为资料的完善增添丰富的渠道。此外，要经常不断的开展档案文书的整理与分类，切实把握了解资料的历史性、连续性、真实性，避免资料失真以及不完整等重大失误。同时，档案文书建设也是一项发展性工作，在事件发展的进程中也会出现一些情况的变化，管理人员要不断更新补充，让档案文书建设工作更全面真实详实。因此，单位的领导应科学配置人员和资金，建立完善合理的管理体系，从而极大的发挥档案资源的意义和价值，为确保档案建设为单位中心业务的服务落到实处。

2.4 注重培训，提升素质，务实高效

人是最具能动性的关键因素。作为档案管理从业人员，是开展档案建设工作的主体，不仅需要具有对档案管理严谨细致、高度负责精神，更需要具备丰富扎实的档案管理基础知识以及适应新形势的档案管理技能。为此，从业者除了利用业余时间不断学习，努力提升自己的业务水平之外，还要尽可能的参加各级各类档案管理部门的技能培训，从而不断提高自己的档案管理水平和能力。同时，对于那些兼职的档案管理人员更需要开展档案基础知识和基本技能的培训，使他们熟悉并了解有关档案文书的积累与归档的流程以及文书的分类、编目、编号等一整套细则，从而为档案建设奠定基础，为完善档案工作积累资源。此外，对于档案资料在收集过程中发现的问题，档案管理人员要及时主动的反馈，并要求做好修正。对业务还不熟练的人员，要及时给予业务指导，帮助他们尽早进入工作正轨，从而确保档案文书管理工作的正确圆满开展，避免档案收集之后的返工现象。同时更要努力争取单位领导、同事对档案建设工作的理解、支持与配合，从而为优化档案文书建设工作营造良好的环境。

档案文书管理是一个单位管理水平与管理能力的重要衡量，档案文书资料建设的质量是档案建设的生命。我们办公室从事档案文书管理人员要切实提高对档案建设重要性的认识，将档案文书建设工作置于其应有的地位，以科学有效的管理制度和工作流程为切入点，不断提升从业者的管理水平，真正让档案文书管理规范化、科学化，从而最大限度的发挥档案文书的利用率，为单位、事业的科学健康发展助力。

（作者单位：中共淮安市委政法委员会）