基层单位人事档案管理存在的问题及对策

张霞

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-108-01

摘 要 在我国各行各业不断发展的同时，基层人事档案却仍然存在着很多问题，这种问题导致人事档案的管理水平不能飞快提升，因此，本文针对基层单位人事档案管理存在的问题提出相对应的解决方法，希望可以有效提升基层单位的人事档案管理水平。

关键词 基层单位 档案管理 人事档案

现代社会中，每一个人都拥有着属于自己的档案，档案本身就是一个人最直观的表现。如此重要的一个行业，如果不能有效的对档案进行管理，就会发生一些不可挽回的错误。虽然现在的档案管理水平在不断提高，但是仍然存在一些问题，针对这些问题可以通过一些方法来改善。

一、基层单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理制度不完善

一个完善的制度对于任何部门都是不可或缺的一点，完善的制度可以促进企业更好更快的发展，可以让档案的管理变得井井有条高效快捷，但是，在很多的基层单位中，人事档案管理却一直得不到重视，所以档案管理制度也并不完善，这就会让很多基层的工作人员无法着手工作，无法让各项工作落实到实处，因此不便于基层人员进行工作，对于这种情况我们应该制定档案保存制度，制定档案分类制度以及制定相关档案的保护制度，以此来完善人事档案管理制度。

（二）档案信息化程度低

随着社会的发展，高科技的多媒体查询手段已经渐渐取代了大多数的传统模式，但是在查询档案的时候，很多地区采用的方法依然是传统的纸质版查询，这种方法已经不符合现在社会的高效能需求，尤其是现在基层单位，因为对档案的不重视，所以很少会在档案管理方面专门引进信息管理系统。例如，我国广西电网有限责任公司南宁宾阳供电局，在进行档案查询的时候会使用人力进行查询，有时遇到了需要查询的档案，就需要提前进行预约，有关部门还需要为此复印相关材料，耗费了很多不必要的经费，给部门带来了不必要的负担。

（三）专职档案管理人员缺乏

目前，在部分基层单位，缺少专门对档案进行管理的人才，某些部门管理档案的人员在进行档案管理工作的同时可能担任其他的职务，在这样的情况下，基层单位的档案管理自然无法实现高效运作的目标。而在专职档案管理人员方面，对人员的专业程度要求很高，加上这些档案管理的工作非常的繁多并且琐碎，所以需要员工拥有很强的及时应对能力以及自主管理能力，这也提高了对专职档案管理人员选拔的难度。

二、基层单位人事档案管理问题的解决对策

（一）完善档案管理制度

完善档案管理制度是一个长期的工作，它需要有关部门在平时的工作中根据各个公司不同的环境进行不同程度的改变。而在已有的管理制度方面最重要的就是先完善登记档案管理制度和健全补充收集制度，这两个制度可以让档案管理更加的整齐规范，便于档案管理。完善这些管理制度主要从三个方面入手，第一，不能只在领导吩咐之后才进行工作，要在平时就专注于档案的管理工作，及时收集和补充档案，然后对不同种类的档案进行分类管理。第二，整理以往已经存在于档案库中的档案，对档案进行归纳整理，提取中心制作出目录，从而便于档案的查询。第三，完善档案归档制度，在每个月或者每个季度，通过专业人士的催缴，及时收回原本应当归档的档案，从而有效的改变档案管理不及时和档案有文却无档等问题。

（二）建立档案信息库

在传统的档案管理中，多是利用一个档案库来进行档案储存，这种方法的效率略低。针对这种问题，有关部门可以建立信息库，将档案信息分门别类的输入到信息库中。这样一来，在管理信息方面就可以变得更加方便。在信息的收集和整理方面，可以在多媒体的软硬件两方面分别入手，例如，在硬件方面，部门可以增加档案管理的投入，对电脑的硬件进行升级，在电脑的反应速度方面和内容储存方面进行提升，从而保证档案管理工作可以顺利进行。在软件方面，可以寻找专业的软件开发人员进行专门的档案管理软件，通过软件的使用来寻找整理档案，如果遇见一些比较隐秘的档案，也可以通过设置防火墙、保密锁的手段来达到档案保密的目的。

（三）培养高素质人才

在基层的档案管理工作中，必须要注重档案管理人员的培养，针对专业档案管理人员缺乏的现象，首先要建立一个专业的档案管理部门，拒绝出现以往类似后勤兼职档案管理，打印员兼职档案管理以及办公室文員兼职档案管理的情况。其次，对档案部门加大投资，提高福利待遇，从而吸引更多的专业高素质人才加入。最后，再定期对基层部门档案管理人员进行培养，组织档案管理相关知识讲座，让档案管理的人员可以不断的学习，让档案管理人员拥有在面对任何情况下都可以安然应对的能力。人员的素质培养需要不断的学习，所以，工作人员要不断学习，提升自我工作效率。

三、结语

总而言之，想要让基层人员的档案管理能够更加高效的运作，可以加强信息库的建设来实现管理信息化，完善管理制度让档案工作更加的规范，培养高素质专业人才用来提升工作效率，从而有效提升基层单位的人事档案管理水平，提高档案管理的工作效率。

参考文献：

[1] 张英.关于做好事业单位干部人事档案管理的探讨[J]现代经济信息，2018（20）：108.

[2] 贺娟.新时期事业单位人事档案管理创新路径探讨[J]文化创新比较研究，2018（23）：160-161.