高校实验室化学品管理平台的设计与实践

王 赟，韩 涛，徐四平，樊俊青

高校实验室化学品管理平台的设计与实践

王 赟1，韩 涛1，徐四平1，樊俊青2

（1. 中国地质大学（武汉）实验室与设备管理处，湖北 武汉 430074；2. 中国地质大学（武汉）计算机学院，湖北 武汉 430074）

针对高校实验室化学品安全管理中存在的问题，设计了全生命周期化学品管理平台，集成了系统设置、订单管理、化学品管理、实验室废弃物管理4个模块，实现了对化学品的采购、使用和处置的闭环管理。实践证明，化学品管理平台对提高危险化学品安全监督管理能力、提升实验室化学品安全管理工作效率及监管责任有重要作用。

化学品安全；CAS号；监管

2016年5月，教育部发布了《教育部办公厅关于集中开展教育系统危险化学品安全专项整治的通知》（教发厅函[2016]51号），要求降低危险化学品采购、储存、使用、处置等环节的安全风险，提高危险化学品安全监督管理能力，坚决杜绝学校危险化学品事故发生。自2015年教育部科技司每年组织开展高校科研实验室安全检查工作以来，化学品安全问题一直较为突出[1-2]，主要体现在3个方面：一是缺乏有效入库监管措施，化学品可通过市场自由购买[3]，从而使得入库的化学品数量和信息不准确，管理部门无法掌握实验室内化学品库存实时数据。二是存储过程不规范，安全信息告知不全面。三是实验室废弃物分类管理不细致，产废过程缺乏监管。

为确保高校实验室安全管理措施到位，需实现对化学品的“购买—使用—处置”的闭环管理，并能向实验室管理和监管部门提供可靠信息，因此建立适应高校实验室需求的全生命周期化学品管理系统具有重要的现实意义[4]。

1 高校化学品管理系统建设现状

自21世纪以来，国内各高校陆续设计开发了适用于本校的化学品管理系统[5]，对化学品实现综合管理。但随着高校科研任务的快速增长，化学品的使用种类、数量均有大幅提升，管理难度加大，管理要求更加明确、细致，早期的化学品管理系统需要升级改进。

1.1 管制类化学品监管不力

高校实验室采购的管制类化学品品种较多，主要包括剧毒品、易制毒危险化学品[6]、易制爆危险化学品和精神麻醉类药品，这类试剂须提前向相关政府管理部门报批或备案完成后方可购置。目前大部分管理系统仅记录了化学品的购买、入库和领用信息，不能甄别化学品所属管制类型，仍需用人工方式判断是否执行管制类化学品审批流程，处理效率低，使得管制类化学品未经审批先行采购现象时有发生。

1.2 闭环管理有缺口

目前化学品在购买环节—使用过程—处置清运流程中，仅将购买用户和管理员的需求、职责纳入管理业务流程中，难以实现完整的闭环管理。需要从源头做到规范管理，把供应商作为一类重要用户，将资质的审核、商品的目录、运输、包装等适用于本校的具体管理要求加入到系统中。

1.3 化学品管理系统推行困难

在高校教学和科研实验中，化学品一般属于实验耗材，其购置具有次数频繁、品种繁多、单价较低等特点。以往，师生通常采用多次购买、定期结算报账的方式，手工记录台账备查即可，而实施化学品安全管理系统需要师生在系统中录入化学品采购信息，凭打印清单完成报账。录入购买信息工作量大，要额外投入大量时间、精力，因此使得系统难以推行。

2 系统总体设计

本文致力于构建一个集化学品采购、存储、使用、回收处置等环节为一体的化学品管理平台（以下简称“平台”）。该平台立足于实现化学品购买、过程管理及处置的全流程信息化管理，使得管理部门获得准确、实时、全面的数据，对学校内的化学品现状和存在的安全风险做到心中有数。平台的设计目标为：严格控制各实验室的化学品存储量，实现对化学品的采购、使用和处置的实时监管。化学品采购信息的实时更新通过平台与学校财务系统无缝对接来完成。

2.1 需求分析

本平台为一个面向供货厂商、教师、学生、管理部门的综合系统，既需要为师生的化学品采购、处置提供服务，也要满足各级主管部门对化学品安全的管理要求，同时系统的交互性较好，满足用户的体验要求。系统需求包含4个方面：

（1）厂商在平台中录入公司基本信息；上传、编辑其经营许可范围内的商品信息，查询、编辑、统计订单信息；商品二维码的生成和发票号的填报均在订单中完成。

（2）师生通过平台可以采购所需化学品，根据其类型自动分类走相应审批流程；录入化学品使用台账；申请实验室废弃物包装；申请实验室废弃物处置。

（3）院级以下管理员审核管制类订单；查询、统计其管辖范围内订单、台账；审核、汇总实验室废弃物包装申请；审核、汇总实验室废弃物处置申请。

（4）主管部门管理员审核管制类订单；查询、统计订单及台账，报销；审核、发放实验室废弃物包装申请；审核、回收实验室废弃物处置申请；录入、编辑实验室信息；审核厂商基本信息。

2.2 平台功能模块设计

通过对平台的需求分析，确定了平台按功能分为4个模块：系统设置、订单管理、化学品管理、实验室废弃物管理，见图1。

（1）系统设置模块的功能主要包括用户管理、实验室信息管理。用户管理分为校内用户管理和厂商信息管理。其中，校内用户管理是设置用户角色，角色分类有教师(含学生)、经费卡持有人、学院管理员、

主管部门管理员等，用户的基本信息均调用校财务平台中的数据。厂商信息管理，线下完成厂商经营资格及经营范围等资质审查，线上审核厂商基本信息、财务转账信息，设置厂商危险化学品的经营时间范围。实验室信息管理的功能包括新增实验室信息、修改实验室信息、查询实验室信息和删除实验室信息。

（2）订单管理模块的功能主要包括新建订单、订单查询、订单审批、订单报账。用户在平台中新建订单后，根据所购化学品的类型自动归类并走相应的审批流程，在用户同意支付后，厂商可对平台中的多个订单统一结算，见图2。

图1 平台功能模块设计图

图2 订单管理流程图

（3）化学品管理模块的功能主要包括化学品录管理、MSDS管理、化学品台账管理。化学品录管理是订单管理的核心基础，录入化学品基本数据：化学品名称、化学品别名、分子式、CAS号、英文名称、危化品类别、受管制类别等。平台通过CAS号来判断订单中的化学品所属受管制类别，然后进入相应的审核流程。MSDS管理是添加、编辑平台中化学品的MSDS。MSDS即化学品安全技术说明书[7]，用户在平台中可随时查看8000余种化学品的MSDS。化学品台账管理是用户以瓶为单位录入化学品的使用情况，当某实验室的化学品总量或某个危险化学品的单量达到阈值，将无法采购新的化学品。

（4）实验室废弃物管理模块的功能包括废弃物包装申请、废弃物处置管理、废弃物台账管理[8-9]。实验室废弃物包装申请在学院管理员审核通过后，即可办理领取手续，每学期由学院管理员汇总统计报表备案。废弃物处置由各实验室在平台中自行申请，管理员审核通过的废弃物申请按桶或箱为基本单位生成包含废弃物的实验室信息、联系人信息、废弃物类型等内容的二维码，管理员收储废弃物时通过扫二维码将现场称重结果录入系统。废弃物台账管理包括查询、汇总、统计功能。各单位管理员在现场收储完成后，可查看本单位某时间段内废弃物收储明细，并汇总统计上报管理部门备案。

3 基于对接财务平台的订单管理实践

本平台和学校数字化校园财务办公平台实行了对接，从而具备在线支付、集中报账、一商一票功能。其创新之处在于，不但简化了师生采购化学品的购买、入库、报销流程，同时大大减少了财务平台中的化学品报销单数和单据数量[10]。

3.1 在线支付

师生在平台确认化学品订单时，可选择财务平台中经授权的经费卡及付款金额后，财务平台自动冻结该经费卡中的相应金额。经费卡持有人在平台中的审核方式有2种：逐一审核和授权额度。逐一审核需要持有人在平台中审核其名下所有经费卡的采购订单，也可对订单进行驳回，订单一旦驳回，财务平台会自动解冻该笔订单金额；授权额度需要持有人在平台中给某一用户授予某一张经费卡的使用限额，该用户在平台中的订单金额未超过限额时，默认持有人审核通过，超过限额则持有人在平台中给该用户重新授予额度或采用逐一审核方式。

3.2 集中报账

采购完成后，由平台主管部门在平台中根据发票号统一支付对应订单，生成报销单、清单后报送财务处完成报账工作，师生无须线下处理化学品的入库及报账。财务处扫描二维码即完成接单，所有订单的支付信息（经费卡号、金额、收款方账户信息、结算方式、经办人等）推送到财务平台，平台采购报销单见图3。

3.3 一商一票

厂商可以选择将平台中的多个师生的多个订单一次性结算，开出一张发票。由于学校的经费卡来源不同，结算日期存在差异，所以厂商在结算开具发票时，同一经费卡类型的订单开具一张发票。厂商的订单管理界面如图4所示，根据经费卡类型字段选择订单开出发票。

图3 平台采购报销单

图4 厂商订单管理

4 平台的实践

平台开发完成后，经过反复调试和实践，目前已在我校投入运行。平台的应用实践表明，全校的化学品在平台上做到了“即买即用”，不仅减少了库存量、降低了化学品库存风险，也实现了对全校化学品从购买、使用到废物处置的全生命周期的监督管理。与传统的管理方式相比，本平台有以下特色：

一是规范了化学品标签管理。平台中所有订单均会以“瓶”为单位生成包含试剂全部信息的二维码[11]，并纳入全校统一试剂标签管理。相比传统模式下由主管部门发放标签到各实验室自行粘贴的传统做法，执行效率得到显著提高，且所有试剂都能在平台中有迹可查。

二是精简了供需双方的财务环节。师生只需网上下单，化学品就能送到目的地，同时网上自动冻结经费。化学品购买的对账和报账则由平台管理部门负责，免除了师生的报账负担。

三是提升了化学品安全的宣传力度。本平台中只要将某化学品加入购物车，就会自动弹出该化学品的MSDS，使实验室人员接受该化学品的危险特性、防范措施的强化教育，在实验过程中保持高度的警惕性，实现了实验室各环节安全宣传的全覆盖。

四是强化了化学品的监管责任。平台建立了“采购人—经费卡持有人—学院—主管部门”的4级责任体系。3类管理员（经费卡持有人、学院管理员、平台主管部门管理员）在其管辖范围内对化学品管理责任落实更为精准[12]。针对实验室废弃物的管理，平台也实现了来源、流向、处理及去向的全过程留痕，强化了实验室化学品的监管责任。

5 结语

本文立足于我校实验室化学品安全管理现状，遵循管理信息系统的开发模式，阐述了本校实验室化学品管理平台的设计过程及实践，实现了对全校化学品从购买、使用到处置的全生命周期的监督管理，并完成了与学校财务平台的无缝对接，极大提升了实验室化学品安全管理工作的效率及监管。

[1] 冯建跃，杜奕，张新祥，等. 高校实验室安全三年督查总结(I)：回顾与思考[J]. 实验技术与管理，2018, 35(7): 1–4, 11.

[2] 杜奕，冯建跃，张新祥. 高校实验室安全三年督查总结(Ⅱ)：从安全督查看高校实验室安全管理现状[J]. 实验技术与管理，2018, 35(7): 5–11.

[3] 盖轲，马东平，齐慧丽，等. 高等院校危险化学品安全管理研究[J]. 山东化工，2019，48(10)：187–189.

[4] 吴晓燕，曹小平，史强，等. 合同管理信息系统功能设计研究[J]. 中国管理信息化，2019, 22(3): 152–155.

[5] 虞琴. 校园化学药品智能管理信息系统[D]. 上海：上海应用技术学院，2015.

[6] 李涵硕. 基于Spark的易制毒化学品数据分析系统的设计与实现[D]. 石家庄：河北师范大学，2019.

[7] 李旭，陈力，高滢，等. 高校危险化学品安全管理现状与对策研究[J]. 实验室研究与探索，2019, 38(4): 273–276, 290.

[8] 常生华，古丽君，张程，等. 高校实验室废弃物的管理研究[J]. 实验技术与管理，2019, 36(2): 175–177.

[9] 崔雪莲. 贵州省高校实验室化学品污染法律问题研究[D]. 贵阳：贵州民族大学，2018.

[10] 郭菲. “智慧校园”背景下财务信息化管理模式研究[J]. 会计之友，2018(12): 131–134.

[11] 孟令军，李臣亮，姜丹，等. 高校实验室危险化学品安全管理实践[J]. 实验技术与管理，2019, 36(2): 178–180.

[12] 刘建军，陈玲玲，高雁凤，等. 高校科研实验室安全管理系统的设计与实现[J]. 实验技术与管理，2019, 36(5): 255–258.

Design and practice of chemicals management platform in university laboratories

WANG Yun1, HAN Tao1, XU Siping1, FAN Junqing2

(1. Laboratory and Equipment Administration Department, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China; 2. School of Computer Science, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

In view of the problems existing in chemical safety management of university laboratories, a life cycle chemical management platform is designed, which integrates four modules such as the system setup, order management, chemical management and laboratory waste management. The closed-loop management of chemical procurement, utilization and disposal is realized. Practice has proved that the chemical management platform plays an important role in improving the ability of hazardous chemicals safety supervision and management, enhancing the efficiency of laboratory chemical safety management and supervision responsibility.

safety of chemicals; CAS number; supervision and management

X921；TP391

A

1002-4956(2019)12-0256-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.12.060

2019-07-22

2018年湖北省高等学校实验室研究项目（HBSY2018-29）

王赟（1978—），女，湖北襄阳，硕士，讲师，主要研究方向为实验室安全管理。E-mail: aqb@cug.edu.cn