基层档案管理过程中如何对档案室中资料进行归纳和利用

张博

摘 要：档案资料是对过去发生事件的真实记录，不论是企业还是政府部门，对档案的管理都是其工作内容的重要部分，甚至可能影响到企业或政府部门的未来发展。而档案资料的归纳整理及利用则是档案管理的主要内容，是当前各单位档案部门的工作重点。本文主要就基层档案管理过程中如何对档案室中资料进行归纳和利用展开讨论。

关键词：档案管理 资料 归纳 利用

随着我国社会环境的剧烈变化，当前我国国内档案资料资源增长迅速，且利用频繁，档案管理部门因此产生了繁重的工作压力，且传统的档案管理办法工作内容杂、工作量大，对于当前档案管理行业的环境来讲，已不适宜继续使用。但档案资料的重要性随着社会经济及科技的不断发展显得越发重要，所以如何正确管理档案资料成为当前我国档案管理行业中最重要的研究方向。传统的档案管理办法严重影响了我国国内各行的发展，加快档案管理现代化建设是当前企业及政府部门都无法忽视的，档案室也由最初简单的档案存放，变为当前的档案资料管理进一步发展的“基地”，促进我国档案资料管理的现代化建设，关系到我国社会经济，是当前国内发展的重要目标。

一、档案室中资料归纳及利用的问题

（一）资料数量巨大，整理归纳难度大，查找难度大

随着我国社会的不断发展，档案资料的数量也在不断增长，当前我国各行业的重要档案资料内容无法估计，所以在各行业间，档案管理工作的工作压力可谓巨大。受档案室本身面积影响，档案内容需要进行位置转换，而这，很容易引起档案资料的丢失，且在后期整理过程中，难度会进一步加大。在日常的档案资料管理中，由于档案资料数量巨大，所以在多数情况下，档案管理工作人员无法及时顾及所有的档案资料，导致一部分档案资料没有得到妥善保存，出现丢失，且传统档案管理，在需要查找档案资料时，需要耗费大量的时间来寻找，严重影响了工作的总体进度，不利于我国企业及政府部门的总体发展 。

（二）工作人员整体素质较低，工作内容无法做到完善

档案资料的管理本身就是一项极为枯燥无聊的工作内容，而随着老一辈人的退休，新一代工作人员走上岗位后，许多档案管理工作人员被繁重的工作压力忙昏了头，导致档案管理不够细致，存在资料整理、归纳不完善，查找困难的现象，甚至于还出现了管理不完善造成的档案资料丢失的问题，这些对于档案及政府部门都是极具危害性的工作漏洞，甚至会威胁到企业及政府部门的总体发展，不利于我国社会的进一步发展。

二、基层档案管理过程中档案资料的归纳与利用策略

（一）引进信息技术进行现代化的档案资料管理工作

信息技术作为当前我国社会最为重要的科技内容，当前已与多行业完成了结合，促进了多个行业的进一步发展。而档案管理行业与信息技术进行结合，能够促进其进一步发展。通过信息技术的引进，将档案资料内容完成数字化上传，再通过互联网对资料内容进行管理，既能够减少档案管理工作人员的工作压力，同时大幅减少了其整理档案资料的频率，且对防止纸质档案资料的丢失有巨大作用。在信息技术发展飞快的今天，档案资料管理与信息技术相结合已经成为必然，是进一步促进我国企业及政府部门发展的重要举措，同时也影响着社会的整体发展。

（二）加强基层档案管理人员的计算机基本技能培训，促进现代化的档案管理建设

前面我们提到，当前信息技术与档案管理工作的结合已经成为必然，那么针对信息技术与档案管理的结合措施，需要对档案工作人员尤其是基层工作人员的计算机基本技能进行培训。由于档案资料管理基层工作人员的日常工作基本为整理、收集及查找资料，缺少接触计算机的机会，在信息技术与档案管理工作相结合后，这部分对计算机完全不理解的员工在工作过程中会发生更多问题，对档案管理工作更加不利。所以在信息技术与档案管理工作结合前，相关企业部门与政府部门应针对工作人员的计算机基本技能进行培训，确保其能够正确地完成线上档案资料管理工作。

三、结语

结合全文可知，当前我国档案管理行业发展较慢，但国内经济中，不论是企业的发展，还是政府部门的发展，都离不开档案资料的加持，传统的档案资料管理办法在当前快节奏的生活环境中已经不能够满足行业的需求，现代化的档案管理建设迫在眉睫。但在现代化档案管理建设过程中，面临的问题并不少，由于现代化的档案管理建设缺乏正确的引导，以至于发展过程中浪费了不少的时间及精力，且收效甚微，所以在进行档案管理现代化建设前，要确定所面对的难题，并及时解决相关问题，以加快现代化档案管理建设的

步伐。

參考文献

[1]孙宝华.基层档案管理中如何对资料进行归纳和利用分析研究[J].农家参谋，2019（14）：243.

[2]沈丽平.档案资料的归纳和利用对于基层档案管理的作用分析研究[J].河南科技，2015（23）：159.