电子档案建设相关问题的对策探究

2019-12-27占里忠

文化产业 2019年7期

◎占里忠

（浙江省标准化研究院浙江杭州 310009）

经济的蓬勃发展带来电子档案事业的快速发展，档案信息资源作为知识经济的重要组成部分，信息处理利用需求逐年上升，但当下一些单位思维局限，困于传统档案模式，未能从战略层面、从长远出发、从效率出发，致使电子档案建设工作明显滞后。如何实现向现代档案模式转变，当务之急是及时纠正工作中存在的问题，积极运用先进的技术和设备，推动电子档案建设及应用。

一、当前事业单位电子档案建设存在问题

（一）对电子档案认识不足、管理薄弱

在日常运行中，事业单位所涉及到单位发展和管理的各类活动的重要资料或者实物，都应按照要求进行收集、归档、整理。可事实上，一些事业单位档案管理工作内容比较复杂，在开展项目研发、基础建设等各类活动中，只讲经济效益，有些人认为档案工作就是简单的存档工作，往往忽视电子档案重要性。长此以往，一些职能部门、管理岗位形同虚设，直接造成档案工作的停滞不前，势必会阻碍着电子档案工作的发展，主要表现在档案管理理念、管理手段缺乏，设备不配套，信息化、电子化辅助档案管理手段弱化，制度制定针对性不强，当然会影响档案信息充分利用和查阅服务[1]。

（二）软件硬件配套不健全不匹配

对于电子档案工作普遍存在认识不足，特别是一些负责档案工作的领导，对事业单位电子档案管理的思想认识不够，未能对档案业务管理工作给予指导和支持。由于资金投入不足，满足不了电子档案工作实际发展的需求，档案库房（室）条件简陋，档案房、阅览室、办公室未做到分开，档案软、硬件未维护和更新，设备陈旧老化短缺；一些档案还堆在角落等待装具，档案毁坏、挂失、存储失效的现象时有发生。其原因是档案管理体系不够完善，管理制度覆盖面不全、电子化程序落实不到位，无法发挥档案工作的应有作用。

（三）工作人员业务技能水平较低

管理人员思维上的局限性，容易产生对电子档案工作的片面认知，认为档案工作不是单位的主要工作，更没有看到电子档案质量与事业单位整体效率之间的联系。一些事业单位在聘用档案管理人员时，只顾当前满足目前需要，缺乏长期打算，对专业技能、工作责任、收集归档、编研利用等方面审查不严，这归根结底是缺乏人才的问题，难保证档案质量和工作持续性。

有些事业单位的档案工作人员岗位变动频繁，甚至会安排临时人员充数。临时人员既无专业的档案管理知识，又缺乏科技化管理手段，无法胜任电子档案工作，满足不了电子档案管理工作现实所需求，特别是面对经济的发展所遇到的电子档案新问题、新情况，因操作受到人为要素干扰，无法及时有效解决，造成滞后，工作效率自然不高。

二、电子档案建设的相应对策

（一）提高电子档案工作的重视程度

档案管理工作开展状况，与单位领导层的重视程度密切相关。这样就要求事业单位领导应解放思想、与时俱进，应在认识上不断深化，明白档案工作尤其是电子档案与单位各项工作的必然联系。

首先，应围绕重点工作，坚持把档案工作与业务工作结合起来，一同谋划、一同发展，做到各方面工作同步落实、共同促进。第二，要以身作则、示范带头，支持和落实人力、物力、财力等。应强化管理工作，做到上下各负其责。档案工作不是一两个人的事，而是关系到整个单位的大事，需要各部门的重视和配合，做到档案工作从收集到归档整个过程的落实。第三，面对新时代信息化、电子化需求，档案工作也发生了很大变化，传统模式已经不符合新的时代档案管理工作发展的要求。管理方法、管理制度也要针对性地调整和完善，与电子档案相配套，鼓励档案工作开展探索创新，以适应发展需要、适应时代需要，确实为电子档案工作提供必要的保障[2]。

（二）采购相配套的软硬件设备

信息化、电子化的发展，为档案管理工作带来新的机遇，也给电子档案工作提出了新的要求、新的挑战。档案信息量逐年激增，越来越多的电子档案数量堆积，特别是落后的管理方法和手段对于档案存储质量、档案查阅与利用也有直接影响，不利于档案工作发展。

针对这种情况，事业单位需要根据当前形势，加强电子档案监管的同时，及时主动研究解决电子档案工作中遇到的新情况、新问题、新困难。要坚持创新管理理念，加大对于电子档案管理的资金投入，对档案室进行各方面改造，引入先进的密集架、防磁柜、电脑、存储载体等档案管理硬件设备；要对档案管理系统进行优化，与时俱进地运用档案管理电子化、信息化等新理念、新技术和新方法，开展计算机技术的辅助运用；要充分激活档案信息潜在价值，使档案查阅、存储、共享使用等更加及时、精准、高效，这也是顺势而为[3]。

（三）健全和实施电子档案管理制度

电子档案是新时代的需求，是事业单位不可缺少的重要组成部分。建立健全电子档案规章制度是基础，事业单位应结合本单位特点和档案管理工作实际情况，明确档案机构，以方便实用、简便易行、可操作性为目标，建立健全档案收集、整理、归档、查阅、存储、考核、奖惩等一系列管理制度，形成指导和规范作用，以使运行规范化、有序化、科学化。

电子档案工作最重要的是人。为此要认真做好选用、配备具备相应的专业能力的专（兼）职档案人员，健全专（兼）职队伍，保证人员相对稳定；要坚持制度约束力和执行的严肃性，加大人才培养力度，尤其在工作人员上岗之前必须进行电子档案工作的前期培训；要坚持以自学、继续教育培训等方式开展相应的档案培训，补其短板，同时以内外结合推动档案信息化、电子化水平交流[4]，不断提升业务知识和技能水平；要将档案工作人员职业综合素质列入考核，对档案管理人员的工作结果进行督促检查，采取档案工作人员奖优惩怠制度并进行深化等举措，通过制定并推进相应的工作制度和工作标准来规范电子档案管理程序，提高工作人员的积极性和责任感，也进一步促进事业单位档案管理工作达到新的更高水平[5]。